株式会社キャッチネットワーク

情報サービス業

100～499人

Shachihata Cloud

安心のセキュリティでクラウドを利用したい

膨大な紙書類のファイリング・管理

電子契約で印刷・郵送費を削減し効率化したい

電子帳簿保存法への対応を進めたい

8,000枚に及ぶ紙の見積書や請求書などの社印押印作業を『Shachihata Cloud』導入により電子決裁化。大幅なリードタイム短縮を実現。【キャッチネットワーク株式会社導入事例：前編】

年間8,000枚に及ぶ紙書類への押印を電子印鑑にチェンジ！
リードタイム短縮を実現

西三河エリアで18万世帯と繋がる地域密着のケーブルテレビ局・株式会社キャッチネットワーク。
地域の情報化、街の活性化といった地域社会への貢献を目的に1991年に設立され、地元住民からは「キャッチさん」の愛称で親しまれています。
テレビ以外にも学童野球や少年サッカーを主宰したり、高校野球の生中継をしたり、ローカルテレビ局であることを存分に発揮して様々な情報を届けています。
また電気通信事業を通して地域インフラの整備にも尽力。
全社員が日々「地域住民のためになるのか？」と自問自答し、仕事に励んでいるそうです。そんなキャッチさんは、さらに地域に尽くすために社内でDX化に取り組んでいます。
改善するべき課題の一つに紙ベースでの見積書・請求書などの押印作業の運用がありました。

解決のために導入したツールが電子決裁可能な「Shachihata Cloud」。
今回は社内DX課の課長である神谷智弘氏に導入するまでの経緯や、抱えていた課題、導入後の変化などについてお話を伺いました。

導入のきっかけ

押印した紙書類は1年間で8,000枚、リードタイムに課題

昨年１年間にキャッチネットワーク全社で押印した見積書・請求書などの紙の書類は約8,000枚。書類への押印には数日かかるのが当たり前でした。
紙ベースでの押印作業の運用は様々な弊害をもたらしていたそうです。
「各部門から届いた書類は押印を担当する人事総務部のロッカーで保存するのですが、量が多いため常に書類紛失リスクにさらされていました」と神谷氏は語ってくれました。
紛失リスクだけでなく、押印作業のために毎回複数の部屋移動があるため、どこまで書類が回ったかを把握することに苦労があったそう。
「書類完成まで最長1か月ぐらいかかってしまうこともあり、スピード感に欠けていました」と神谷氏は当時抱えていた課題を改めて振り返りました。
押印までのリードタイムが長いことは、地域のお客様にご迷惑をかけることにもなりかねない状況だったのです。
昨年１年間にキャッチネットワーク全社で押印した見積書・請求書などの紙の書類は約8,000枚。
書類への押印には数日かかるのが当たり前でした。
紙ベースでの押印作業の運用は様々な弊害をもたらしていたそうです。

「社内の基幹システム開発と抱き合わせ」でスムーズにShachihata Cloudを導入

DX化に取り組んでいたキャッチネットワークでは、社内の基幹システムの再構築を進めていました。
そのような中でリードタイムなどに課題を抱えていた紙書類の押印作業も例外ではありません。
ただし、社外のサービスを単体で導入するとなると、社員からITツールに対するアレルギー反応が出る懸念もありました。
そのため、社内の基幹システムの開発と抱き合わせて、請求書システムの一部としてShachihata Cloudの導入を決めたそうです。

「新しいITツールを使う機会を半ば強制的に狭い範囲で導入していくのがポイントでした。
社員に少しずつ慣れてもらうのです。
社内で請求書システムとして認知されたら、見積書にも展開していきました」と神谷氏は工夫した点について教えてくれました。
この導入方法が功を奏し、Shachihata Cloudをスムーズに社内に取り入れることが実現できたのです。

ビジネスプロセス変更不要、どこでも押印可能な点が魅力

探していたITツールは電子押印できる仕組みに加えて、契約もできるというものでした。
Shachihata Cloudはそれを満たしている上にビジネスプロセスの変更が不要だった点も魅力だったそうです。
「Excel・Wordで作っていた書類をPDFに変換して気軽に押印できる機能に加えて、クラウドシステムであり、PCやスマホさえあれば、どの場にいても申請・承認可能ということも決め手でした」と神谷氏。
さらに、お客様用の書類だけでなく、上長の承認が必要な社内管理向け文書も一元管理できることと、電子帳簿保存法に対応していることも導入を後押ししたそうです。

導入後の変化

「リードタイムは最短120分に改善」社員のストレスも軽減

これまでは、管理職が出社しないと押印できなかったものが、Shachihata Cloudの導入により場所を問わずどこでも対応可能になりました。
提出した見積書・請求書がどこで滞留しているのか進捗状況が分かるようにもなり、社員のストレスも随分と減ったそうです。
以前は数日かかっていたリードタイムを現在は最短で120分にすることを実現。
セキュリティに関しても接続IP制限とSAML認証があるので安心してクラウド保存できています。

Shachihata Cloudのメリットとして神谷氏は「社内のペーパーレス化を促進し、書類紛失リスクが減ったことと、いつでもどこでも承認ができることで、意思決定が迅速になったこと」などを挙げました。
逆にデメリットとしては「当たり前ですが、維持管理コストがかかることに加えて、運用の切り替えに対して、慣れるまでに困惑があることですね」と教えてくれました。
書類を机の上に並べて決裁をしたいという人からすると、IT化によるストレスはあったかもしれません。
ただし、Shachihata CloudのようなITツールの導入は時代の流れもあり、社員からの理解は得られているようです。

今後の展望

「全書類の電子押印実現後は電子契約システム運用を促進したい」

現在は押印が必要な8,000枚の書類のうち半分の4,000枚にあたる請求書、見積書から順次電子押印に切り替えを進めています。
これから１年かけて全部切り替えるそうです。
そして次に電子契約システムの運用を進めていくことを計画しています。
Shachihata Cloud導入が、キャッチネットワークのさらなるDX化に寄与しているようです。

取材協力：

株式会社キャッチネットワーク

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