東海商工会議所

導入サービス

Shachihata Cloud

業種

経済団体

規模

1～49名

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機能

効果・特徴

商工会議所専用システム「TOAS」からスムーズに申請業務を。グループウェア一体型ワークフローで、ペーパーレス化と業務効率化を同時実現

公開日｜2025.11.13

東海商工会議所は、中小企業の経営支援と地域振興を主な事業とし、地域経済の発展に貢献されています。大量のファイリングされた書類と複数システムへの二重入力に悩まされる中、「企業のIT化を支援する立場でありながら、自分たち自身がIT化できていない」というジレンマを抱えていました。昨年8月、基幹システムTOASからスムーズに申請でき、ワークフロー・グループウェア・勤怠管理が一つにまとまったShachihata Cloudを導入。承認スピードは数週間から1日に短縮し、重複入力も解消。完全ペーパーレス化に向けた取り組みを進めています。

Index

大量の書類と複数システムへの二重入力

TOAS活用とオールインワン設計

承認スピード向上とシステム統合による業務効率化

全稟議のデジタル化と完全ペーパーレス化へ

商工会議所に最適なオールインワンシステム

大量の書類と複数システムへの二重入力

導入前の書類管理について教えてください。

大量のファイルがあり、年間50冊から60冊ほど発生しています。会議資料や研修資料など1件1件が膨大で、1冊あたり少なくとも50枚、お祭り関係では何百枚にもなります。それに加えて経理伝票もありますから、1年だと相当な量になります。常に保管場所が足りないため、古い書類を廃棄して新しいものを入れるということを繰り返していました。保存年限が来たら中身を確認せずに処分する状態で、それでも書類は溢れていました。前年度や前々年度の資料を確認する業務が多く頻繁に書類を探していましたが、担当者が変わると所在が分からなくなることもありました。ファイリングルールが担当者レベルで異なっていたため、探し出せないこともありました。

印刷や郵送にかかるコストはどの程度でしたか。

ほとんど全ての資料を印刷していました。最近は郵送を減らしてメールで送ることも増えましたが、当時は特に会議資料の印刷が大きな負担でした。最大で100人規模の会議もあり、その資料を全て印刷します。分厚い資料ですと100ページを超えることもあり、それを100人分用意するとなると、膨大な枚数になります。そのため、A4用紙が2,500枚入った箱を年間でどれだけ購入したか分からず、常に用紙の在庫を抱えている状態でした。また、近年は郵送費も値上がりしており、コストが増加しているという印象を持っていました。

企業のIT化を支援する立場として、何か感じていたことはありますか。

私たちは事業所様に対してIT化の促進を支援する立場にありながら、自分たちの所内が全くIT化されていないという大きなギャップを感じていました。自分たちが使ったこともなく、十分に把握できていないシステムを事業者様にお勧めするのは非常に難しいことです。国からはIT化を推進するように言われるものの、具体的なメリットを自信を持って説明できないというジレンマがありました。例えば、「電帳法に対応しましょう」と言っても「自分たちのところはどうなんだ」という話になりますし、「紙を減らしましょう」と提案しても「自分たちが一番紙を使っているではないか」という状況だったのです。

TOAS活用とオールインワン設計

システム導入を検討されたきっかけと、比較検討のプロセスについて教えてください。

日本商工会議所全体で、IT化、特に会議所のデジタル化を推進する動きがあったことが大きなきっかけです。その一環で、日本商工会議所が主催する合同展示会に参加しました。そこで様々なシステムの担当者からお話を伺い、当所が抱えるペーパーレス化の問題や、アナログな勤怠管理の課題を解決できるシステムを探すことにしました。その際、既存の基幹システムであるTOASを活用できることが絶対条件でした。

展示会で何社かお話を伺った中で、最終的にTOASのワークフロー、Shachihata Cloudともう1社の3社で比較検討しました。TOASのワークフローともう1社は、グループウェア機能や勤怠管理機能がなかったため、選択肢から外れました。

Shachihata Cloudを選ばれた決め手は何でしたか。

まず、月額のコストが他社と比べて安価であったことです。また、名古屋商工会議所様をはじめ、すでに他の商工会議所で導入実績があったことも安心材料でした。そして、地元の企業であるという点も大きかったです。何か困ったことがあってもすぐに頼りにできるという期待感がありました。

選定の際に最も重視したのは、既存システムTOASの活用が可能なワークフローであること、そして勤怠管理やグループウェアといった必要な機能が一つのシステムで完結できることでした。業務ごとに複数のシステムを使うのは非効率だと考えていたため、1つのシステムで完結できる点は非常に魅力的でした。他社のシステムは、機能ごとに分かれているものがほとんどでしたので、この条件を満たすものはShachihata Cloud以外にありませんでした。

