この記事でわかること
電子契約は、契約書を紙でやり取りする代わりに、電子文書と電子署名を用いて契約を締結する方法です。印刷や押印、郵送、保管などの手間を減らせるため、業務効率化やコスト削減の手段として導入を進める企業が増えています。
一方で、取引先の理解や社内運用の見直し、法令対応など、事前に確認すべき点もあります。そこで本記事では、電子契約の基本的な仕組みを整理したうえで、主なメリット・デメリット、導入手順、比較ポイントまでをわかりやすく解説します。
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電子契約とは、契約書を電子データで作成・締結・保存する契約方法です。紙の契約書と比べて、契約締結までの時間や手続きの負担を抑えやすく、電子署名などにより本人確認や改ざん防止にも対応できます。まずは次の3点を押さえておきましょう。
電子契約には「当事者署名型」と「事業者署名型（立会人型）」の2種類があります。当事者署名型とは契約する当事者が電子署名を行うこと、一方で事業者署名型は電子契約サービス事業者が電子署名を行うことです。
そもそも電子署名とは、契約書などをデータ化した電子文書に対して付与される署名を指し、内容が改ざんされていないことを証明する役割があります。
当事者署名型では、認証サービスの会社から電子証明書のファイルを発行してもらう必要があるのに対して、事業者署名型（立会人型）ではメール認証で本人確認さえすれば利用できます。そのため、手軽に導入できるというメリットから、近年では事業者署名型（立会人型）の電子契約が普及してきています。
電子契約とは、電磁的記録を利用して作成・締結される契約のことを指します。紙の契約書とは異なり、契約内容がデジタルデータとして保存されるため、契約までの時間や手続きの手間を大幅に削減することができます。電子契約と書面契約の違いは下記の通りです。
書面契約 | 電子契約 | |
押印 | 印鑑・印影 | |
本人証明 | 印鑑登録証明書 | 電子署名 |
改ざん防止方法 | 契印・割印 | タイムスタンプ |
管理 | デスクや書棚等 | サーバー |
印紙 | あり | なし |
電子契約は、電子文書に電子署名やタイムスタンプを付与することで、契約の真正性や非改ざん性を担保する仕組みです。
電子署名により、その文書が本人の意思にもとづいて作成されたことを示します。タイムスタンプを付与することで、ある時点でその電子文書が存在していたことや、その後に改ざんされていないことを証明しやすくなります。このような技術によって、紙の契約書における署名・押印の機能を電子的に代替しています。
タイムスタンプの詳しい仕組みについては、次の記事を参考にしてください。
関連記事：電子署名とタイムスタンプの違いとは？電子契約の導入方法まで解説
電子契約には、コスト削減に加え、契約業務の効率化や管理体制の強化といったメリットがあります。主なメリットは、次の3点です。
電子契約はインターネット上で行われるため、書面契約で必要とされていた下記コストが不要となります。
・印刷代、コピー用紙代
・インク代
・封筒代
・郵送費用
・印紙代
契約書1通あたりのコストは小さいですが、社内外を問わず多くの契約を交わす企業では、長期的にみると大きな削減に繋がるでしょう。ただし、印紙税の要否は取引類型や運用方法によって確認が必要です。
書面契約では、印刷、押印、封入、郵送、受領、返送、保管といった手作業が発生し、差し戻しや再送が必要になることもあります。これに対し、電子契約はオンライン上で手続きを進められるため、契約締結までの時間短縮が可能です。24時間365日、場所を選ばず手続きしやすい点もメリットで、出社や郵送対応にかかる負担を抑えながら、契約業務全体の効率化を図れます。
書面契約では紛失や保管漏れのリスクを伴いますが、電子契約ではデータで管理できるため、管理体制の強化につながります。また、火災や自然災害で契約書を失うリスクを抑えやすく、BCP（事業継続計画）の観点でも有効です。特に、次のような点で強化が期待できます。
電子契約には多くのメリットがある一方で、導入前に確認すべき注意点もあります。スムーズに運用するために、次の5点を押さえておきましょう。
電子契約は双方の同意があって初めて成立するものです。 取引先に電子契約で問題がないか許可を得る必要があり、もし許可をもらえない場合には理解してもらうよう説得が必要となります。また、法的に承諾が要件になりやすい代表例としては、下記のようなものがあります。
たとえば、特定商取引法では、契約書面等を電磁的方法で提供するにあたり、適法な承諾取得がないと電子提供として扱われず、書面交付義務に戻る場合があります。法令上、電子交付に相手方の承諾等が必要なケースもあるため、事前確認を行うことが重要です。
全社的に電子契約を導入する場合、業務フローを見直す必要があります。また、ルールや利用マニュアルも必要となるため、導入前にしっかりと用意しておきましょう。
電子契約は紙と契約プロセスが変わるため、業務フローの見直しに加えて、運用ルールの整備や社内教育も必要です。
電子契約は安全な技術が採用されていますが、サイバー攻撃の可能性は0ではありません。電子契約サービスを導入する際には、セキュリティが強固なものを検討するなど、事前にリスクを下げる努力が必要です。
