【2025年最新】グループウェアおすすめ14選！機能の一覧や選び方、無料ツールもご紹介

テレワークや多拠点展開が進む中、社内の情報共有や業務効率化に欠かせない「グループウェア」。本記事では、グループウェアの基本機能や選び方をわかりやすく解説し、2025年最新版のおすすめツールを【無料・有料】【大企業向け】【多機能型】など目的別に紹介します。

なお、Shachihata Cloudでは、電子決裁やグループウェアなどのオフィスツールをまるごと集約しています。機能や実用方法に関する資料は無料でダウンロードできますので、ぜひ導入にお役立てください。

グループウェアとは何か

グループウェアとは、企業や組織内での情報共有やコミュニケーションを効率化するためのソフトウェアの総称です。電子メール、カレンダー、ファイル共有、プロジェクト管理など、多岐にわたる機能を提供し、従業員間のコラボレーションが円滑に行えるように支援するものとなります。

特に、リモートワークや多拠点展開が増える現代のビジネス環境において、グループウェアの重要性はますます高まっています。グループウェアには大きく、自社サーバーで管理するオンプレミス型と、オンライン上のサーバーで管理する「クラウド型」があります。

グループウェアの種類は2つ

グループウェアは、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれの特徴を整理し、自社で取り入れるとしたらどちらが適切か検討する必要があります。

自社のサーバーで管理する「オンプレミス型」

グループウェアが登場したときに使われていたのが「オンプレミス型」です。オンプレミス型は、自社のサーバー内にソフトウェアをインストールし、サーバーを含めた環境構築や運用管理は社内で行います。そのため、目的に合わせてグループウェアを細かくカスタマイズできるメリットがあります。

一方、デメリットとして、自社サーバーの設置や構築、運用管理には多額の費用がかかること、社内のネットワークが必要となるため、オフィス内でしかアクセスできないことが挙げられます。

オンライン上で利用できる「クラウド型」

クラウド型グループウェアは、インターネット経由で利用できるのが最大の特徴です。サーバー管理が不要で、外出先や自宅からもアクセス可能です。導入や保守の手間がかからず、低コストで始められる一方、通信環境に依存するというデメリットもあります。たとえば、在宅勤務を推進する企業がクラウド型を導入し、遠隔地でもスムーズな情報共有と業務連携を実現しています。

グループウェアに必要な機能

グループウェアを選ぶ際には、以下のような基本機能が備わっていることが重要です。

スケジュール管理

共有カレンダーを使って、会議やタスクのスケジュールを全員が確認・調整できるようにします。これにより、会議室の予約やメンバーのスケジュール調整がスムーズになります。

電子メール

組織内外とのコミュニケーションをスムーズに行うためには、統合されたメールシステムが必要です。メールアーカイブ機能やスパムフィルターの有無も考慮すべきポイントとなります。

掲示板

掲示板では、社内の通達事項やお知らせの掲載ができます。内容や部署ごとにカテゴリーで分けられるので、必要な人にだけ通知がいくメリットがあります。メールと比べ、グループウェアの方が宛先漏れや誤送信のリスクを避けられるのが特徴です。

ファイル共有

セキュアな環境でファイルを共有・管理できる機能は、効率的な情報伝達に不可欠です。バージョン管理やアクセス権限設定が可能なシステムを選ぶことが特に重要になります。

タスク管理

プロジェクトや業務の進捗を追跡し、タスクの割り当てと完了状況を可視化するツールが求められます。ガントチャートやカンバンボードなど、視覚的に管理できるツールがあるとさらに便利になります。

ワークフロー・申請手続き

グループウェアでは、上司の承認や担当部署への提出が必要な書類の作成や手続きもできます。オフィスにいなくても確認できるため、社内で紙を回すよりもスピーディーに進み、決済業務の時間短縮が可能です。また、手書きや捺印の手間が省けるうえ、ペーパーレス化にもつながります。

