10/1から郵便料金値上げ。値上げ早見表と事業者に必須の対策まとめ

2024年6月。日本郵便株式会社から郵便料金改定のプレスリリースが発行されました。郵便料金の改定はいつからなのか、料金改定の値上がり幅、料金改定の背景、料金改定に伴って企業が抱える問題と解決策をご紹介していきます。

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郵便料金値上げの概要

郵便料金値上げの時期と理由

2024年10月1日から郵便料金が値上げされます。
今回値上げに踏み切った背景として、

• チャットやメールなど、コミュニケーションのデジタル化による郵便物の減少
• 人件費や運送費用等の上昇によるコスト増加

が原因とのことです。
この背景を考えると、郵便料金の値上げは１次的なものではなく、今後も適宜行われていくと考えられます。

値上げ後の料金体系

さて、値上げといわれて気になるのは、「どれくらい上がるのか」という点ではないでしょうか。今回の値上げでは最大で35％ほど値上げされています。請求書等でよく使われる定形郵便では25g以下で84円から110円、25g超50g以下で94円から110円に値上がりしています。

また、契約書の送付で使われるレターパックライトやレターパックプラスも値上がりしています。
レターパックライトは370円→430円、レターパックプラスは520円→600円と60円～80円ほど値上がりしています。

事業者が直面する問題点

2024年10月の郵便料金値上げされることで、どのような問題点があるのでしょうか。

郵便コストの増加

問題点として、郵便コストの増加につきるのではないでしょうか。
普段郵送されない場合、そこまで大きな問題に感じられないかもしれませんが、13～35％程度の郵送費の増加は考えられます。
請求書や発注書、契約書を郵送でやり取りしている場合、20％～30％程度のコスト増加が考えられます。

例えば、ひと月で800通ほど請求書や発注書をやり取りし、定形外郵便100gまでで送付していた場合、2024年10月までは…

800通 × 140円 = 112,000円/月

となります。これが新料金に変更されると、

800通 × 180円 = 144,000円/月

となり、ひと月あたり32,000円のコスト増加につながります。

これが1年となると、

32,000円 × 12カ月 = 384,000円

のコスト増になり、無視できない金額になるのではないでしょうか。

郵便料金値上げ対策

避けては通れない郵便料金の値上げ…
対策法として、今まで100gで送っていたものを50g以下まで内容物を減らして、郵送物のサイズを下げることで、料金を下げることもできます。しかし、下げられるサイズには限界もあり、郵便料金が今後も上がり続ける可能性を考えると本質的ではないでしょう。

電子化による郵送コストの削減

では、どのようにすれば郵便料金の値上げに関わらず本質的な改善ができるのでしょうか。今回郵便料金値上げの原因にもなっていますが、チャットやメールを使用して発注書や請求書をデジタル化して送信するしかないでしょう。

デジタル化することで、郵送費の削減だけでなく、印刷代の削減や、封書作業の工数削減など、様々なコスト削減につながります。

クラウド請求書システムの導入

デジタル化といえば、クラウドシステムの導入ではないでしょうか。
システムによって、請求書、発注書、見積書などできることが異なります。自社にあったシステムを導入することが大切です。
いずれのシステムを導入するとしても、多くのシステムが請求書や発注書などをシステムに合わせて作り直さなければならず、導入時にかかる手間は少なくありません。

帳票作成時に躓いてしまう方も多いため、いかに労力をかけずに導入できるシステムなのか、という視点も必要です。

電子契約システムの導入

請求書や発注書と同様に、契約書を電子化することもコスト削減につながります。
紙の契約書では、印刷代、印紙代、往復郵送代がかかってしまいますが、電子契約に切り替えることで、印刷代、印紙代、往復郵送代を抑えることができます。

導入するシステム費用とひと月に何件契約するかの費用対効果を考えて導入することをお勧めします。

クラウドシステム導入事例

営業部だけで数千万円単位のコスト削減！ワークフローを変えずに導入できる点が決め手に

最初にご紹介するのは、ニデック株式会社様。

複数の営業拠点で紙のやり取りを行っていたり、1回押印回覧するのに3回印刷することもあり、印紙代や印刷代、郵送費、工数がかかっていました。

既存のワークフローやフォーマットを一切変更することなく導入できるシステムを導入し、契約書や見積書などを電子化することで、郵送費だけでなく、印紙代や削減できた工数等で数千万単位のコスト削減効果を感じられたようです。

導入に際しても、既存帳票の利用や簡単な操作性もあり、スムーズに進んだとのことです。

経費精算システムをはじめ、社内決裁文書や外部と交わした電子契約書の保存など、幅広く活用

次にご紹介するのは、鹿島エンジニアリング株式会社様。

クラウドシステムの導入により、出張先から関係書類を郵送することがなくなり、処理も早くなり郵送代もかからなくなったとのことです。

また、紙の時代に使っていた帳票をそのまま使ええるため、紙と同じ感覚で使用でき、社員の皆さんは「馴染みやすさ」を感じていたようです。

おすすめのシステム紹介

ご紹介した導入事例は、シヤチハタ株式会社が提供する「Shachihata Cloud」です。
Shachihata Cloudでは「ビジネス・プロセス・そのまんま」を掲げていますので、今お使いのワークフローや帳票類をそのまま電子化することができます。

そのまま電子化することで新たに帳票を作る工数もかからず、自由度の高いワークフロー設計により、今のワークフローを変更することなく、導入することができます。
ワークフロー内で取引先様のメールアドレスを指定すれば、直接メールをお送りすることができ、郵送費の削減につながります。他にも最大500MB×10ファイルの送信が行える「ファイルメール便」もご用意しています。

その他にも、多数の請求書や発注書の発送に役立つ「一括配信」や「一括捺印」「一括承認」など、業務の効率化につながる機能を提供しています。

請求書や契約書などを電子化するとついて回る問題が電子帳簿保存法ですが、「Shachihata Cloud」は、JIIMA認証を受けており、電子帳簿保存法に対応した長期保存キャビネットをご用意しております。

その他にも、電子契約でお使いいただけるタイムスタンプや電子署名、社内コミュニケーションの促進にチャット機能やアンケート機能など、オフィスDXにつながる機能を多数ご用意しております。

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