グループウェアとは？おすすめ10製品や機能例など徹底解説

近年、業務の効率化の一助として、グループウェアを導入する企業が増えています。グループウェアは情報共有やコミュニケーションの活性化につながり、社員を含め企業全体としてメリットのあるツールです。
しかし、「グループウェアってそもそも何？」「導入することで何が変わるの？」と具体的にイメージできない方も少なくありません。
そこで本記事では、グループウェアの基本的な知識からメリット・デメリットまで分かりやすく解説いたします。導入時に押さえておきたい3つのポイントもご説明いたしますので、ぜひ最後までご覧ください。

グループウェアとは何か？

グループウェアとは、ネットワークを活用して情報共有やコミュニケーションを行うツールのことです。業務効率や生産性を上げるために導入されることが多く、今ではスマートフォンやタブレット端末でも利用できるよう進化しています。2000年代に入ってからグループウェアは大手企業で導入され始め、2010年代に入ると中小企業でも利用されるようになりました。

グループウェアの機能一覧

グループウェアについて主要な機能を下記にまとめました。導入を検討する際の参考にしてください。

スケジュール管理・共有

スケジュール機能では、個人用とグループ用で分けて作成・管理ができ、共有も可能です。上司や同僚の動きも見えるため、会議や社内行事の日程や時間調整もスムーズに行えます。

設備・会議室の予約

グループウェアでは、会議室や社用車、プロジェクタなどの共有設備の管理・予約もできます。誰がいつ予約しているかが一目でわかるため、重複防止にも役立つでしょう。

掲示板

掲示板では、社内の通達事項やお知らせの掲載ができます。内容や部署ごとにカテゴリーで分けられるので、必要な人にだけ通知がいくメリットがあります。メールと比べ、グループウェアの方が宛先漏れや誤送信のリスクを避けられるのが特徴です。

ワークフロー・申請手続き

グループウェアでは、上司の承認や担当部署への提出が必要な書類の作成や手続きもできます。オフィスにいなくても確認できるため、社内で紙を回すよりもスピーディーに進み、決済業務の時間短縮が可能です。また、手書きや捺印の手間が省けるうえ、ペーパーレス化にもつながります。

文書管理

社内の規定集や契約書のひな型などの管理ができます。紙の書類の場合、ファイリングする手間や保存した書類を探す労力が必要ですが、グループウェアでは一元管理が可能なので、効率よく業務を進められます。

電子会議室・チャット・オンライン会議

グループウェアを利用した会議はオンライン上で行えるため、一つの部屋に集まる必要がありません。会場や資料の準備が省ける分、他の業務に時間を使うことが可能です。またチャット機能では、メールよりも気軽かつすばやくコミュニケーションがとれるメリットがあります。

ToDo・タスク管理

業務を効率よく、抜けのないように進めるためにはタスク管理が必須です。グループウェアでは、自分が担当する仕事だけでなく、メンバーに依頼した仕事の状況も管理・確認ができます。期日や業務の重要度、作業の進捗が一目で分かるため、チーム内でのフォローもスムーズに行うことが可能です。

勤怠管理

出勤や退勤をICカードやボタン操作を利用して手軽に行えます。打刻忘れや集計ミス防止にも役立つ機能です。

ファイルの共有

文書や画像などの電子ファイルをメンバーと共有できます。会議の議事録や参考資料などを印刷する必要がなくなり、コストカットにもつながります。

グループウェア導入のメリット・デメリット

ここまでグループウェアの概要や具体的な機能を解説いたしましたが、グループウェアの導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは4つのメリットをご説明いたします。

グループウェアを導入する４つのメリット

情報共有や業務連絡の効率が上がる

グループウェアを使うメリットの1つ目は、情報共有や業務連絡の効率が上がることです。従来は資料を印刷して配付する手間がありましたが、資料を電子化するとファイルをアップロードするだけで共有できます。また、業務の進捗を個別に確認していたのが、タスク管理機能を使えば可視化されるため一目で確認できます。

このように、事務作業が減り連絡がスムーズになるため、他の業務に割く時間を増やせるのです。

コミュニケーションが活性化する

グループウェアを使うメリットの2つ目は、コミュニケーションの活性化です。チャット機能を使うことで、電話やメールよりも簡単かつ気軽にやり取りができます。連絡が密に取れることで、認識の齟齬が生まれにくくなる効果もあるでしょう。

また、オンライン会議機能を使うことで、一つの場所に集まる必要がなくなります。ネット環境があればどこからでもアクセスできるため、出張先や自宅にいても参加が可能です。

コスト削減につながる

グループウェアを使うメリットの3つ目は、コストの削減につながることです。資料の共有は電子化したデータにすると、印刷するための用紙費やインク代が節約できます。今まで用紙を置いていた場所が空き、空間コストの削減にもつながるでしょう。