チャット・メッセージ機能

リアルタイムでのコミュニケーションを促進し、迅速な対応が可能になります。グループチャットやプライベートメッセージ機能も重要になります。

ビデオ会議

リモートワークが増える中で、ビデオ会議機能があると便利かもしれません。高品質な映像と音声、画面共有機能があることが望まれます。

ドキュメント管理

共同編集が可能なドキュメント管理機能も、チームの生産性向上に寄与します。複数人が同時に編集作業を行えることで、情報の伝達と意思決定が迅速化されます。

勤怠管理

出勤や退勤をICカードやボタン操作を利用して手軽に行えます。打刻忘れや集計ミス防止にも役立つ機能です。

グループウェアを使用するメリット

上記の機能を備えたグループウェアを導入することで得られる主なメリットは、以下の通りです。

業務効率の向上と生産性アップ

グループウェアの導入により、業務効率の大幅な向上とそれによる生産性アップが期待できます。ある企業では社内の情報共有時間が約30％削減され、会議準備や承認作業も効率化。結果として、全体の生産性が約1.2倍向上した事例もあります。

コミュニケーションの活性化

リアルタイムチャットやビデオ会議など、多様なコミュニケーション手段があるため、迅速な意思決定が可能になります。

リモートワークへの対応と業務効率化

インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能なため、リモートワークが容易になります。

コスト削減効果

紙の資料や郵送費が不要となり、月1万円以上のコスト削減に成功した中小企業の例もあります。会議や書類作成の時間短縮も経費削減に貢献します。

情報の一元管理

すべてのデータや情報が一元的に管理されるため、情報の検索や参照が容易になり、データの重複や散在を防ぎます。

グループウェアを使用するデメリット

さまざまなメリットがある一方、グループウェアの導入には以下のようなデメリットもあります。

初期導入コストと対策

初期費用は10万円前後が相場ですが、無料トライアルを活用することで、導入前に機能を見極め、無駄なコストを抑えることが可能です。

学習コストと導入時の課題

グループウェアを導入すると、操作習得までに1人あたり約3〜5時間の学習時間が必要とされ、社内研修費が発生する場合もあります。また、慣れるまでの数週間は作業効率が一時的に低下する傾向があります。特にITリテラシーが低い現場では、初期段階で戸惑う社員が多く、導入直後にサポート体制を整えることが重要です。

セキュリティ対策と情報漏洩リスクの管理

アクセス制限や操作ログの記録、多要素認証の導入により、情報漏洩リスクを最小限に抑えることができます。管理者による定期的な監査も効果的です。

システムへの過度な依存

グループウェアに依存しすぎると、システム障害や停止時に業務が大幅に遅延するリスクがあります。そのため、日頃からバックアップ体制や代替手段を用意しておくことが重要です。

社内での定着率が低くなるリスク

グループウェアを導入しても、「使い方が難しい」「業務に役立つ実感がない」といった理由で定着しないケースがあります。特に導入時に説明不足だったり、現場の業務フローに合っていない場合に多く見られます。対策としては、初期段階で管理職を巻き込んだ運用ルールの整備や、段階的な機能導入を行い、活用メリットを社内で共有することが効果的です。

【目的別】グループウェアの選び方

利用目的に応じて適したグループウェアを選ぶことで、導入後の効果が大きく変わります。

スケジュール調整を重視したい場合

会議の日程調整やメンバーの予定確認をスムーズにしたい場合は、カレンダー共有や出欠確認、リマインド機能などが備わっているグループウェアがおすすめです。外部ユーザーとの日程調整ができるかも確認しましょう。

社内コミュニケーションを活性化したい場合

チャットや掲示板など、リアルタイムでのコミュニケーションを重視したい場合は、使いやすいUIのチャット機能や既読確認、スタンプなどがあるツールが適しています。社内SNSのように使えるとより活性化が期待できます。

業務フローを改善・効率化したい場合

申請・承認や業務プロセスの見える化を目指す場合には、ワークフロー機能やファイル管理機能、タスク共有などが整っているかを確認しましょう。操作が複雑すぎないかもポイントです。

テレワークで活用したい場合

リモート勤務に対応するには、クラウド型でどこからでもアクセスできることが前提です。スマホ対応、Web会議、勤怠管理、セキュリティ対策が揃っているかを確認しましょう。

グループウェアを比較する上でのポイント

次に、グループウェアの導入を比較検討する際に、気を付けたいポイントを以下、紹介します。

自社の業務フローや課題に合致しているか

グループウェアは多機能であるほど便利に見えますが、機能が多すぎて逆に使いこなせないケースもあります。そのため、自社の業務フローや抱えている課題に合った機能が備わっているかが最も重要です。