クラウドサービスは、SaaS企業と利用者で責任分界（責任共有モデル）を前提に運用する必要があり、事業者任せにすることはできません。利用者側にも設定・運用の責任が残るため、導入前に下記を確認しておきましょう。
多くの契約は電子契約が認められていますが、一部できないものもあります。
①任意後見契約
②事業用定期借地契約
③企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
これらの契約は法律によって 公正証書を作成する義務があるとされているため、現状では電子契約は認められていません。あらかじめ確認しておきましょう。
また、法律で書面作成・交付が義務の契約は原則電子化できないため、対象書類を事前に整理しておく必要があります。
電子契約は、システムを導入すればすぐに定着するものではありません。紙の契約に慣れた現場では、「誰がどの手順で確認・承認するのか」「取引先にどう案内するのか」「紙と電子をどう使い分けるのか」といった運用ルールを整理しなければ、かえって現場が混乱することがあります。
特に導入初期は、従来のやり方からの切り替えに戸惑う社員や、電子契約に不慣れな取引先への対応も発生するため、定着までに一定の時間がかかるでしょう。
運用定着に必要なものとして、下記が挙げられます
こうした準備が不十分なまま導入を進めると、現場ごとに運用がばらついたり、契約手続きがかえって非効率になったりするおそれがあります。電子契約の効果を十分に発揮するためには、導入後の定着まで見据えて段階的に進めることが大切です。
電子契約をスムーズに導入するには、手順を整理して段階的に進めましょう。 進め方としては、次の流れで整理するとわかりやすいです。
電子契約の導入手順については、次の記事も参考にしてください。 関連記事：電子契約の導入の流れとは？導入する方法や具体的な手順を解説
電子契約システムを選定する際には、複数の観点で比較検討する必要があります。システムの機能や導入後の運用を想定し、適切なサービスを選ぶことがスムーズな導入と運用につながります。ここでは、特に注目したい4つの比較ポイントについて詳しく解説します。
電子契約はインターネットを介して重要な情報をやりとりするため、セキュリティの堅牢さは最重要ポイントです。契約書類には機密情報が含まれることが多いため、データ暗号化、二段階認証、アクセス制御、監査ログ管理など、総合的なセキュリティ対策が講じられているかを必ず確認しましょう。
また、システムが最新のセキュリティ標準に対応しているか、定期的にアップデートや監査を実施しているかも重要です。セキュリティが不十分なシステムは情報漏洩リスクを高め、企業の信頼に大きな影響を及ぼすため、慎重な見極めが求められます。
電子契約システムを選ぶうえで次に確認したいのは、電子帳簿保存法への適合状況です。電子帳簿保存法では、国税関係書類を電子データで保存する場合の厳格な要件が定められており、要件を満たさないシステムでは、結局紙での保存が必要になるリスクがあります。
これではペーパーレス化や業務効率化のメリットが損なわれかねません。電子帳簿保存法に正式に対応したシステムを選ぶことで、税務調査時にもスムーズにデータ提出が可能となり、安心して運用できる体制を整えられます。
電子契約の普及が進んでいるとはいえ、業界や契約内容によっては依然として書面契約が求められる場面も存在します。そのため、電子契約と書面契約の両方を一元管理できるシステムであるかも比較ポイントです。
具体的には、紙の契約書をスキャンしてデータ管理できる機能や、書面契約を電子帳簿保存法に則って保存できる機能を備えているかをチェックしましょう。紙と電子を問わず契約書を一元的に管理できることで、業務効率が向上し、将来的な運用の幅も広がります。
電子契約は自社だけでなく、取引先にも影響を与えるため、取引先がストレスなく利用できる設計であるかを確認することが重要です。たとえば、取引先が無料でアカウント登録できる、あるいは難しい操作が不要であるといった配慮がされていれば、導入時の抵抗感を減らすことができます。
逆に、コスト負担や煩雑な手続きが取引先に課せられると、電子契約を拒否される可能性もあります。取引先の利便性を重視したシステム選びは、契約交渉をスムーズに進め、長期的な取引関係の安定にもつながります。
導入する電子契約システムは慎重に選定する必要があります。一度導入したシステムを後から変更するとなると、データ移行や業務フロー再構築に多大なコストと労力がかかるためです。
導入前には、自社の業務プロセスに適合するか、拡張性があるか、サポート体制が充実しているかを十分にチェックしましょう。単に価格だけで選ばず、将来的な運用を見据えたシステム選定を行うことが重要です。
電子契約を導入する際は、契約締結だけでなく、申請・承認・保管まで含めて無理なく運用できるかが重要です。Shachihata Cloudワークフローは、電子契約機能に加え、社内申請や承認フローの整備にも活用しやすく、紙と電子が混在する運用にも対応しやすい点が特徴です。電子署名やタイムスタンプなど、真正性を担保できるため安心してご利用いただけます。
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