トヨタカローラ三重株式会社

導入サービス

パソコン決裁7＆DocGear3

業種

運輸・卸売・小売業

規模

500～999名

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機能

効果・特徴

紙に印鑑を押す、その業務をそのまま電子化。
三重県 22 店舗の決裁を 1 週間から約 2 日に短縮し、
ペーパーレス化とコスト削減も同時に実現

公開日｜2026.09.24

総務課参事：杉本隆明様

トヨタカローラ三重株式会社は、三重県全域に22 店舗を展開するトヨタ系の自動車販売店です。
新車・中古車の販売からメンテナンス、さらにはモータースポーツ活動まで、幅広い事業を手掛けています。同社では、店舗から本部へ稟議書などの紙書類を社内便や宅配便で送っていたため、決裁完了まで 3 日～ 1 週間ほどかかることもありました。また、保存期間が定められた書類も多く、紙書類の保管スペースの確保や、必要な書類を探す際にも手間がかかっていました。こうした課題を解消するため、 2009 年にパソコン決裁を導入。これまでの押印業務を大きく変えず、パソコン上で簡単に押印できる操作性の良さから、現在まで長年にわたって利用しています。導入後は、稟議書をはじめ企画書や各種手当の申請など、印鑑を必要とするほぼすべての社内申請で活用しています。決裁時間の短縮に加え、紙書類の保管や廃棄にかかる負担の解消にもつながっています。

BEFORE 導入前の課題：拠点間の紙回覧による決裁の遅延と書類管理の負担

・紙書類の社内便回覧により、決裁に時間がかかっていた
・南勢など遠方の店舗では宅配便を利用。書類の到着だけで余分に1日かかっていた
・保存期間の長い書類が増え続け、倉庫の保管スペースを圧迫していた

POINT 導入の決め手：慣れ親しんだ押印業務をそのまま電子化できる、シンプルな操作性

・パソコン上で従来通り押印でき、社員が直感的に使いやすい
・全店舗への展開を円滑に進められる、リーズナブルなコスト設定
・電子化後も慣れ親しんだ印影を残せるため、従来の運用から違和感なく移行できる

AFTER 導入後の効果：決裁スピードの向上とペーパーレスによるコスト削減

・稟議書や企画書、各種手当の申請など、押印を要するほぼ全ての社内書類を電子化
・以前は完了まで 3 日〜 1 週間を要していた決裁が、約 2 日に短縮
・電子化により紙の保管量が大幅に減少し、社内倉庫のスペース不足を解消
・紙の廃棄量減少に伴い、専門業者への廃棄委託コストを削減

今回は、総務課で採用活動やシステム関連業務を担当されている杉本課長にお話を伺いました。導入当初は店舗の営業スタッフ、現在は本部の管理担当という二つの立場を経験されている杉本様。現場と管理の両面を知る視点から、導入の経緯や社内への定着、電子化がもたらした変化について詳しくお話しいただきました。

Index

紙の決裁が当たり前。拠点間の書類回覧が決裁スピードの課題に

決裁のスピード化を目的に導入。シンプルな操作性と導入しやすいコストが決め手

社内書類を電子化。決裁スピードと書類管理を大幅に改善

社内の電子化から、取引先との契約業務へ。さらなる業務効率化を目指す

紙の決裁が当たり前。拠点間の書類回覧が決裁スピードの課題に

Q：パソコン決裁を導入される前は、どのような方法で決裁を行っていましたか？

杉本様：
私が店舗にいた当時は、稟議書をはじめ決裁が必要な書類を作成すると、まず紙の書類を社内便で本部へ送っていました。そこから本部の関係部署を順番に回覧し、最終的に役員や代表者の決裁を仰ぐという流れでした。社内便の担当者が毎日各店舗を巡回して書類を回収していたのですが、三重県は南北に長いため、南勢地域などの遠方店舗については宅配便を利用することもありました。その場合、書類を送るという工程だけで1日余分に時間を要していました。

Q：決裁が完了するまで、具体的にどのくらいの時間がかかっていましたか？

杉本様：
以前は、書類を作成して社内便で発送するまでにまず1日。翌日に本部へ届き、そこから関係部署の確認を経て役員の承認を得るまでに、3～5日ほどを要していました。役員は出張などにより不在も多く、どうしても書類がデスクに留まり、後日まとめて確認されることも多かったです。タイミングが良ければ1～2日で戻ってくることもありましたが、長い場合には決裁完了まで1週間ほどかかることもありました。

Q：紙書類の保管や管理について、どのような課題を感じていましたか？

杉本様：
特に課題として感じていたのは、書類の保管スペースの確保と、必要な書類を探す手間です。書類には法令等で定められた保存期間があるため、一定期間は適切に保管しておく必要があります。そのため、弊社でも以前は、倉庫のワンフロアを圧迫するほど膨大な書類が蓄積され、保管スペースの確保が課題となっていました。また、総務の業務では、前年度の運用状況や過去の経緯を照会する場面が頻繁にあります。当時は、数多くのファイルの中から必要な書類を探し出すだけでも、多大な時間と労力を要していました。

