株式会社ヤシマナダ

製造業

10～99人

Shachihata Cloud

膨大な紙書類のファイリング・管理

電子帳簿保存法への対応を進めたい

電子決裁でも運用や文書フォーマットを変えずに文書に捺印したい

印鑑がどうしても欠かせない正式な書類については『Shachihata Cloud』を活用中。シンプルで使いやすい『Shachihata Cloud』は、紙文化からの大幅転換もスムーズに。

印鑑が欠かせない“正式”な書類に活用。シンプルで使いやすいため導入もスムーズに。

株式会社ヤシマナダは、大径角形鋼管「コラム」を“切断して販売する”という事業を、昭和55年に全国で初めてスタートさせた会社です。
現代建築に欠かすことができない低コスト・高機能な鋼材であるコラムを専門的に扱うため、工場を増やすなどして事業は拡大しています。

電子決裁サービスの導入は、新型コロナ拡大による在宅勤務に対応が必要だったからです。
最初は別のサービスを導入してみたものの、印鑑がどうしても欠かせない書類があるため、『Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）』の追加導入となりました（『Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）』は電子決裁でもはんこが映ります）。
それまでの紙文化からの転換も、シンプルで使いやすい『Shachihata Cloud』の利用によりスムーズに進みました。

今回は、株式会社ヤシマナダ管理部の向井氏に、『Shachihata Cloud』導入のきっかけや導入後の変化、今後の展望などを伺いました。

『Shachihata Cloud』導入の動機や選定理由

新型コロナ拡大による在宅勤務への対応で、紙文化からの大幅転換が必要に

株式会社ヤシマナダは、以前は“紙文化”だったそうです。

「約2年前まで当社は完全な紙文化でした。
勤怠管理や社内決裁などもすべて紙の書類で処理されており、長年根付いた文化をすぐに変えるのは困難なため、社内業務の電子化は今後の課題と考えていました」（向井氏）

そんな株式会社ヤシマナダが電子決裁サービスを導入したのは、新型コロナウイルスの拡大がきっかけでした。

「新型コロナの拡大で、在宅勤務がどうしても必要になったんですね。そのため、“脱はんこ”をせざるを得なくなりました」（向井氏）

印鑑が欠かせない書類があったため『Shachihata Cloud』を追加で導入

株式会社ヤシマナダでは、最初は別の電子決裁サービスを導入していました。

「最初に導入した別の電子決裁サービスは、承認履歴は残りますが、印鑑という目に見えるものがありません。
社内の決裁文書などはそれで問題ないものの、印鑑がないとやはりどうしても不都合なこともありました」（向井氏）

不都合なこととは、たとえば“超正式”な書類などについてのことです。

「親会社・グループ会社に提出する報告書などの正式な書類については、証跡として印鑑が欠かせません。やはり印鑑が押してあるというだけで、安心感もありますし。
たとえば、提出した報告書が社内決裁を通ったものかどうかは、印鑑が押してなければ報告書を見ただけではわかりません。
その点、社長の印鑑が押してあれば、その報告書が社内決裁を経たことがパッとひと目でわかります」（向井氏）

そこで、株式会社ヤシマナダでは『Shachihata Cloud』を追加導入することになりました。

「2020年に、『Shachihata Cloud』の前身のサービスとなる『パソコン決裁クラウド』を、システム系に詳しいグループ会社に相談して導入しました。
今年になり、『パソコン決裁クラウド』のライセンスが切れるため、後継の『Shachihata Cloud』に切り替えたというわけです。
現在では、印鑑が必要な正式な書類は『Shachihata Cloud』、社内決裁など簡易的に済ませられるものは別サービスと、両者を使い分けています。
今回のシステム導入を経験し、はんこ文化が根強く残る日本では、『印鑑がないとダメなものはダメ』と改めて実感しています」（向井氏）