様々な働き方にも柔軟に対応できる

グループウェアを使うメリットの4つ目は、様々な働き方にも柔軟に対応できることです。リモートワークをしている社員の業務の進捗も、グループウェアを使えば共有できます。また、外勤時でもタブレットやスマートフォンから連絡できるため、スムーズなやり取りにつながります。

昨今の様々な働き方の許容が求められる中でも、グループウェアの利用は大きなメリットになります。

グループウェアを導入する3つのデメリット

部門や役職を超えたコミュニケーションには適さない

グループウェアは、部門や役職を超えたコミュニケーションには向いていません。理由は、グループチャットの作成には管理者の許可を必要とする場合が多いためです。新たなグループチャットを作成するたびに管理者が許可をするのは、現実的ではありません。

コミュニケーションをとるためには、許可なく自由にグループ作成ができる社内SNSを導入するとカバーできるでしょう。

導入に際しコストがかかる

グループウェアの導入には、ある程度のコストがかかってしまいます。一部無料で利用できるグループウェアもありますが、多くは機能や利用人数の制限があり、一定のラインを超えると有料となります。

コストを抑えるためには、グループウェア導入の目的をはっきりさせ、自社に必要な機能の精査をおすすめします。

社内で普及しない可能性も

せっかくグループウェアを導入したとしても、社内で定着しない可能性があります。理由として考えられるのは、「使い方が分からない社員がいる」「使うメリットが分からないと感じている社員がいる」などです。

このような事態を避けるためには、導入前に目的やメリットを社員に説明し、導入後にはマニュアルの整備や研修会を開く必要があります。最大限グループウェアを活用できるよう、あらかじめしっかり準備しましょう。

グループウェアの導入形態

グループウェアは、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれの特徴を整理し、自社で取り入れるとしたらどちらが適切か検討する必要があります。

自社のサーバーで管理する「オンプレミス型」

　グループウェアが登場したときに使われていたのが「オンプレミス型」です。オンプレミス型は、自社のサーバー内にソフトウェアをインストールし、サーバーを含めた環境構築や運用管理は社内で行います。そのため、目的に合わせてグループウェアを細かくカスタマイズできるメリットがあります。

一方、デメリットとして、自社サーバーの設置や構築、運用管理には多額の費用がかかること、社内のネットワークが必要となるため、オフィス内でしかアクセスできないことが挙げられます。

オンライン上のサーバーで管理する「クラウド型」

　グループウェアの普及に伴って登場したのが「クラウド型」です。クラウド型は、クラウドサーバーを利用して使うもので、インターネットにつながる場所・媒体であれば、いつでもどこでも使えます。コストは月額・年額での支払いがあるものの、オンプレミス型と違ってサーバーの構築や運用管理の必要がないため、安価で済む点は大きなメリットです。

オンプレミス型と比較してカスタマイズに制限があるものの、おおよそ必要な機能は揃っているため不便に感じることは少ないでしょう。

グループウェア導入時に押さえておきたいポイント

グループウェアの導入を後悔しないために、最終確認としてチェックすべきポイントを3つ挙げます。

導入する目的を明確にし、社内で共有する

グループウェアを導入する理由や目的を明確にして、社内で共有しましょう。目的があいまいだと、社員に浸透せず活用されなかったり、既存のシステムとの機能重複などが起こったりしてしまう可能性があります。

既存システムとの相性を確認する

社内でシステムを継続して利用する場合は、導入するグループウェア同士の相性を確認しましょう。具体的には連携して利用できるかが重要です。利便性が悪いと社内で定着しないことにもなりかねないため、必ず確かめましょう。

無料トライアルを利用する

導入を検討しているグループウェアに無料トライアルがあるなら、必ず一度利用してみましょう。試験的に利用することで機能や使い方を体験でき、導入後のイメージがつかめます。実際に使った社員の感想を参考にして、導入してからも浸透するツールかどうかを判断しましょう。

グループウェアのおすすめ製品10選

グループウェアの導入を検討する場合、自社に合ったサービスを選定することが成功の鍵となります。おすすめするグループウェア10製品を厳選し、比較表にまとめました。また、それぞれの特徴について下記にまとめました。ぜひ製品の比較検討にご活用ください。

シヤチハタクラウド

シヤチハタクラウドは、導入数101万件、継続率97％、月間利用数612万回突破の実績を誇るグループウェアです。Todo、ワークフロー、スケジューラ、掲示板などのグループウェア機能だけでなく、電子印鑑やワークフローなどの電子契約サービスまでまるごと1つのツールで完結できる点が大きな特長で、バックオフィスの業務効率化を目的とした導入に最適です。低コストで導入しやすい電子契約サービスとして多くのユーザーから支持されています。