既存システムTOASとの連携はどのように行っていますか。

TOASからデータをPDF形式で出力し、それをShachihata Cloudのワークフローに添付して回覧しています。これにより、既存のフォーマットをそのまま使いながら、電子的に印鑑を押して決裁を進めることができています。他社のシステムでは、このPDFをそのまま取り込むことができず、システムのカスタマイズが必要だと聞き、当所の運用には合わないと判断しました。

PDFにもそのまま捺印可能

導入時の社内の反応や工夫されたことについて教えてください。

「新しいことを始めると、かえって手間が増えるのではないか」という警戒心は強かったように思います。実際、案件ごとに回覧先や承認レベル、添付資料の範囲、件名の付け方など、細かいルールを決める必要があり、ルール作りには苦労しました。まずマニュアルを作成して全体で共有し、導入当初は問題点を都度報告してもらい改善を重ねました。「今は大変でも将来的には楽になる」ということを所内で共有しながら、活用を進めています。使い方自体は非常に簡単で、操作面で困ることはありませんでした。

承認スピード向上とシステム統合による業務効率化

導入して最も満足されている点は何ですか。

これまで紙で行っていた印鑑での承認プロセスを、そのまま電子に置き換えるだけで移行できた点です。新しいシステムのために業務フローを根本から変える必要がなく、職員も違和感なくスムーズに新しいやり方に慣れることができました。この「ビジネスプロセスをそのまま移行できる」という点が、最も満足しているところです。

TOASのシステムは、決裁日が表示されない問題点があり、以前は印刷して直接記載していましたが、Shachihata Cloudで日付印を使用することで、決裁日がわかるようになりました。

承認スピードに変化はありましたか。

当所では申請時のメール通知を停止していることもあり、導入当初は回覧に気づかないこともありましたが、最近は皆がこまめに確認するようになり、承認スピードは格段に上がったと感じています。以前は担当者が出張などで不在だと稟議が数週間止まることもありましたが、今では1日で決裁が完了することもあります。

私自身も先日の出張中、所内から上がってきた経理伝票を出先で確認し、承認することができました。これにより、担当者が不在でも業務が滞らなくなりました。

グループウェア機能の導入効果はいかがですか。

複数のシステムを使い分ける必要がなくなり、業務の短縮につながっています。以前は同じ予定をExcelやスケジュールソフト、TOASなど、複数の場所に何度も入力していましたが、その手間が一つに集約されただけでも大きな効率化です。

特に、勤怠管理に付いている日報機能は、当初は機能自体を想定していなかったのですが、使ってみると非常に便利でした。スケジュール管理と連携しており、ボタン一つで勤怠管理の日報に内容が反映されるため、これまで別々に作成していた手間が大幅に削減されました。
まだ全ての機能を使いこなせているわけではありませんが、職員の中では掲示板機能を利用して情報共有していることもあります。

Shachihata Cloud ポータル画面

事業者様への提案に変化はありましたか。

Shachihata Cloudを導入したことで、事業者様への提案が変わりました。例えば、稟議が必要な会社様に対しては、ペーパーレスで稟議を進められるShachihata Cloudは非常に便利だと提案できます。特に、社長様が第一線で社外に出られていることが多い会社では、社長の不在時に稟議が滞ってしまうという問題がよくあります。その点、クラウド上で稟議の承認ができれば、業務がスムーズに進むという具体的なメリットをお伝えできるようになりました。

全稟議のデジタル化と完全ペーパーレス化へ

今後の活用計画と最終的に目指す姿について教えてください。

最終的な目標は、完全なペーパーレス化と電帳法への対応です。現在は経費の申請のみで利用していますが、企画書関係から会議の開催通知、議事録、出張の申請・報告など、全ての稟議をShachihata Cloudに移行したいと考えています。出先で稟議の決裁ができるようになったことは大きな一歩だと感じています。
また、勤怠データと給与計算システムの連携による自動化も目指しています。

経理業務では申請は電子化できているのですが、紙の伝票を見ながら振り込み作業を行っていることが課題です。紙を見なくてもスムーズに作業ができる新しい運用方法を考えていく必要があります。ほかにも外部から受け取る大量の紙をどう処理していくかも課題の一つです。

商工会議所に最適なオールインワンシステム

最後に、同様の課題を抱える商工会議所や団体へのアドバイスをお願いします。

商工会議所では非常に多くの稟議が発生し、さらに役職者は出張が多いという特性があります。 Shachihata Cloudを導入すれば、出先でも承認作業ができるため、業務の停滞を防ぎ、スピードアップを図ることができます。また、多くの商工会議所が導入しているTOASからスムーズに申請できる点も大きなメリットです。

そして何より、ワークフロー、グループウェア、勤怠管理といった必要な機能が一つにまとまっており、かつコストパフォーマンスも高い。自所のニーズに合わせて必要な機能だけを選んで導入できるという柔軟性も、他の事業者様にお勧めできるポイントだと思います。

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