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Shachihata Cloudを福岡県のJAに対して導入支援　情報提供を進め他の組織にも活用を促したい

Sachihata Cloudを福岡県のJAに対して導入支援　情報提供を進め他の組織にも活用を促したい

福岡県内にあるＪＡ（農協）の総合相談機関で、ＪＡ組合員・役職員の教育研修、政府への農業政策提案などを行うＪＡ福岡中央会は、県内ＪＡに対するイントラシステム共同化支援の推奨ソフト選定のため、2023年11月よりShachihata Cloudを正式導入し、稟議書、会議報告書、出張伺いなどのワークフローに活用しています。同時期に、福岡県内の全ＪＡが利用する基幹システム（Ｆオンシステム）の維持・管理・運用を手掛けるＪＡ福岡情報センターもＪＡイントラシステムの共同化支援の一環として、Shachihata Cloudの導入を決定。2024年度以降、本格的な運用を開始する予定となっています。お互いに情報共有しながら電子化を進める意義や実際の活用方法などについて、ＪＡ福岡中央会の中山祐治様とＪＡ福岡情報センターの南宏樹様・吉田允昭様にお話を伺いました。

ワークフローを極力変えず簡単に導入できるシステムが欲しかった

――Shachihata Cloudを導入した経緯について教えてください。

中山様
中央会では以前は紙の書類による決裁と一部他のシステムを使っていたのですが、電子決裁システムやペーパーレス会議を本格的に導入したいと考えていました。さまざまな選択肢がある中から、先行してShachihata Cloudを導入していた福岡県内のＪＡにヒヤリングするなどしながら進めました。

画面　左:ＪＡ福岡情報センター南様　吉田様
右:ＪＡ福岡中央会中山様

吉田様
福岡県内のＪＡ情報システム（イントラ部分）の共同化について具体的な検討が始まったのは令和3年度からです。

――情報センター様では、県内ＪＡ全体のシステム運営と管理を手掛けていると聞いています。

吉田様
情報センターが管理しているのは主に基幹システム（Fオンシステム）で、個々のＪＡ組織が内部で手掛けるワークフローなどのイントラシステムについては基本的にノータッチです。ですが今回は、決裁・ワークフローシステムやペーパーレス会議システム等のイントラシステムについても県内のＪＡが共通のシステムを使えば導入や運用における情報共有ができますし、業務効率化を図る上で大きなメリットが期待できますのでしっかり支援していきたいと考えています。

――システム選定にあたり重視したのはどんなことでしょうか？

中山様
最も重視したのは、現状のワークフロー（文書様式含む）をあまり変えずに簡単に導入できるかどうかという点です。

吉田様
現行のワードやエクセルの様式を、そのまま取り込めるという部分が良かったですね。他のシステムでは初期設定で、入力項目の作成や設定作業や実際にシステムを動かしながら入力様式の課題を整理するといった作業が必要であったため、そこはShachihata Cloudとの大きな違いでした。今回は電子決裁のためのワークフローをできるだけ早く動かしたい意向があり、そのために管理者が行う導入に関する業務負荷を極力軽減したいとの思いがありました。

――新たなシステムを導入するにあたって、従業員の方々に抵抗感はなかったですか。

中山様
それはありました。ただ、いきなり全ての業務をShachihata Cloudで行うようなことは難しいとしても、たとえば稟議書や報告書の作成で大量の書類等を添付する場合にはやり方を変えるなど、できるところから始めていきました。

プレミアムプランの機能を有効活用

――中央会様にShachihata Cloudが正式導入されたのは2023年11月ですが、トライアルの段階も含めて印象はいかがでしたか。

中山様
業務フローをあまり変えなくて良かったですし、取り扱いが簡単というのが第一印象です。 PDFなので紙の書類と違い決裁後に追記が出来なかったりする点は少し不便でしたが、運用の仕方を変更して今ではみんな慣れています。

――現在プレミアムプランに入られていますが、使って便利だと感じる機能はありますか。

中山様
電子帳簿保存法に対応しなくてはならないので、長期保存キャビネット機能があるのは良いと思いますし、フォルダ分け機能もあるので、部署ごとや担当者ごとなど一部の人たちだけが見られるように閲覧権限を付けて、管理しています。
また、ふせん機能が便利です。ふせんを貼ったページに１クリックでジャンプすることができるので、何ページもあるファイルの中から確認が必要なページを探す手間がなくなりました。

吉田様
今後、他のＪＡがシヤチハタクラウドの導入を検討する際も、長期保存キャビネットの機能があるプレミアムプランを選択するケースが多くなると思います。県内に２０あるＪＡのうち、導入済みのＪＡ以外にもいくつかのＪＡが興味を示しているので、導入や運用に関して情報共有していきたいと考えています。

――長期保存キャビネットの運用方法ですが、決裁完了後の文書保存はどのように行っていますか。

中山様
機能が改善されて、申請者が申請時にフォルダを指定すれば、承認者がそれを確認の上で承認するという運用が可能になったのでシンプルな運用ができるようになりました。

――スマホアプリで決裁している方も多いのでしょうか。

中山様
決裁者はスマホアプリを使っている人が多いです。アプリを使えば、申請が届いたことがスマホの通知ですぐわかるので、外出先からの承認を行う必要がある決裁者にとってとても便利です。
ただ、スマホアプリでは読みにくい部分はＰＣで確認・決裁しています。

――機能面の課題は何かありますか。

中山様
ふせん機能は検索には便利ですが、小さいふせんだと書き込む文字数が足りなくなる一方、大きい方を使うと原本が見えにくくなるケースもあるので、そこは改善点かなと思います。あとは書類が差し戻しされた場合に、回覧設定をそのまま活用して、ファイルだけを修正したものと差し替えることができるようになることが希望です。

――Shachihata Cloud導入から5カ月ほど経って、業務効率化に繋がっている感覚はありますか。

中山様
はい。何より書類が行方不明にならないですし、経路のどこで稟議が止まっているかもすぐに分かるようになりました。押印する人が不在の場合は閲覧に回して、後から押してくださいというやり方ができるのでスピード感は格段に上がりました。感覚的には１つのフローが終わるまでの時間が、導入以前の１/５程度に短縮できていると思います。

取材協力：

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