この記事でわかること
契約書や承認書類に印鑑や署名をするのは、これまで当たり前の業務の流れでした。近年は電子化が進み、紙の書類に代わって電子署名を利用する場面が増えています。ただし、実際にどうやって署名を行うのか、法的に有効なのか、安全性は大丈夫なのかといった疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。この記事では、電子署名の基本的な仕組みや法的拘束力についてわかりやすく解説します。さらに、実際の署名方法や導入手順も具体的に取り上げます。これから電子署名を導入しようとしている総務担当者や、業務で活用を検討している方が安心して取り組めるよう、平易な言葉でまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
電子署名とは、電子文書に付与する署名のことを指し、紙書類における印鑑やサインに相当するものです。電子署名を付与することで、電子文書が「いつ」「誰に」作成されたものかを証明できるため、電子文書の改ざん防止や原本性を保つことにつながります。
リモートワークといった多様な働き方が推進されたことで、ビジネスにおいて広く利用され始めています。
電子署名する方法は以下の3つです。
PDF文書に電子署名を付与する方法を、「Adobe Acrobat Reader」を例にご紹介いたします。電子署名を行うには、「デジタルID」を取得する必要がありますので、お持ちでない方は公式ホームページに沿って手続きをしましょう。では、電子署名を付与する方法を解説いたします。
PDF文書を開いたら、「ツール」を選択し、「証明書」をクリックします。
PDF文書の画面の上部に表示された、「デジタル署名」をクリックします。
署名に使用する「デジタルID」を選択し、「続行」をクリックします。
複数のデジタルIDを保有している方は、この画面に複数個表示されます。
選択したデジタルIDの署名のプレビューが表示されます。問題なければ、「署名」をクリックします。
署名が完了すると、PDFに下記画像のような電子署名が付与されます。
以上で、PDFに電子署名を付与する手続きが完了です。
ExcelやWordの電子署名を作成する場所をクリックしておきます。
挿入タブのテキストで「署名欄」を選択し、「Microsoft Office 署名欄」をクリックします。「署名の設定」が表示されますので、以下4つを入力し、「OK」をクリックします。
| 1.署名候補者 2.証明候補者の役職 3.署名候補者の電子メールアドレス 4.電子候補者に対する説明 |
挿入された電子署名欄をクリックすると署名を入力できるようになるため、名前を入力し「署名」をクリックします。
以上で、ExcelやWordに電子署名を付与する手続きが完了です。
電子署名機能がある電子契約サービスを利用すれば、電子署名を付与したい文書をアップロードして設定をするだけで、簡単に電子署名を付与できます。PDFやExcel、Wordなどの手続きは不要なため、電子署名を利用する機会が多い企業は電子契約サービスの導入をおすすめします。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の電子契約サービスでも、電子署名やタイムスタンプを付与することが可能です。
電子署名は単に「署名をデジタル化したもの」ではなく、技術的な仕組みによって高い安全性を実現しています。紙に押す印鑑や直筆の署名では不正にコピーされるリスクがありますが、電子署名は暗号化や証明書の仕組みによって、文書の改ざんやなりすましを防ぐことが可能です。
業務で利用する契約書や承認文書を安全に取り扱うためには、電子署名の仕組みを正しく理解しておくことが重要です。ここでは、電子署名がどのような技術を用いて信頼性を確保しているのか、その概要をわかりやすく解説します。
電子署名は、安全性の高い認証技術として広く利用されており、文書の正当性を証明する大切な役割を担っています。電子署名が備える基本的な機能は二つです。一つは、その電子ファイルが「改ざんされていないこと」を証明すること、もう一つは「本人によって作成されたものであること」を保証することです。
前者を実現するために使われているのが「公開鍵暗号方式」と呼ばれる技術です。文書に付与された署名を公開鍵で検証することで、内容が途中で変更されていないかを確認できます。後者については、信頼できる第三者機関である認証局が発行する「電子証明書」を利用することで、署名者が確かに本人であることを証明できます。
これらの仕組みによって、電子署名は従来の紙の署名や印鑑以上に高い安全性を提供しています。
電子署名は、安全性の高い認証技術として広く活用されています。電子署名では「公開鍵暗号方式」という仕組みが用いられており、第三者によるなりすましやデータの改ざんを防ぐことができます。この方式では、文書を送る側が「秘密鍵」で署名を行い、受け取る側が「公開鍵」でその署名の正当性を確認します。
また、電子署名を使うことで、文書の真正性（作成者が本人であること）や完全性（文書が途中で改ざんされていないこと）を証明することができます。電子署名のやり方はシンプルで、PDFやWord、Excelなどの文書に署名を付けることが可能です。導入には専用ソフトやクラウドサービスを使う方法があり、安心して業務に取り入れられるのが特徴です。
