電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例冨士自動車株式会社

CASE STUDY

冨士自動車株式会社

サービス業

100～499人

Shachihata Cloud経費精算を導入　カスタマイズの柔軟性と使いやすさに魅力を感じる

東京都墨田区に本社を構える冨士自動車は、個人・法人向けにタクシー、ハイヤー、観光バス等のサービスを展開する老舗企業です。創業100周年を迎えた2023年秋に、Shachihata Cloud経費精算を導入。もともとは他社の経費精算システムを使用していましたが、Shachihata Cloudの使い勝手の良さやコスト面の優位性を高く評価いただき、バックヤード部門を中心とした約40名の従業員の方々が日常業務に活用されています。今回は経理部課長の西村弘恵様と専務取締役の橋本章様に、Shachihata Cloud導入の経緯や実際に使ってみた感想などをお聞きしました。

導入前の
課題

・他社システムを利用して経費清算を行っていたが、少人数での利用にはマッチしない機能が多く、作業負担が大きかった
導入の
決め手

・自由度の高いワークフローが少人数での利用にマッチした

・確認したい項目だけを帳票に反映できる
導入後の
効果

・システム利用料50%削減が実現可能

・カスタマイズした帳票で承認にかかる工数を大幅に削減

他社システムから使い勝手の良いShachihata Cloud経費精算に変更

――現在、プレミアムプランに加入されて経費精算の業務を中心にShachihata Cloudをご活用されていますが、導入された経緯を教えてください。

西村様
もともと大手企業が提供する経費精算システムを採用していて、稟議書などの文書回覧にもそのシステムを使用するつもりでしたが、使い勝手が今一つでした。そこでShachihata Cloudを試してみたところ、非常に使いやすかったので経費精算もShachihata Cloudで行うようにしたのです。それまで使っていたシステムは採用から1年しか経っていなかったため変更のハードルは高かったのですが、それでも会社にとって乗り換えのメリットがあると感じ、会社に強くお願いする形で導入に至りました。

――そこまで気に入っていただけた理由は何でしょうか。

西村様
弊社の従業員は年齢層が高めで、デジタルツールが苦手な者も多いのですが、紙の書類に近い感覚で使えるのが良かったですね。また、以前のシステムは目的達成のための工数が多く、融通が利かない部分がありました。大企業であれば使いやすいかもしれませんが、われわれは少人数で業務に携わっているので、ワークフローが厳格に決められ過ぎていると困ることも多々あります。たとえば、システムによって自動的に入力された金額を修正しなければならない場合など、非常に手間がかかっていました。その点、ワークフローや書類の様式などを柔軟にカスタマイズできるShachihata Cloudは、弊社にとても合っていたと思います。

また、料金が既存システムの半額程度である点も魅力でした。今後、コストの差は大きく出てくると思います。

橋本様
書類をチェックする際も、以前は確認する項目をシステム上で探さないといけなかったために、何回もクリックしてページを遷移しなければいけなかったのですが、Shachihata Cloudの場合は確認したい項目だけを帳票に出力し、紙と同じ感覚で一覧チェックができるので、承認者にとって確認作業が非常に楽になりました。

※帳票イメージ画像

――日常業務では、具体的にどのような使い方をされていますか。

西村様
経費精算の場合は、ドライバーや営業担当者など個々の従業員が立て替えた経費を各営業所でいったん現金精算し、その記録を経理担当者からShachihata Cloudに載せてもらっています。それを本社にいるわれわれが確認した後、営業所に支払いをする形にしています。

――稟議書などの回覧にも既に使用されているのでしょうか。

橋本様
今は稟議の件数がまだそこまで多いわけではなく、請求書なども紙の書類が大部分になりますが、電子データで送られてきた請求書などはShachihata Cloudで回覧しているので、管理しやすくなっています。

――電子帳簿保存法対応にも使用されているのでしょうか。

西村様
はい、経費精算の際、領収書を回覧に添付するのですが、決裁完了後にそのまま長期保存キャビネットのフォルダに自動保存される仕組みになっています。

――特に便利だと感じる機能はありますか。

西村様
視覚的に分かりやすく、紙の書類と同じ感覚で使えるという部分に加え、長期保存キャビネットに自動保存された書類が、検索によってすぐに探せるところも良いと思います。たとえば取引先の名称や件名など、１ワード入力で探している請求書や領収書が見つけられるので非常に便利ですね。また、回覧状況が一目でわかるので、「あの書類どこで止まってる？」「あの書類どこへ行った？」といったことがなくなったのもよかったです。

――経費精算システムの導入を検討している他の企業様にメッセージをお願いします。

会社や部署の状況に合ったシステム選択が重要

西村様
システムを選ぶ際にはネット検索で探したり、CMで見たことのある企業を候補に挙げたりすると思いますが、企業や部署の規模、使用目的などによって使い勝手は全く違ってきます。やはり、実際にいろいろと見て、使ってみた上で判断されるのが良いと思います。

橋本様
弊社のように少人数の場合は特に、Shachihata Cloudは使いやすいですね。本来は社内回覧ルールをもう少ししっかり決めたほうが良いのですが、すぐに着手できないこともあるでしょうから、自社の状況に合わせたカスタマイズの自由度が高いのも良いところです。

――今後、用途を広げていく予定はあるのでしょうか。

西村様
今のところ8割がた経理用ツールとして活用していますが、たとえば社内会議室の予約や全社的な予定表の共有といったグループウエア機能もShachihata Cloudを契約していると無料で使えるので、いろいろと活用できたら良いなと思っています。もっと使いこなさないと勿体ないので、社内の体制が整備でき次第、活用する領域を広げていきたいです。

取材協力：

冨士自動車株式会社

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