日本証券金融株式会社

100～499人

DocGear3

稟議申請・決裁業務の自動化によって業務改善を実現。遅延することがなく、半日ほどですべての回覧が終わるようになった。ペーパーレスの実現により、保管スペースも不要に。

稟議申請・決裁業務の電子化を支える電子印鑑
『パソコン決裁 DocGear Cabinet』

証券会社に対して信用取引の決裁に必要な資金や株券を貸し出す貸借取引業務を担う、日本証券金融株式会社様（以下、日本証券金融様）。

証券金融の専門機関として証券市場の活性化に貢献するという公共的な使命を担いながら、日本の証券市場発展を強力にバックアップしています。

日本証券金融様では、社長や担当役員に承認をもらうための稟議申請・決裁業務の効率化に向けて『パソコン決裁 DocGear Cabinet』を導入。
稟議申請から決裁後の文書保管までの電子化を実現しています。

今回は、総務部調査役の小野寺哲也氏にお話を伺いながら、導入の背景から選定のポイント・導入効果などについて伺いました。

導入のきっかけ

年間1000件を超える稟議書決裁の効率化に着手

証券会社へのファイナンスを中心に事業を展開している日本証券金融様では、メイン業務である貸借取引関係を中心に日々多くの稟議書が申請されています。
ほかにも、決算や予算管理などの経理関係・福利厚生や研修などの人事関係・株主総会や取締役会などの総務関係等々、様々なケースで稟議申請が行われています。
その数は年間1000件を超えます。

そんな稟議書を決裁するためには、関係部署や担当役員、そして社長に至るまで、10～15もの捺印が必要になることもあると小野寺氏は語ります。
「100枚を超す添付資料が必要な稟議書もあり、各部署に回すために専任者が必要になるほどでした。
しかも、この稟議書は紙でやり取りされており、稟議書の回覧・決裁・保管に多くの時間と手間が必要になっていたのです」。
そこで稟議申請・決裁業務の効率化に向けて、役員から電子化に向けた新たな仕組みを検討するように打診があったといいます。

ルート設定が柔軟、ファイルベースでの運用がポイントに

電子化に向けて複数の製品を比較検討し、その中で注目を集めたのがワークフローシステム『パソコン決裁 DocGear』と文書管理システム「パソコン決裁 DocGear Cabinet」（以下、DocGear Cabinet）でした。
「稟議を行うためのルートはおよそ150種類ほど存在していますが、情報システム部門に頼ることなく自分たちでルート設定が可能なだけでなく、申請者によってルート変更が容易な点を評価しました」。

また、ファイルベースで稟議申請・決裁業務が行われるため、フォルダ内には電子印鑑が押されたPDFそのものが保管されます。
特定のアプリケーションに依存した仕組みではない点を小野寺氏は高く評価。もちろん、電子的に捺印できる仕組みは社内で評判もよく、インプレットと呼ばれる電子印鑑専用のデバイスも役員に好評だったと小野寺氏。

そこで、2007年に全部署で『DocGearシリーズ』が導入され、およそ6年の間、日本証券金融様の稟議申請・決裁業務を支えるインフラとして利用されてきました。
その後2013年2月には、サーバーのリプレースに伴って、ワークフローおよび文書管理システムが統合された『DocGear Cabinet』へ切り替えることになったのです。

導入後の変化

稟議申請・決裁業務の自動化によって業務改善を実現

現在は、すべての文書で『DocGear Cabinet』と電子印鑑パソコン決裁を使って稟議申請・決裁業務を電子化し、設定したフローにしたがって承認が行われています。
また、部内での承認後は『DocGear Cabinet』の合議機能を使って全部長や全役員による回覧を実施。
その後は設定したフォルダに文書が自動的に保管されるようになっています。
「合議機能を使えば、在籍している人から決裁できるため、遅延することなく半日ほどですべての回覧が終わるようになりました」と小野寺氏。

今では、申請から承認・回覧・保管まで、すべて自動化されて管理できるようになっているといいます。
また、社員全員から起案が可能に。
さらに、回覧後の保管は年度別・部署別・文書別に分けて詳細に管理でき、フォルダ閲覧は権限に応じて制限可能に。

このほか、決裁済稟議を再申請するケースもあります。
今回バージョンアップした『DocGear Cabinet』はそのための機能も備えているので、そちらも今後は活用してきたいとのこと。

なお、東京証券取引所と大阪証券取引所の合併に伴い、大阪証券金融株式会社との合併を果たした今では、東京と大阪の2拠点で『DocGear Cabinet』が採用されています。
その結果、大阪に在籍している取締役であっても簡単に回覧ができるように。「『DocGear Cabinet』がなければ郵送やメールにて回覧してもらう必要があります。紙での運用は現実的ではありません。」と小野寺氏。

特に大きく評価しているのは、配布作業がなくなったことで業務改善に繋がった点だと小野寺氏は力説します。
「ペーパーレスの実現により、保管スペースが不要になりました。省スペース化にも貢献しています」。
保管後に稟議書を閲覧する機会も少なくありませんが、保管場所から探す必要があった以前とは違い、今ではキーワードで検索するだけで情報を探し出すことが可能になっています。

誰にでも使いやすいインターフェイスについても評価できるポイントに挙げています。
「承認依頼のメールにあるリンクをクリックすると、稟議書の内容がサムネイルで表示され、視覚的に何をすべきなのかが直観的にわかる仕様になっています。また、捺印後の承認ボタンも画面中央に常に表示される仕掛けが施されるなど、迷わせないインターフェイスになっている点はとてもありがたい」と小野寺氏。

シヤチハタについては「専用のサポートデスクが用意されており、わからないことがあれば電話やメールでサポートいただけています。その場で解決することができ、大変助かっています」と評価しています。

今後の展望

人事・総務関連の届出についても『DocGear Cabinet』で一元管理に

導入直後は社長や担当役員の決裁が必要な稟議書を中心に『DocGear Cabinet』を利用してきました。
視覚的なわかりやすさはもちろん、回覧後の文書が自動的に格納され閲覧可能な状態にできる仕組みが社内で評判に。
各部署内に閉じた決裁業務や報告書・役員への回覧文書といった個別の要望が増え、今では報告文書や回覧文書を『DocGear Cabinet』を使って回覧する機会が増えてきたといいます。

今後については、「社内で日々発生する各種届出についても、『DocGear Cabinet』を利用して体系的に導入したいと考えています。
例えば、人事関係や総務関係の各種届出など、紙文書で行われている各種届出をうまく一元管理できるようにしたい」と小野寺氏は期待を寄せています。

日本証券金融様の稟議申請・決裁業務を支える強力なインフラとして、今後も積極的に活用していきたいと語っていただきました。