Shachihata Cloud DXコラム ビジネスチャットツールを有効活用!生産性が上がる働き方
DX COLUMN

ビジネスチャットツールを有効活用!生産性が上がる働き方

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

皆さんの会社ではビジネスチャットを有効活用していますか?リモートワークの普及と共に、ビジネスチャットを活用する企業が増えてきました。本記事では、主にビジネスチャットツールの基本的な使い方や、活用するメリットなどについて解説いたします。

ビジネスチャットツールとは?基本的な使い方

はじめに、ビジネスチャットの基本的な使い方をご紹介いたします。

ツール提供元により若干の違いはあるものの、基本的な機能としては、テキスト情報を中心に、瞬時にメッセージのやり取りが行えることが挙げられます。特定の相手を指定してメッセージを送る機能(to機能・メンション機能)が備わっており、短い言葉でやり取りをしながら、時には「投稿内容を確認しました」の意味を込めて、絵文字でリアクションをすることができます。ファイル共有もスムーズで、ビジネスチャットはメールに代わる役割になりつつあります。

チャット機能といえば、個人で利用するLINEに馴染みが深い方が多いかと思います。ビジネスチャットとLINEとの違いは、ビジネスチャットの場合は用途がビジネスに特化していること、管理者を立てて利用者を管理できるなどセキュリティ管理機能が優れていること、有償サービスであることなどが挙げられます。

ビジネスチャットツールを活用するメリット

次に、ビジネスチャットを活用するメリットをお伝えいたします。

コミュニケーションのスピードが上がり生産性が向上する

ビジネスチャットを活用すれば、コミュニケーションのスピード感が増し、業務の生産性が向上するメリットがあります。会話をする相手に敬称や挨拶文を付ける手間が省けますし、プロジェクトごとにグループを作れるので、複数名へのメッセージの発信もスムーズです。気軽にやり取りできることで社内のコミュニケーション活性化にも繋がるでしょう。

ドキュメントの送受信が簡単に行える

ビジネスチャットを活用すれば、会議の資料や議事録、スケジュールといったドキュメント共有もスピーディーに行えます。複数名が関わるプロジェクトの場合、全員に向けて同じ資料を瞬時に共有できるメリットは大きいといえます。

メールに比較し誤送信リスクが低減する

また、メールに比較すると、誤送信リスクが低減することもメリットといえるでしょう。メールの場合は社内外・知らない方も問わず、宛先が自由に入力できてしまいます。
ビジネスチャットの場合は、グループなどに招待されている方限定でのやり取りになります。社内のメンバーに限定して活用する使い方も設定次第ではできるので、安心感があります。

ビジネスチャットツールを利用する際の注意点

便利なビジネスチャットですが、使い方によってはかえって非効率になることがあるので注意が必要です。ここでは、利用する際の注意点を3つご紹介いたします。

直接的なコミュニケーション不足に陥る

ビジネスチャットは瞬時にメッセージ送信ができることから、直接的なコミュニケーションが不足する可能性があります。部下やプロジェクトメンバーのコンディションまではテキストからでは的確に把握できないことから、適宜電話や対面での会話、あるいはビデオ通話なども活用すると良いでしょう。

慣れないと重要な情報が埋もれる

ビジネスチャットでやり取りする情報はフロー型であり、瞬時に流れていってしまいます。使い方に慣れれば大きな問題はありませんが、重要な情報が埋もれてしまうリスクがあるため、後で見返したいコメントがあれば、ブックマークやお気に入りに登録する、リマインド通知設定をするなど、操作のコツを掴む必要があります。

メールとの役割分担に迷う

また、ビジネスチャットとメールは共存させ、両方活用する企業が多いため、どのような情報をどちらでやり取りするか、役割分担に迷う場合があります。前述のように、チャットのほうがメールに比較すると情報が埋もれやすいため、たとえば請求に関するやり取りはメールで行うなど、企業としてのルールを定める必要があるといえます。

主なビジネスチャットツール

Slack

Slack(スラック)は2013年にアメリカでリリースされたビジネスチャットで、世界各国で利用されています。グループでの会話は「チャンネル」の中で行えます。外部ツールとの連携機能や検索性に優れており、どちらかといえば、システム開発を伴う複数社が関わる大規模プロジェクトに関与するような方に向いているツールです。

https://slack.com/intl/ja-jp/

Chatwork

Chatwork(チャットワーク)は国産のビジネスチャットツールで、今では海外でも使われています。画面のUI/UXがわかりやすく機能もシンプルで、初心者でも直感的に操作できる点が特徴として挙げられます。

https://go.chatwork.com/ja/

Microsoft Teams

Microsoft Teams(チームス)は、Microsoft社のOffice365として提供されているビジネスチャットツールです。基本的な使い方は他のツールと大きく変わりませんが、Microsoft系のメールやスケジュール管理ツールをメインに活用している企業は、統一することでビデオ通話やその他の機能との連携もスムーズに行えます。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

LINE WORKS 

LINE WORKS(ラインワークス)は、いわばビジネス版のLINEです。使い勝手はLINEのままに、スケジュール管理やカレンダー、出欠確認、簡単なアンケートといった機能が一通り備わっています。個人向けのLINEに使い慣れていれば、操作に迷うことがなくスムーズに定着するでしょう。

https://line.worksmobile.com/jp/

ササッとTalk(シヤチハタ株式会社)

この他、ネーム印でよく知られるシヤチハタの提供する、「ササッとTalk」もビジネスチャットツールとして提供されています。その名の通りササッと簡単にメッセージのやり取りができるもので、基本的なビジネスチャットツールとしての機能は他のツールと大きくは変わりません。
1ユーザーあたり110円(税込)から導入できるコストメリットが大きく、また電子印鑑・電子決裁サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」を活用している企業であれば、オプションとしてビジネスチャット機能へも拡張でき、両者で連携できる点も魅力の一つです。

ツールの管理も大切!目的・用途を明確に決めて導入を

最後に、ビジネスチャットを導入する際のポイントをお伝えいたします。

同じ社内でも、部署別・組織別に使うツールが異なると非効率に陥ることがあり、注意が必要です。Aの案件ではAのツール、Bの案件ではBのツール、Cの案件はチャットではなくメール…と、確認すべきものが複数にわたるのは非効率です。既存のツールとの使い勝手も考えながら、導入を検討しましょう。

ビジネスチャットにも対応!Shachihata Cloud

「ササッとTalk」でもご紹介しましたが、電子決裁・印鑑サービスのShachihata Cloudなら、オプションとしてビジネスチャットツール機能が備わっています。ツールはある程度統一しておくことで使い勝手が良く、業務が効率的に進みます。これからビジネスチャットの導入を検討されている方は、社内の書類も電子化可能なShachihata Cloudと合わせて、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

▶︎ビジネスチャットにも対応している電子決裁・印鑑サービスの「Shachihata Cloud」

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