シヤチハタ法務知財部

製造業

500人～

Shachihata Cloud

社内回覧・決裁のタイムロス解消

膨大な紙書類のファイリング・管理

電子決裁でも運用や文書フォーマットを変えずに文書に捺印したい

「Shachihata Cloud」を導入したことで、紙での捺印申請にかかるリードタイムが1週間から1日に削減。

1週間かかる捺印申請が1日で終わるように。法務知財の担当者が語るデジタルシフトへのコツ。

「万年スタンプ台」、「Ｘスタンパー」、「ネーム」など、捺印の分野で数々の画期的なイノベーションを起こしてきたシヤチハタ。とはいえ、Shachihata Cloudは2020年にリリースしたばかりであったため、まだ導入が進んでいない部署も多かった。法務知財部法務知財課係長のＮ．Ｓは、「Shachihata Cloudのリリースは待ち望んでいたことでした。これでやっと業務効率化ができると思いました」と話す。リリース当初から早速自部署への導入を検討し、導入実務もリードした。実際に、「Shachihata Cloud」を導入したことで、紙での捺印申請にかかるリードタイムが1週間から1日に削減された。しかし、Shachihata Cloudはある意味では、既存の事務用スタンプやネーム印などの商品群を真っ向から否定するようなサービスだ。それでも導入を進めたのは、「それがシヤチハタの伝統でもあるから」だという。

DX化したいという強い思いから、社内を説得

──Shachihata Cloudを導入することになったいきさつを教えてください。

N.S
私自身、捺印申請を紙でやることに不便を感じていました。また、法務の業務においても常に「早くDX化したい」と取り組んでいたところ、ようやく自社でShachihata Cloudが導入できるようになったと知りました。もともと「電子化するならこうしたい」ということを考えていたので、導入できると知ってからは一気に調整などを進めていきました。とはいえ、シヤチハタにもやはり根強く紙文化は残っています。調整には根気が要るだろうとも思っていました。そのため、バックヤードの説得の際には「私がRPA※の設定手配と運用により既存の業務を効率化し対応するので、導入させてほしい」と伝えました。調整にあたってはそのくらいの気持ちと対応で臨みました。関係部署の皆様が「一先ずやってみよう」という感じでご協力いただけたことには、大変感謝しています。 ※Robotic Process Automationの略。定型業務の自動化を実施することを指します。

──導入するにあたって、「受け入れられないのではないか」と不安に思われることはありませんでしたか。

N.S
もちろん、不安はありました。導入すること自体は私がなんとかしようと考えていました、社内の方々に使ってもらえない可能性もありましたから。「もしShachihata Cloudの利用が浸透しなかったら、もう一度既存の業務のやり方に戻そう」とも思っていました。自部署だけが利用するシステムだったら良いですが、法務が使うシステムは社内全体にも使ってもらわなければいけないために、自部署だけの問題というわけでもなかったためです。ただ、Shachihata CloudのUI（操作画面）は、マニュアルを読まなくても、簡単に操作ができるような工夫がなされているので、画面を見てもらえれば「意外と簡単」と思ってもらえる自信はありました。不安もあり、自信もありで、両方でしたね。

10名以上に捺印してもらう申請手続きのリードタイムが1週間から1日に削減

──Shachihata Cloud導入の効果についてお聞かせください。

N.S
捺印申請のリードタイムが1週間から1日に短縮されました。年間400件ほど申請していたのですが、それぞれについてまず担当者、担当者の課長、部長、執行役員、社長、経理の担当者、などとおよそ10名以上の方々に捺印してもらわなければならなかったので、すべての方に捺印してもらうには、やはりどうしても1週間以上はかかってしまっていました。しかしShachihata Cloudであれば、捺印してもらうためにわざわざ紙を渡す必要もなく、いつでも隙間時間に確認できるので、サクサクと捺印申請業務が進むようになり、1日程度ですべての捺印が完了するようになったのがメリットですね。ほかにも、契約書はスキャンしてPDF化した後にファイリングして倉庫に保管するという作業がありますし、毎回印刷・製本の作業も必要です。しかし、電子契約にも対応しているShachihata Cloudの導入によって、電子契約が可能な企業との契約締結ではそうした作業も不要になりました。また、紙での契約締結の場合は、契約書を郵送して、それを返送してもらうというプロセスがあります。しかしShachihata Cloudで電子契約を行う場合は、その時間もかかりません。返送を待つと1週間ほどかかることもありましたが、今では1日程度で契約も済んでしまいます。郵送の際に契約書をなくす心配もありません。その他で効果が大きいことが、収入印紙代の削減です。取引基本契約書の場合、1通契約を結ぶために4,000円の収入印紙代がかかっていましたが、これも不要になります。

導入してみれば意外とすんなり受け入れられた

──導入前は不安もあったということですが、実際に導入してみていかがだったでしょうか。

N.S
使い始める前は一部の方から不安の声も挙がっていましたが、導入してからは「便利だね」と言ってもらえてすぐに受け入れられました。もちろん、わからないことを聞いてくる方もいましたが、操作自体は簡単なので、質問自体も些細なもので、お互いに操作画面を見ながら操作の説明をすれば、すぐに理解してもらえるものばかりでした。法務知財部で導入した後は、他の部署でもShachihata Cloudを導入する動きが波及していきました。「どのようなステップで導入したのか」と聞かれることも増えてきましたね。私の経験を伝えると、数ヶ月後にはすぐ導入まで至っていました。とても便利なシステムなので、もっと社内で使っていただきたいと思っています。

──社外の方にも使っていただいているのでしょうか。

N.S
そうですね。契約締結の際には、取引先様にもShachihata Cloudでの電子契約をオファーしています。Shachihata Cloudを知っていただくと共に実際に使っていただけるまたとない機会になるかと思いますので、実際に操作いただいたことにより導入の検討に繋がれば良いなと思います。

──Shachihata Cloudはこれまでのシヤチハタ製品をある意味では否定するような製品です。社内でも紙文化は根強いと思われますが、導入にあたってはそうしたことは感じられましたか。

N.S
使っていただければ便利なので、意外とすんなり受け入れられました。当社は、時代の変遷にあわせて自社商品ですら否定するような開発に取り組むことで発展してきました。創業時に発売した万年スタンプ台は、インキを補充せずに使える画期的な製品でしたが、当時の開発者はそこに安住することなく、スタンプ台の要らないスタンプＸスタンパーを開発。Ｘスタンパーは多くのお客様に愛用いただける製品となり、会社も大きく成長することができました。ユーザーの利便性や時代の流れを見て、今後もテレワーク、業務効率化、デジタル化推進に役立つ新しい製品が次々と開発されていくのではないでしょうか。

取材協力：

シヤチハタ法務知財部

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