Google Workspace

Google Workspaceは、Googleが提供する企業向けのクラウド型グループウェアです。メール、カレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシートなど、業務に必要なツールを統合し、どこからでもアクセス可能な環境を提供します。リアルタイムの共同作業やスムーズなコミュニケーションが可能で、生産性向上に寄与します。使いやすいインターフェースと豊富な機能が揃っているため、初めてグループウェアを導入する企業にも最適です。

Microsoft 365

　Microsoft 365は、マイクロソフトが提供する企業向けのクラウド型グループウェアです。Word、Excel、PowerPointなどのオフィスツールに加え、TeamsやOutlook、SharePointを通じてコミュニケーションやコラボレーションをサポートします。どこからでもアクセスでき、セキュリティ機能も充実しているため、リモートワークや多様な働き方に対応できます。既存のMicrosoft製品とスムーズに統合できるため、導入や運用が容易で、幅広いビジネスニーズに対応可能です。

サイボウズ Garoon

　サイボウズ Garoonは、サイボウズが提供する国産の中堅・大企業向けグループウェアです。スケジュール管理、ワークフロー、掲示板など、企業内の情報共有とコミュニケーションを円滑にする多機能なプラットフォームです。高い柔軟性とカスタマイズ性が特徴で、各企業の業務に最適化した環境を構築可能です。わかりやすいインターフェースでベテラン社員でも簡単に利用でき、10人程度から数万人規模の複雑な組織にも対応する柔軟性が特徴です。

サイボウズ Office

　サイボウズ Officeは、サイボウズが提供する中小企業向けの使いやすいグループウェアです。スケジュール管理、メール、掲示板、ファイル共有など、日常業務に必要な機能を一つにまとめたプラットフォームです。シンプルで直感的な操作が可能で、モバイルからも使用可能です。初めてグループウェアを導入する企業でもスムーズに活用でき、コストパフォーマンスも高く、導入しやすい点が魅力です。

desknet’s NEO

　desknet’s NEOは、510万人のユーザーに利用されている国産のグループウェアで、スケジュール管理、Webメール、掲示板、ワークフローなど、グループウェアとして必要な機能を一通り網羅しています。直感的な操作性と高いカスタマイズ性が特徴で、企業ごとのニーズに合わせた設定が可能です。クラウド型とパッケージ型の両方を選択でき、セキュリティ対策も充実しているため、安心して利用できます。多くの業務を一元管理し、組織全体のコミュニケーションを活性化する理想的なツールです。

Lark

　Larkは、Lark Japanが提供する、チャット、ビデオ会議、タスク管理、カレンダーなど、チームコラボレーションに必要な機能を、チャットを起点として全ての機能を統合したグループウェアです。リアルタイムでの情報共有が可能で、操作性が高く、直感的に使えるインターフェースが特徴です。機能統合により大幅なコスト削減を実現している点も魅力です。初めてグループウェアを導入する企業にも最適です。

クロジカスケジュール管理

　クロジカスケジュール管理は、予定共有ができるクラウド型のスケジュール管理ツールです。シリーズ合計1,800社35,000人以上が利用しているツールで、スケジュール管理だけでなく、チャットやタイムカード、ワークフローなどの機能も備えています。スケジュール共有とコミュニケーションを円滑に進めることが可能で、コストも1ユーザー500円/月とリーズナブルであることも魅力です。

Mitoco

　Mitocoは、中小企業・大企業向けに設計された多機能なグループウェアで、スケジュール管理、ファイル共有、チャット、ワークフローなど、日常業務に必要な機能を標準機能として提供しています。Salesforceなど他のクラウドサービスと連携できることも特徴のひとつです。直感的な操作性で、提案資料や過去の訪問履歴など、他の従業員がお客さまとどのようなやりとりをしているかが一目で分かるようになります。クラウド型のため、どこからでもアクセスでき、リモートワークにも対応。初めての導入にも適しています。

WaWaOffice

　WaWaOfficeはアイアットOECが提供するクラウド型のグループウェアです。中小企業向けに設計されており、スケジュール管理、掲示板、メール、ワークフロー、ファイル共有などの基本機能を備えています。特に操作が簡単で、初めてグループウェアを導入する企業でも手軽に利用できる点が特徴です。また、クラウドベースであるため、インターネットがあればどこからでもアクセスでき、リモートワークや多拠点展開に対応できます。

Shachihata Cloudはグループウェア機能も充実

グループウェアを導入することで業務を効率化でき、コミュニケーションを取りやすい環境作りが可能です。より働きやすい環境にするためにも、導入の検討をおすすめします。

シヤチハタが提供する電子決裁・電子契約サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」では、電子印鑑やワークフローだけでなく、スケジュールや勤怠管理なども一元管理できるシステムを提供しています。時代と共に進化し続けるシヤチハタブランドを利用して、働きやすい環境を整えませんか？無料トライアルも実施していますので、この機会にぜひご利用ください。

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