電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例倉敷紡績株式会社

CASE STUDY

倉敷紡績株式会社

製造業

500人～

Shachihata Cloud

安心のセキュリティでクラウドを利用したい

社内回覧・決裁のタイムロス解消

使い勝手と監査証跡を残せるのが決め手！遠方拠点とのやり取りがスピーディーになり、ペーパーレスも実現！

繊維事業を原点として多彩な事業を展開するクラボウ（倉敷紡績株式会社）。コロナ禍の影響で在宅勤務等のテレワークへのシフトが進む中、出社を余儀なくされる押印業務への対応が課題になったことをきっかけに、「Shachihata Cloud」を導入されました。数ある電子決裁システムの中で「Shachihata Cloud」を選んだ一番の決め手は「いつ誰が押印したのかという証跡を残せるから」。書類と一緒に監査証跡を印刷できるため、そのまま監査に回せるのが最も大きい魅力だったのだといいます。結果として業務スピードの向上やペーパーレス化を実現した同社。「Shachihata Cloud」導入に至った経緯や、その後の変化についてお伺いしました。

監査証跡が残せて、紙と同じ感覚で使えるのが魅力

──電子決裁システムの導入に至ったきっかけを教えてください。

古庄様
コロナ禍で在宅勤務を余儀なくされ、押印業務が停滞したことがきっかけです。それまで2日程度で済んでいた書類の稟議が1週間ほど停滞するようになり、倍以上の時間がかかるようになりました。

書類の種類によっては、全国の各事業所から本社の主管部門に集まってくるので、押印すべき書類も徐々に溜まってくるんですよね。特に伝票関係は押印が無いと監査で通らないものも多く、財務部門に書類が何千枚も溜まってしまって、締め日に間に合わない事態に陥ることもありました。

負担の大きかった財務部門から「何とかならないのか」という声が上がったのをきっかけに、他の部署にもヒアリングをしてみたところ、在宅勤務や出張によって押印が遅れているという事実を改めて確認したので、電子決裁システムの導入を決めました。

古庄様

──数ある電子決裁システムの中で、「Shachihata Cloud」を選んだ理由は何ですか？

古庄様
一番の決め手は、いつ誰が押印したのかという証跡を確実に残せて、印刷すると監査証跡も一緒に出力してくれるので、そのまま監査に回せるところです。

監査ではどうしても押印が無いと認められない書類があるのですが、「Shachihata Cloud」ならデータ上で見てもなりすましの印鑑ではないと確認できますし、それが監査法人にも認められたのが魅力的でしたね。

──他にも魅力を感じた部分はありますか？

古庄様
承認ルートを個人単位で書類ごとに自由に設定できて、紙と同じような感覚で回覧できるのも便利だと感じています。見た目も重視したかったので、押印時に「印」の文字が消えたりせず紙に押したような形で使えるのも良かったですね。

豊田様
これは使い始めてから感じた良さなのですが、印影を作るのも簡単で、利用者をCSVでインポートした際に印影も自動的に登録することが可能ですので、登録業務が楽でした。使えば使うほど便利な機能に気付くようになりましたね。

豊田様

「Shachihata Cloud」導入が業務スピード向上とペーパーレス化推進につながった

──「Shachihata Cloud」の導入前後で業務に変化はありましたか？

古庄様
紙から電子にすることで、書類の紛失や回覧漏れ、押印がもらえなくて業務が進まない、といったことがほぼ無くなりました。申請者は「確実に印鑑をもらえた」こと、承認者は「確実に押印して処理した」ことをいつでも確認できますし、エビデンスとして使えるのも大きいですね。

在宅勤務が始まって押印が滞るようになってからは、財務部門の社員が出社すると書類が山のように溜まっていて処理する時間が足りない状況だったそうです。今はリモートでも処理ができるようになったので、残業時間の削減もできて、他の業務に充てられる時間が増えているとのことです。

また、在宅勤務中の社員だけでなく、出張中の社員も社用スマートフォンで押印できるようになったことで、営業部門にも大変喜ばれましたね。

杉本様
弊社は全国各地に拠点があり、以前は本社で押印が必要な書類は各拠点から社内便で送っていましたので、郵送に数日はかかっていました。それが電子だと即日で申請・押印ができるので、業務スピードは各段に上がったと感じています。

杉本様

──業務スピード以外にも変化を感じる部分はありましたか？

古庄様
押印の電子化に合わせて、伝票関係を紙で出力しないワークフローに変更したことにより、ペーパーレス化が進んだと感じています。枚数にすると、全社トータルでだいたい月数千枚くらいは紙の使用量が削減できたのではないでしょうか。

直感的に使えて、スムーズに導入できる電子決裁システム

──実際に使ってみて、率直な感想をお聞かせください。

古庄様
使い方を調べる必要がないくらい直感的に使えるユーザーインターフェースで、とても使いやすいです。利用者から使い方の問い合わせを受けることもあまり無く、手を煩わされることもないので助かりますね。

──現在、社内でどれくらいの方がご利用になられていますか？

古庄様
今はだいたい7割くらいの社員が利用しています。初めは全社員が使えるようにと検討していたのですが、押印業務を担当していない社員もいますので、希望者を募った上で利用できるようにしました。

杉本様
導入当初の利用率は5割くらいで、徐々に利用率は上がってきていますね。ここ数年社員の数も増えてきているので、それに合わせて利用者の数も少しずつ増えていくと思います。

──今後「Shachihata Cloud」のご利用範囲を拡大される予定はありますか？

古庄様
今はクラボウ本体のみの利用に留まっているため、今後はグループ会社にも展開していきたいですね。まだまだ押印業務があったり、ペーパーレス化ができていなかったりする会社が多いのが現状で、事務スピードの向上や監査対応の効率化という点で見ても、電子決裁システムの導入が必要なのではないかと考えています。
また、クラウドストレージサービス「Ｂｏｘ」とのシームレスな連携も開始したばかりですので、普及に努めていきたいですね。

Shachihata CloudとBOXの連携について詳しくはこちら

──最後に、電子決裁システムの導入を検討されている企業様に向けて、メッセージをお願いします。

古庄様
弊社では、検討から導入まで2か月という短期間で「Shachihata Cloud」を本格的に使い始めました。その短い期間でも問題なく導入ができたのは、トライアル環境から本番への移行がスムーズだったことと、直感的に使える操作感のおかげです。

利用者の使い勝手だけではなく、導入にかかる労力やその後の困りごとへの対応が少なく済むかどうかも、システムの選定にあたって重視すべきだと感じました。

また、日本において印鑑はとても身近なものであり、「印鑑を押す」ことを大切にされている企業様も多いと思います。そういった企業様は、印鑑を押すことに対してこだわっているポイントは何なのか、アナログからデジタルへ移行するメリットとデメリットは、といったことをよく考えた上で検討されると良いのではないでしょうか。

取材協力：

倉敷紡績株式会社

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