土岐商工会議所

官公庁・公共団体

10～99人

社内回覧・決裁のタイムロス解消

Shachihata Cloud勤怠管理の導入で決裁のリードタイム大幅短縮と残業削減を実現

Shachihata Cloud勤怠管理の導入で決裁のリードタイム大幅短縮と残業削減を実現―土岐商工会議所

土岐商工会議所は、岐阜県・土岐市内を管轄地域として、約1700事業所の会員に対して「経営・融資・補助金・税務・労務」などの相談・指導や、「福利厚生・共済・保険」制度の取扱など、さまざまな支援を行っています。そんな同会議所が、業務効率化を目指してShachihata Cloudのワークフローシステムを導入したのは令和5年4月のこと。その1年後には勤怠管理システムも採用しました。実際の運用状況とその効果はどうだったのか、総務課兼業務課課長の鈴村様にお話を伺いました。

シヤチハタの信頼感と使い勝手の良さで導入を決定

――Shachihata Cloudを導入するまでに抱えていた課題を教えてください。

鈴村様
われわれは中小企業の支援機関でありながらデジタル化が進んでおらず、決裁は紙ベースで行っていたため、出張などで誰かが不在の場合はそこで回覧が止まってしまうという問題がありました。勤怠管理も同じく紙の出勤簿に押印するやり方だったため、労働関係の時間の管理も難しく、全体的に生産性が低い状態でした。

――紙の時代は決裁が完了するまでどれくらいリードタイムが掛かっていたのでしょうか。

鈴村様
大体2、3日ぐらい掛かっていたのではないかと思いますが、 Shachihata Cloudを入れたことで、どこまで決裁が済んだかすぐ見えるようになり、1日以上はリードタイムが早まったと思います。

――勤怠管理についてはいかがですか。

鈴村様
以前は出勤簿に押印する程度だったのですが、やはり時間管理もちゃんとしなければいけないという話になりました。会議などがあるときなど、以前は事前に口頭などで申請して残業していましたが、現在はShachihata Cloudを使って残業や有給休暇の申請も全てシステム上でやっているため、時間管理が正確にできるようになっています。

勤怠管理の導入により労働時間に対する認識が高まり、以前はダラダラと2～3割ほどの職員が定時後残って仕事をしているのが見受けられましたが、現在は職員の意識も高まり、基本的には定時にほぼ全員が退勤できるようになりました。

※Shachihata Cloud勤怠管理打刻画面イメージ画像

――数あるシステムの中からShachihata Cloudを選んでいただいた理由は何でしょうか。

鈴村様
まずは電子決裁を導入するにあたって、さまざまなサービスを調べたところ、シヤチハタさんは誰でも知っている会社で信頼感がありましたし、われわれとお付き合いのある専門家の先生からも、シヤチハタさんのサービスがリーズナブルで導入しやすいとの助言がありました。最低価格110円からスタートでき、利用したい機能があればオプションで追加できますし、コースもいろいろとあって利便性が高い。また、他の商工会議所で導入実績があったことも理由です。

勤怠管理の方も、Shachihata Cloudの場合はワークフローシステムと連動していて、申請書などがそのまま回覧で流せる点が魅力でした。例えば残業申請の際には、回覧のチェックボックスを押せば自動的に勤怠回覧の方に流れますし、備えてある機能の使い勝手が非常に良いと思っています。

組織内のプラットフォームとして掲示板を積極活用

――Shachihata Cloudを導入するにあたって何か苦労はありましたか。

鈴村様
導入前の苦労は特段なかったですが、やはり新しいシステムなので導入後に職員が手順を覚えたりどう運用するかのルール作りを整備したりするのが大変だったということはあります。われわれは特殊な法人であるため、勤務体系や有給休暇の付け方などが一般企業と異なっている部分があります。そこで、シヤチハタさんにご紹介いただいた社労士の先生とご相談して、さまざまな設定を行っていきました。

――運用面で工夫している点はありますか。

鈴村様
マニュアルを作った後は、Shachihata Cloudの掲示板に掲載した上で見ておくよう職員に告知していました。掲示板は例えば何か事業をやった際の情報共有や意見交換にも活用しています。掲示板にURLを入れたりリンクを貼ったりもできるので、利用しやすいです。回覧機能については、回覧順序のテンプレートがあらかじめ作成できるため、何パターンか作成し、臨機応変な対応ができるようにしています。また、回覧後のデータは専用フォルダに「日付・題名」をつけて保存し、後ですぐに確認できるようにしています。

※掲示板機能イメージ画像

――掲示板を組織内のプラットフォームとして活用していただいているのですね。シヤチハタクラウドで捺印している帳票は具体的に何ですか？

鈴村様
現状では「起案書」と「復命書（報告書）」の２つがメインで、シヤチハタクラウドで電子決裁・回覧を行っており、メールで届いた文書などを回覧する際にも活用しています。また、勤怠管理システムと連携して、システム上で作成した「不就業申請書」や「残業申請書」の回覧にも使用しています。

――特に便利だと感じている機能はありますか。

鈴村様
帳票として申請書が自動的に作成される点は、とても便利だと感じています。ワードやエクセルをそのままアップロードすると、回覧時に自動的にPDFにできるので、様式や書式を気にしなくて良いので楽ですね。回覧時に文字なども追加できるので、修正箇所があった場合には、赤字にするなどして分かりやすくできます。
あとはスマホアプリもあるので、長期出張の場合も外出先で回覧や押印できて、そこでもリードタイムの短縮が図れています。

会計業務もいずれは電子化したい

――Shachihata Cloudの導入後、お客様との関係性に変化はありましたか。

鈴村様
他の商工会議所さんの担当者とお話しする機会があった時に、われわれのやり方を説明したり、こちらが学ばせていただいたりしているので、情報交換の題材が出来た感じです。以前のわれわれと同じような悩みを抱えていらっしゃるお客様もいると思うので、Shachihata Cloudをご紹介できるかなと思っています。

――今後の展望について教えてください。

鈴村様
現状、会計の決裁についてはまだ紙ベースで、専用ソフトで作成した書類を紙で打ち出して請求書等の添付書類をつけるようにしていますが、少しずつ電子決裁に移行して効率化していきたいと思っています。費用対効果を見ながらにはなりますが、そちらでもShachihata Cloudを活用していけるのではないかと考えています。

取材協力：

土岐商工会議所

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