電子署名は、単に便利な仕組みであるだけでなく、法的にも有効な手段として認められています。その根拠となるのが「電子証明書」と「タイムスタンプ」です。電子証明書とは、電子契約で用いられる署名が確かに本人によって行われたことを証明するため、認証機関などの第三者が発行する電子的な証明書のことです。これにより、契約書の信頼性が担保され、後から「自分は署名していない」という主張を防ぐことができます。
また、タイムスタンプとは、あるデータや電子文書が「その時点に存在していた」ことを証明する技術を指します。契約締結の日時を正確に残すことができ、後日のトラブル防止に役立ちます。これらの仕組みによって、電子署名は紙の契約書に署名や押印をするのと同等、もしくはそれ以上の法的効力を持つと考えられています。
電子契約の法的効力についてさらに詳しく知りたい方はこちら
電子署名を導入することで、単なるペーパーレス化にとどまらず、企業にさまざまな利点をもたらします。契約業務の効率化はもちろん、セキュリティ面の強化や現代の多様な働き方への対応など、企業の競争力を高める効果が期待できます。ここでは、電子署名の導入によって得られる主なメリットを整理してご紹介します。具体的には、以下の6点が挙げられます。
法的効力のある電子署名が付与された電子文書は、「本人が作成したこと」と「改ざんされていないこと」が証明されています。そのため、署名や押印された紙書類と同様に扱われるため、文書の信頼性を高められます。なりすましなどのリスクを防ぐこともできるため、セキュリティを向上させることが可能です
紙書類の文書を電子文書に置き換えることで、Web上で契約手続きなどを完結できるため、紙の使用量削減につながります。電子文書の導入によるペーパーレス化は、環境保護やSDGsの観点からも重要な取り組みとなり、持続可能な社会を目指している企業として「企業価値の向上」を期待できます。
電子署名を導入することで、書類の保管や検索がデジタル上で簡単に行えるようになります。紙の保管スペースが不要になるほか、Excelなどで作成したファイルも整理しやすく、業務効率の向上にもつながります。
紙の書類を郵送したり、対面で署名をもらったりする手間がなくなることで、契約や承認作業のスピードが大幅に向上します。電子署名を使えば、PDFやWordなどの電子文書をそのまま署名・送付できるため、社内外のやり取りが迅速に行えます。
電子署名には署名の記録や履歴が残るため、誰がいつ署名したかを明確に証明できます。これにより、業務プロセスの透明性が高まり、企業の法令順守（コンプライアンス）体制の強化にも貢献します。
電子署名は多くの利点がありますが、導入にあたっては事前に理解しておくべき注意点もあります。業務の流れや取引先との調整、セキュリティ対策などを踏まえて準備することが、スムーズで安全な運用につながります。ここでは、電子署名を導入する際の注意点として、以下の5点を紹介します
電子署名を導入することで紙書類から電子文書になり、従来と異なる手続きになるため、会社全体で導入方法や業務フロー、ルールの検討が必要になります。さらに、電子化に伴った混乱やトラブルが予想されるため、相談窓口や説明会など十分なフォロー体制を整えておきましょう。
電子文書はクラウドやサーバー上で保存するため、保存先にアクセスできる人は誰でもダウンロードできます。そのため、保存先にアクセスできる人の制限や、ダウンロードなどのログは確認できるようにしておきましょう。
また、紙書類と異なり、外部からのハッキングなどによって情報漏えいのリスクもあります。とはいえ、電子署名の導入に限らず、日頃からハッキングなどのサイバー攻撃の対策を整えておくことで、リスクを抑えることが可能です。
電子署名を導入しても、相手企業が対応していなければ紙の書面と併用せざるを得ない場合があります。特に年配の担当者や保守的な業界では、電子署名の仕組みや法的効力に対する理解が進んでいないこともあるため、導入前の説明や調整が重要です。
電子署名には「本人確認の厳密さ」に応じていくつかの種類があり、法的効力も異なります。簡易的な署名ツールでは正式な契約書として認められない場合もあるため、用途に応じて適切な署名方法を選定することが大切です。
電子署名は「電子署名法」や「電子帳簿保存法」など、関連する法制度と密接に関わっています。誤った運用をすると法令違反となるリスクもあるため、導入時には法的要件や保存義務についても正確に把握しておく必要があります。
Shachihata Cloudは電子署名に対応しており、従来の紙書類と同じ回覧フローで「承認や締結」が行える電子契約サービスを提供しています。電子証明書以外に、印鑑や社印も電子化して利用でき、取引先が無料で押印できるゲストユーザーの機能も備わっています。
リモートワークやペーパーレス化に伴って、多くの企業で電子署名や電子印を利用した電子契約を進めているため、電子契約を検討している方はShachihata Cloudを利用してみてはいかがでしょうか。今なら無料トライアルを実施しています。
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