株式会社キャッチネットワーク

情報サービス業

100～499人

Shachihata Cloud

安心のセキュリティでクラウドを利用したい

膨大な紙書類のファイリング・管理

電子契約で印刷・郵送費を削減し効率化したい

電子帳簿保存法への対応を進めたい

「Shachihata Cloud」とスムーズに連携し、わずか3ヶ月で改正電帳法対応完了
【キャッチネットワーク株式会社導入事例：後編】

「Shachihata Cloud」とスムーズに連携し、わずか3ヶ月で改正電帳法対応完了

愛知県西三河エリアで18万世帯と繋がる地域密着のケーブルテレビ局・株式会社キャッチネットワーク。地域の情報化、街の活性化といった地域社会への貢献を目的に1991年に設立され、地元では「キャッチ」の愛称で親しまれています。もともと「Shachihata Cloud」はご利用いただいており、その様子や効果などについて前編の記事にて語っていただいていましたが、その後、改正電子帳簿保存法対応のオプションも追加で導入いただけることになったのです。今回、社内DX課の課長である神谷智弘氏に、有料オプションを導入いただいた経緯や導入の際に工夫されたこと、今後電帳法対応を考えている企業のヒントになるようなポイントについてお聞かせいただきました。

従来の基幹システムでは改正電帳法に対応できない部分があった

今回、「Shachihata Cloud」の改正電帳法対応向け有料オプションをご導入いただきましたが、従来のシステム改修では対応できなかったのでしょうか。

改正電帳法に対応する上で、情報を改ざんできないようにする必要がありますが、従来の基幹システムを改修して対応するには、相当の開発コストがかかるのではとの懸念がありました。そこで「基幹システムのパッケージが提供しているオプションソフトを付加すれば対応できるかも知れない」という話が持ち上がりました。そして、その機能を試験的に試みたのですが、意図したような動作結果が得られないことが判明し、基幹システムでの改修は断念せざるを得ない結果となりました。そこで、基幹システムで作成された取引書類の電子データについては、すでに「Shachihata Cloud」で電子押印処理を行っておりましたので、「Shachihata Cloud」で改正電帳法対応ができないかということを模索することになりました。

余分な作業やコストを増やしたくないという判断から「Shachihata Cloud」の改正電帳法対応オプションを導入

「Shachihata Cloud」以外の改正電帳法対応システムもご検討されたのでしょうか。

より良いサービスを導入するため、もちろん他のシステムも検討していました。

一番避けたかったことは、改正電帳法対応のためだけに異なるシステムを使うことになることで、余分な作業や追加のコストがかかってしまうことでした。

いくつかの電子契約システムを調査しましたが、そのほとんどは、一通あたり100円、200円の単位でコストがかかることがわかり、弊社の取り扱い枚数のことを鑑みると、膨大なコストがかかってしまうことがわかりました。

「Shachihata Cloud」の有料オプションは、さほどのコストがかかることもなく、また、ユーザーの操作の負荷もほとんど増やさずに対応が可能であることにより導入を決めました。

具体的には、クラウドシステムであり、PCやスマホさえあれば、どの場にいても利用できること。現場のユーザーでも、直感的に操作できること。電子契約において、社外の相手先の操作がWebベースで、ライセンスが不要であり、印影も使用可能であることなどです。また、改正電帳法対応で必要になるインデックス情報の入力が簡単なことも魅力的でした。

セキュリティ上の懸念についても、シングルサインオンを採用できることと、IPアドレスの制限ができること、JIIMA認証を満たしていることという弊社が求める要件を満たしていたので、安心でした。

「テンプレート」機能を使い、AI-OCRを使わずとも、日付、取引先、取引金額を収集できるように工夫した

──「Shachihata Cloud」の改正電帳法対応オプションを導入するにあたって工夫されたことはありましたか。

改正電帳法においては、電子取引した請求書などの書類について、日付、取引先、取引金額の3項目で検索できるようにしなければならない、という要件がありますよね。弊社はAI-OCRを導入していないこともあり、そこには工夫が必要でした。

そこで「Shachihata Cloud」の機能でそれらの情報を集められないかと考えたところ、「テンプレート」機能を使い、ユーザーに入力してもらうことで、それらの情報をワークフローの中で自然とインデックス化できることがわかりました。

ユーザーとも相談しながら、結局3ヶ月程度で全社に導入できました。

──改正電帳法対応オプションの利用を普及させるにあたって、工夫されたことはありましたか

「Shachihata Cloud」を導入した際に、請求書を作ったら必ず「Shachihata Cloud」のワークフローで電子承認しないといけないルールを作っていたので、そこは苦労しませんでした。ワークフローを追っていけば、改正電帳法の要件が自然に満たせるようになっていましたので、ユーザーは追加のオペレーションを意識する必要がありません。社内から、不満の声は上がってきていないので、スムーズに使用できているのかなと思っています。また、2023年度内には、社外との取引を「Shachihata Cloud」を使用した電子契約で実施できるよう推進しているところです。

これから改正電帳法対応する企業へのアドバイス

──これから改正電帳法対応を考えている企業の方々へアドバイスをお願いします。

まずは既存のワークフローを整理し、ユーザーの実業務に影響をなるべく与えないような運用方法を考えながら推進することが重要かと思います。紙からデジタルに移行する過程で、ユーザーにとっては面倒に感じることも当然あります。そこを納得してもらえるよう、きちんとユーザーに説明する機会を設け、最後までサポートしてあげる体制を作ることも重要ですね。

導入企業インタビュー！電子帳簿保存法を賢く運用するコツ　セミナー

──神谷様にはセミナーにご参加して頂きました。

「電子帳簿保存法に関して理解はできたけれども、実運用に落とし込めていない」
「運用整備がうまくいかず、現場が混乱してしまっている」
「文書の保存をどう運用したらいいのか困っている」

そんな企業様に向けて Shachihata Cloudを活用して上手に電子帳簿保存法対応を運用されているキャッチネットワーク株式会社に導入の経緯や導入後の効果について解説して頂きました。