Shachihata Cloud脱PPAPとは？PPAPの問題点と代替案について詳しく解説！
デジタル化が進む現代のビジネス環境において、企業の情報共有や文書管理の方法は大きな転換期を迎えています。従来使われてきたPPAPと呼ばれるファイルの共有方法は、セキュリティレベルと利便性の面で多くの課題を抱えています。このため、セキュリティ強化と利便性の向上を目指して「脱PPAP」の流れが急速に進んでいます。本記事では、PPAPの概要と問題点について解説し、脱PPAPによるメリット、そしてPPAPの新たな代替手段について解説します。
脱PPAPとは
最近、PPAPという言葉をよく耳にするようになりましたが、PPAPとはどのようなものでしょうか。ここでは、PPAPの概要と問題点、そして脱PPAPの重要性について解説します。
PPAPとは
PPAPとは、「Password付きZIPファイルを送ります、Passwordを送ります、Angoka（暗号化）Protocol（プロトコル）」の略称で、メールでパスワード付きのZIPファイルを送り、その後、別メールでパスワードの文字列を送るというファイル共有方法を指します。これまで、多くの企業がPPAPを採用していましたが、問題点が多いため、日本政府や多くの企業ではその利用を制限する動きが広がっています。
PPAPの問題点
PPAPの問題点は下記の通りです。
・利便性の低さ
・マルウェア感染リスク
・ZIPファイルの脆弱性
利便性の低さ
PPAPの大きな問題のひとつとして指摘されているのは、その利便性の低さです。パスワード付きのファイルを送り、そのパスワードを別途送信するというプロセスは、手間がかかり、効率的ではありません。また、受信者がパスワードを入力する際の手間や、パスワードの管理といった追加の作業が必要になります。パスワードを忘れてしまった場合、それが書かれたメールを探し出す作業も必要です。
マルウェア感染リスク
セキュリティ面においても、PPAPは完全な解決策とは言えません。パスワード付きZIPファイルは、マルウェア対策ソフトウェアによるチェックをすり抜けてしまいます。そのため、マルウェア感染のリスクを完全には防げず、逆にマルウェア対策ソフトウェアによるマルウェア検出を避けるための手段として悪用されることもあります。
ZIPファイルの脆弱性
ZIPファイルは、圧縮元のファイルが既にマルウェアに感染している可能性があります。また、ZIPファイル形式の暗号化は比較的弱く、専門的なツールを使えば比較的容易に解読できることがあります。さらに、Webサイトに入力するパスワードと異なり、何度でもパスワードを試行することができるため、総当たりを行うことで解読されてしまう恐れもあります。こうした理由から、機密性の高い情報を含むファイルの送信には不向きであり、より安全な方法を検討する必要があります。
脱PPAPの重要性
PPAPは多くの問題点を指摘されている手法です。特に利便性の低さとセキュリティレベルに大きな問題があるため、近年では日本政府もPPAPの使用廃止を発表（※1）しており、多くの企業でもそれに追随する動きを見せています。脱PPAPはこれらの問題に対応し、企業がセキュリティを強化し、業務の効率を高めるために重要なプロセスとして注目されています。より安全で効率的なファイル共有方法への移行は、企業のデジタル化を推進し、持続可能な成長を実現するために不可欠と言えます。
※1参考：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日
脱PPAPのメリット
脱PPAPとは、従来のPPAPを廃止して、セキュアなファイル共有が可能な代替手段に移行することを指します。ここでは、脱PPAPの具体的なメリットについて解説します。
セキュリティ強化
セキュリティ強化は、脱PPAPの最も重要なメリットの一つです。PPAPを廃止することにより、マルウェア感染リスクが減り、セキュリティの脆弱性があるZIPファイルをメールで送付する必要がなくなります。PPAPを廃止し、ファイル共有のためのセキュアな代替手段を採用することで、セキュリティ強化を図ることができます。
利便性の向上
利便性の面でも、脱PPAPは大きな改善が期待できます。PPAPでは、パスワードの管理や煩雑な作業が必要であり、作業の効率が低下していました。しかし、脱PPAPにより、これらの煩雑なプロセスが不要となり、業務のスピードと効率が向上します。企業はより迅速かつ効果的に情報を共有できるようになり、ビジネスの競争力を高めることができます。
企業価値向上
PPAPを廃止し、ファイル共有のためのセキュアな代替手段を採用することで、取引先の企業のセキュリティを守ることにもつながります。双方でZIPファイルを送り合うことにより、取引先の企業も同様のセキュリティリスクに晒されることになります。脱PPAPにより、取引先との関係性を向上させ、企業価値の向上につなげることが期待できます。
脱PPAPに伴うPPAPの代替案
PPAPに代わるセキュアなファイル共有の代替手段とはどのようなものがあるのでしょうか。最後に、その代替案の内容について解説します。PPAPの代替案として有力な手法は下記の通りです。
・ビジネスチャットツール
・クラウドストレージ
・ファイル転送サービス
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールとは、ビジネスシーンで利用するチャットツールのことです。 社内外とのコミュニケーションを主な目的としています。現代のビジネスチャットツールは、ファイル共有機能を統合している製品・サービスが多く、リアルタイムでのコミュニケーションに加え、双方向でのファイルのやり取りが可能です。ビジネスチャットツールにより、情報共有を迅速かつ効率的に行うことができます。
クラウドストレージ
クラウドストレージとは、オンライン上でファイル共有ができるクラウドサービスです。インターネット上に配置された遠隔地のファイルサーバー（ストレージ）にファイルを格納し、利用を許可されたユーザーはどこからでもファイルにアクセスが可能です。ファイルサーバーは高いセキュリティが施されており、許可されたユーザー以外はアクセスができないため、セキュアにファイルの共有が可能です。
ファイル転送サービス
ファイル転送サービスとは、インターネット上で特定の相手とファイルの送受信が可能なサービスです。送信側は、サービスにログインし、受信側のメールアドレスを登録し、インターネット上のサーバーにファイルをアップロードします。その後、サービスで自動的に受信側にメールでダウンロード用URLを送信します。受信側は、送られてきたメールを確認し、ダウンロード用URLへアクセスしてファイルをダウンロードする仕組みです。通信はSSLで暗号化され、登録された宛先以外はアクセスができないため、セキュアなファイル共有が可能です。また、多くのファイル転送サービスでは、メールでは送信ができない大容量のファイルにも対応しています。
脱PPAP対策にはShachihata Cloudがおすすめ！
脱PPAPに対応するには、メールに代わるセキュアなファイル共有方法の採用が必要です。ファイル転送サービスは、セキュアなファイル共有に加え、大容量のファイル送信も可能であり、非常に有効な対策のひとつと言えます。
Shachihata Cloudは、脱PPAP対策のために「ファイルメール便」という機能を提供しています。拡張子の制限がなく、最大500MB×10ファイルの大容量ファイルにも対応しています。また、いつ、誰が、どのようなファイルを、誰に送信したのかがわかる利用履歴の管理も可能です。
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脱PPAP対策を検討する際は、機能、利便性、予算などを総合的に考えて検討することが必要です。ユーザーが便利に利用できるサービスを利用して、業務効率の改善につなげてみてください。
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