例えば、紙の申請書類を減らしたいのであれば、ワークフロー機能が充実しているか、承認ルートの設定が柔軟かどうかを重視する必要があります。また、プロジェクト管理が多い部署であれば、タスク管理や進捗の可視化がしやすいかがカギとなります。全社的な課題を洗い出したうえで、必要な機能を軸に比較することがポイントです。

ユーザー数や組織規模への対応力

グループウェアの中には、数人〜数十人規模の小規模向けに最適化されたものと、数千人規模の大企業での運用に耐えられる設計のものがあります。そのため、自社の現在のユーザー数だけでなく、将来的な増員も見据えたスケーラビリティ（拡張性）を比較検討する必要があります。

例えば、ユーザーごとのアカウント発行や権限設定が柔軟にできるか、データベースの容量上限やパフォーマンスに問題がないかを確認しましょう。部門ごとにアクセス権を設定したり、多拠点での同時利用を想定する場合にも対応力が求められます。

導入後のサポート体制や操作性

初めてグループウェアを導入する企業にとって、操作性やサポート体制は非常に重要です。UIが直感的で分かりやすいか、マニュアルやヘルプが充実しているかは、社内への定着率に大きく影響します。

また、導入後のサポートが充実しているツールを選ぶことで、トラブル発生時や運用上の不明点にも迅速に対応できます。有償サポートの有無や対応チャネル（電話・メール・チャット）、さらには導入時の説明会や初期設定の支援サービスなども比較ポイントです。特にIT部門が小規模な企業では、手厚いサポートがあるツールを優先すると安心です。

【機能豊富】おすすめなグループウェア

多機能でさまざまな業務に対応できるグループウェアを厳選して紹介します。

desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）

desknet’s NEOは、日本企業の業務フローに合わせて設計された多機能グループウェアです。スケジュール管理やワークフロー、掲示板、回覧板など、27の標準機能が備わっており、社内の情報共有から業務申請までを一元化できます。特に稟議・申請業務の電子化に強く、紙文化のある職場でも導入しやすい点が魅力です。スマートフォンやタブレットからの操作性も高く、現場作業員の利用にも対応しています。

サイボウズ Office

中小企業を中心に高いシェアを誇るサイボウズ Officeは、スケジュールや掲示板、ファイル共有、メール、電話メモなどの基本機能が充実しており、誰でも直感的に操作できる設計が特長です。導入や管理が簡単で、社内にIT担当がいなくても安心して運用できます。低価格でありながらセキュリティも強固なため、コストパフォーマンスを重視する企業に最適です。クラウド版とオンプレミス版の選択も可能です。

iQube（アイクーブ）

iQubeは、株式会社ユニリタが提供するクラウド型の多機能グループウェアです。スケジュールやワークフロー、掲示板、日報、ToDo管理、経費精算など、業務に必要な機能をオールインワンで提供。利用ユーザー数や部署構成に応じた柔軟なカスタマイズが可能で、企業の成長に合わせて機能拡張できます。また、社内ポータルとしても活用でき、全社の情報共有をスムーズにする設計が特長です。中堅企業を中心に導入が進んでおり、シンプルながら実用性の高いツールとして評価されています。

ArielAirOne（アリエル・エアワン）

ArielAirOneは、大手企業や官公庁にも導入実績のある国産グループウェアで、スケジュール、設備予約、ポータル、ワークフローなどの基本機能に加えて、柔軟なカスタマイズ性を備えています。特に「業務ポータルの個別設計」が可能で、部署ごとに異なる情報ニーズに対応できます。SaaS型とオンプレミス型の両方に対応しており、自社のセキュリティポリシーや業務要件に合わせて選べるのも魅力です。

Garoon（ガルーン）

Garoonはサイボウズが提供する大企業向けのグループウェアで、スケーラビリティと拡張性に優れています。アクセス権限の細かい設定や、多言語・タイムゾーン対応など、グローバルな企業にも対応できる点が特徴です。ワークフロー、スケジュール、メッセージ、全文検索機能などを備え、情報の一元管理と部門間連携を強力にサポートします。API連携で他システムとの接続もスムーズに行えます。

Shachihata Cloud（シャチハタクラウド）

Shachihata Cloudは、押印業務を効率化する電子印鑑機能を軸に、ワークフローや文書管理、共有機能を備えた国産グループウェアです。承認・申請業務のデジタル化に特化しており、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法対応もサポート。使いやすいUIと高いセキュリティ性を両立し、テレワーク時代の働き方にフィットします。無料トライアルも提供されており、導入検討も始めやすいのが特長です。