『Shachihata Cloud』導入後の変化

紙文化からの転換はスムーズに

それまでの紙文化から電子決裁への大幅な転換は、意外にもスムーズに進んだそうです。

「電子決裁サービスを使い始めて最初のうちは、社内で多少の不平・不満もありました。しかし、実際に使ってみると、

・書類を印刷しなくて良い
・「はんこください」と承認者をまわらなくて良い
・大阪・岡山・三重・九州の複数の拠点間での決裁でも、郵送などの手間がかからない

など、電子決裁サービスの便利さを社員も実感してくれているようです。
使い始めて1年が経つ現在では、電子決裁サービスは当たり前のように社内で定着しています。
『今さら以前の紙文化には戻れないよね』と皆が感じているのではないでしょうか」（向井氏）

決裁にかかる時間は感覚的には10分の1に

決裁にかかる時間は、感覚的には以前と比べて「10分の1くらい」になったそうです。

「在宅勤務がメインの現在、承認者の出勤は1週間に1日です。
したがって、承認者の机に置かれた申請書類は、最大1週間のあいだ滞留することになります。
そのように1週間かかっていた承認が、電子決裁サービスを利用すれば1日で終わりますので、「10分の1」が言い過ぎでも「7分の1」にはなっていますね。
また、経費精算などは月末までの決裁が必要です。
以前は発生していた、承認者不在のため月内での経費計上ができないなどということも、電子決裁サービス導入以後はなくなったのも良かったです」（向井氏）

シンプルで使いやすいため教える手間も少ない

一般に、電子システム導入に際しては、社員の方に使い方を教える労力がかかるものです。
しかし、『Shachihata Cloud』はシンプルで使いやすいため、使い方を教える手間はさほどかかりませんでした。

「今回は新型コロナ拡大で、管理部もそれ以外の部署も、社員が皆在宅勤務をしています。
そのため、使い方がわからない人のデスクへ管理部の人間が直接出向き、実際に操作をしてみせることができません。
そこで、使い方を詳細かつわかりやすく説明し、『よくある質問』も付けたマニュアルを入念に作成しました。
そのマニュアルを社内で配布してからは、使い方の問い合わせはまったくなくなりましたね。
しかし、何より『Shachihata Cloud』は直感的な操作ができるよう、シンプルで使いやすくできています。
印鑑を押して次の承認者へまわすだけですから、使う側がそこまで悩む余地がないということも、導入に手間がかからなかった理由として大きいと思います」（向井氏）

ペーパーレスになって書類の保管や閲覧が容易に

『Shachihata Cloud』を導入してペーパーレスになったため、書類の保管や閲覧が容易になったことも管理部にとっては大きいそうです。

「ペーパーレスになったことで、書類の保管は法的に紙保存が必要なものを除き、PDFでできるようになりました。
そのため、保管する紙の量は、以前と比べて半分以下になりました。
また、PDFで保管している書類はすべて、クラウド上で閲覧できます。
そのため、以前のように保存書類の閲覧だけのためにわざわざ出勤する、などということがなくなったのも、管理部の人間としてはありがたいですね」（向井氏）

今後の展望

電子帳簿保存法対応のオプションはぜひ利用したい

今後の展望として、『Shachihata Cloud』で新しくリリースされる電子帳簿保存法対応のオプションはぜひ利用してみたいとのことです。

「現行の『Shachihata Cloud』では、電子帳簿保存法の保存要件に対応させるため文書ファイルの変換が必要で、それがちょっと面倒くさいところがありました。
しかし、電子帳簿保存法対応のオプションが今後リリースされるそうなので、それはぜひ利用したいと思っているところです。
河野太郎元規制改革担当大臣は「脱はんこ」を推進していましたが、一定のはんこ文化は残るのではないでしょうか。
電子決裁ではんこを活用できる『Shachihata Cloud』を、ぜひ使い続けたいと思っています」（向井氏）

『Shachihata Cloud』の利用により、はんこが必要な局面についても、紙文化から電子決裁への大幅転換を実現した株式会社ヤシマナダ。電子上でのはんこの利用は、まだまだ進化していくかもしれません。