決裁のスピード化を目的に導入。シンプルな操作性と導入しやすいコストが決め手

Q：パソコン決裁を導入したきっかけを教えてください。

杉本様：
前任者から聞いた話ですが、最大の理由は「決裁のスピード化」でした。システムを探している中で、シヤチハタ社からパソコン決裁の提案がありました。従来の押印に近い感覚で使えるシンプルな操作性や、費用面で全店舗への導入のしやすさが決め手となり、導入に至ったと聞いています。また、取引先でも導入実績がありましたし、以前からスタンプ台や印鑑などシヤチハタ社の製品を利用しており、信頼できるシヤチハタブランドというのも電子化を進めるうえで安心材料になったのではないかと思います。

Q：導入時はどんなことが大変だったと思われますか？

杉本様：
初期設定後、各担当者に電子決裁システムの利用方法を説明していくことになりますが、当時は新しいシステムの操作に慣れるまでに時間が必要な社員もいました。社員に使い方を理解してもらい、日常の業務として定着させるまでの過程が大変だったと聞いています。社内でスムーズに利用できるようになるまでには、半年から1年くらいかかったのではないかと思います。

Q：導入時、パソコン決裁を実際に使ってみて、どのように感じましたか？

杉本様：
導入当時は店舗にいて、利用方法の説明を受け、実際にパソコン決裁を利用して申請を行う立場でした。それまで紙で稟議書を回していたのが、パソコン上で決裁できるようになり、決裁が格段に早くなりました。当時、「これは革命的な仕組みだな」と感じたことを覚えています。操作についても、従来の押印に近い感覚で使えたので、使う側としても受け入れやすかったです。

社内書類を電子化。決裁スピードと書類管理を大幅に改善

Q：現在は、どのような書類でパソコン決裁を利用されていますか？

杉本様：
稟議書はもちろん、企画書、営業スタッフの販売手当や出張手当の申請書類など、印鑑を必要とする社内の申請書類はほぼすべて電子化しています。申請者がエクセルやワードで作成した書類は、ファイル上でパソコン決裁を使い押印します。押印された書類は、従来の紙運用と同じルートでデジタルのままメールや社内イントラを通じて回覧されます。決裁完了後は社内イントラ経由で速やかに関係先へ共有される仕組みです。また、弊社ではセキュリティ対策にも力を入れていますので、セキュリティが危ういサービスは利用できません。例えば、機密性の高い書類についてはパスワード設定やアクセス制限による管理を徹底しているほか、データのバックアップも毎日行っております。パソコン決裁は弊社の求めるセキュリティレベルでも問題なく活用できています。

Q：導入後、業務にはどのような効果がありましたか？　

杉本様：
効果として大きく3つあります。
1つ目は、決裁スピードの大幅な向上です。以前は拠点間の郵送や社内便によるタイムラグがあり、完了まで3日から1週間ほど要していましたが、現在は約2日で完了するようになりました。決裁が迅速化されたことで、業務全体が滞ることなくスムーズに進行しています。

2つ目は、書類管理の効率が格段に高まったことです。検索機能を活用することで目的の書類を即座に特定できるようになり、探す手間が大幅に削減されました。こうした検索性の向上は、日々の事務作業の効率化に直結しています。

3つ目は、ペーパーレス化によるコスト削減です。紙の書類が減少したことで、機密書類の廃棄（溶融処理）の委託量も減り、外注コストの抑制につながっています。

Q：2009年から長年パソコン決裁をご利用いただいている理由は何でしょうか。

杉本様：
長年、慣れ親しんできた押印文化をそのままデジタルに置き換えているため、初めて使う社員でも直感的に操作できます。新人研修の際も、操作説明に苦労したことはありません。アナログの良さを残しながら、デジタルの利便性も取り入れられる。このバランスの良さが、長く利用し続けている一番の理由です。

社内の電子化から、取引先との契約業務へ。さらなる業務効率化を目指す

Q：パソコン決裁の導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

杉本様：
長年親しまれてきた押印文化を、違和感なくスムーズにデジタル化できる点が、このシステムの大きな特長だと思います。操作が非常にシンプルで分かりやすいため、デジタルツールに不慣れな社員にとっても定着しやすいと思います。「決裁スピードの向上」「ペーパーレス化」「書類管理の効率化」という3つのメリットを同時に得られる点は、大きな魅力です。組織のDXを進める第一歩として、ぜひおすすめしたいシステムです。

Q：今後、さらに電子化を進めていきたい業務はありますか？

杉本様：
今後進めていきたいのは、取引先との契約業務の電子化です。
現在も、取引先との契約では、紙の契約書への押印や郵送、FAXでの送付など、アナログなやり取りが残っています。取引先の都合もあるため、一律に電子化することは難しい部分もありますが、お互いの事務負担を軽減し、業務をスピードアップさせるためにも、できるところから電子化を進めていきたいと考えています。

その手段の一つとして、Shachihata Cloudの活用も検討しています。スマートフォンやタブレットからも利用でき、社外への回覧にも対応できるため、取引先との契約業務にも活用できるのではないかと考えています。今後は、シヤチハタの担当者の方にも相談しながら、できるところから電子化を進め、よりスムーズに業務を進められる環境を実現していきたいです。

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