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【大規模組織対応】おすすめなグループウェア

多拠点・大人数の利用を前提に設計された、大規模組織向けグループウェアを紹介します。

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェアは、株式会社リスクモンスターが提供するクラウド型グループウェアで、1,000名以上の企業でも安定運用が可能です。スケジュール、掲示板、設備予約、ワークフローなど基本機能を網羅しつつ、シンプルな操作性を維持。クラウド型でありながら月額150円（税込）からと低コストで導入できる点も魅力です。中堅〜大企業の拠点間連携や、グループ会社間の情報共有にも多く活用されています。

NI Collabo 360

NI Collabo 360は、エヌ・アイ・システムズが提供する多機能グループウェアで、従業員数が多い企業の情報共有と業務効率化を強力にサポートします。特徴的なのは、SFA（営業支援）やCRM（顧客管理）、文書管理といった機能まで統合されている点です。部門ごとにカスタマイズできる柔軟性と、アクセス制限の細かさが大規模組織に適しており、業種を問わず幅広く導入されています。

サイボウズ kintone（キントーン）

kintoneは、業務アプリをノーコードで構築できるクラウド型プラットフォームです。グループウェアのような機能に加え、組織ごとに業務に特化したアプリを自由に作成・共有できます。例えば、部門ごとの報告書管理、営業日報、顧客対応履歴などを一元化し、情報の属人化を防ぎます。ユーザー数が増えても処理が重くなりにくく、大規模な業務システムの代替にもなります。

【メールサーバー/officeもセットで導入】おすすめなグループウェア

メール機能やOfficeソフトもまとめて導入できる便利なグループウェアを紹介します。

Microsoft 365

Microsoft 365は、Outlook（メール）、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリに加えて、TeamsやSharePointといったグループウェア機能も統合されたクラウド型の統合サービスです。メールサーバー（Exchange Online）も標準で含まれており、個別に契約する必要がありません。情報共有、Web会議、ファイル共同編集などの機能をオールインワンで提供しており、1つのアカウントで幅広い業務をカバーできます。特にWindows環境との相性が良く、企業全体での一括導入に適しています。

Google Workspace

 Google Workspaceは、GmailやGoogleドライブ、カレンダー、ドキュメント、スプレッドシートなどがセットになった、クラウドベースのグループウェアです。Gmailをそのままビジネス用メールとして使えるため、別途メールサーバーを構築する必要がなく、導入・管理も簡単です。Google DocsやSheetsはリアルタイム共同編集に対応しており、リモートワークやチーム作業の効率化にも役立ちます。Webブラウザさえあればすぐに利用できるのも大きな利点です。

【無料】おすすめなグループウェア

コストをかけずに導入できる、無料で使えるグループウェアを紹介します。

クロジカ

クロジカは、スケジュール管理、日報、ToDoリスト、チャットなど、チームの基本的な業務をサポートする国産のグループウェアです。無料プランでも5ユーザーまで利用でき、小規模チームやスタートアップに最適です。UIがシンプルで操作に迷わず、スマートフォンにも対応しているため、外出先でも情報確認やスケジュール調整がスムーズに行えます。有料プランに切り替えることでユーザー数の拡張や機能の追加も可能です。

GROUP SESSION（グループセッション）

GROUP SESSIONは、オープンソース型のグループウェアで、ソフトウェア自体を無料でダウンロードして利用できます。スケジュール、施設予約、掲示板、文書管理、ワークフローなど多彩な機能を備え、大企業でも使える拡張性を持っています。サーバーにインストールして使うオンプレミス型のため、セキュリティや運用を自社でコントロールしたい企業にも向いています。カスタマイズ性が高く、自社の業務に合わせて調整可能です。

Zoho Connect

 Zoho Connectは、Zoho社が提供するチームコラボレーション向けのグループウェアで、チャット、掲示板、ファイル共有、イベント管理などを備えています。無料プランでは最大25ユーザーまで利用可能で、小規模な企業や部門単位の利用に適しています。社内SNSのような設計で、コミュニケーションの活性化に役立ちます。クラウドベースのため導入も簡単で、世界中のチームで活用されている実績があります。

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