株式会社富士通エフサス

情報サービス業

500人～

Shachihata Cloud

安心のセキュリティでクラウドを利用したい

社内回覧・決裁のタイムロス解消

全社で取り組んでいる働き方改革の一環として、電子上での社内決裁・押印手続きへ業務改革を進める中で利用を開始。申請から承認までのワークフローを大幅に改善。

働き方改革の一環として電子上での社内決裁・押印手続きを実現。
タイムロス解消などワークフローの大幅な改善に成功

全国約160ヶ所にサービス拠点をもつ株式会社富士通エフサス（以下、富士通エフサス）は、企画・コンサルから構築、運用・保守を通し、安心・安全なICTインフラを提供し続けています。

2018年 5月の本社移転を機に、フリーアドレス化やテレワークの全社展開に加え、自社が提供する「FUJITSU Software TIME CREATOR」の残業抑止機能の活用とあわせ、働き方改革のリファレンスモデルとして顧客への提案にもつなげています。

こうした積極的な取り組みを行う中で、社内業務改革の一環として「事務所内での物理的な印鑑を中心とした社内決裁・押印手続き」から「場所を問わずに電子上での社内決裁・押印手続き」を推進するために導入したのが「Shachihata Cloud」です。

今回は、社内の働き方改革を担う経営推進本部経営企画室室長の田中氏、同社の業務改革を担当するビジネスマネジメント本部プロセス改革推進室シニアマネージャーの出口氏に、導入に至った経緯や導入による効果などのお話を伺いました。

導入のきっかけ

物理的な印鑑による責任者の押印手続きが、テレワークの大きな阻害要因に

あらゆるICTを活用した、場所を問わない柔軟な働き方の実現を目指し、働き方改革を多方面から推進する富士通エフサス。
テレワークの環境や、コミュニケーション基盤の構築など、ICTをコアとした「トータルサービス」の提供を通じ、顧客の事業の発展と新たな価値創造を支えるとともに、快適で安心できる社会の実現に貢献してきました。

同社は働き方改革・社内業務改革にも積極的に取り組んでおり、2017年に全社改革委員会を立ち上げました。
委員会では、テレワークのための社内インフラの整備や制度改革、業務の円滑化に向けたシステム運用整備を中心に行っています。

こうした改革の一つが、場所を問わずに電子上で押印・決裁手続きを行うワークフローの整備です。

同社では、顧客と商談を進める上で提出する見積書などの書類に対し、責任者印を押印していますが、これまでは物理的な印鑑による押印手続きが中心だったので、事務所内での処理に限定されていました。
そのため、責任者が出張や外出で事務所不在の場合、責任者が事務所に戻ってくるまで待たなくてはならない状況が発生し、結果的に顧客への書類提出が遅れるケースが散見しました。

また、責任者も押印処理のためだけに事務所に戻らざるを得ないこともあり、さらに複数の事務所を責任者が兼任する地方拠点ではこの傾向が顕著に。
待ち時間や移動時間の無駄といったタイムロスが起こり、同社が積極的に進めるテレワークの大きな阻害要因となっていました。

「昨今、ますますスピード化が進むビジネスシーンにおいて、これではお客様の要望に応えられていないという危機感もありました。働き方改革のリファレンスモデルとしてお客様により良い提案を続けるためにも、早急に社内のワークフローの改善が必要だったのです」（田中氏）。

導入後の変化

シンプルなオペレーションやスマホでの押印機能など充実した機能性が決め手に

電子上での押印・決裁手続きを模索していた出口氏は、親会社である富士通株式会社（以下、富士通）が働き方改革の施策の一つとして採用していたシヤチハタの「Shachihata Cloud」に出会いました。

「場所を問わない働き方の実現を目指し、まず富士通の働き方改革への取り組み事例の情報収集を行いました。その際、Shachihata Cloudをトライアル利用していることがわかり、プロジェクトメンバーにコンタクトして意見交換を行い、当社の業務改革に活かせると感じました。その後、シヤチハタさんとの定例会に参加して機能の紹介を受け、『まずは使ってみる』ことを意識して当社の関係部門にも協力を仰ぎ、トライアル運用を実施しました」（出口氏）。

最終的な選定ポイントは、申請者・承認者双方のオペレーションが非常にシンプルで、操作マニュアルを用意したり説明会を開催しなくても誰もが簡単に処理できること、ならびに、セキュアな環境下かつローコストで利用できること。
また、これまでの紙中心とした事務処理の流れをShachihata Cloudで実現できるため、導入後の社内運用が定着しやすいことも決め手となりました。

営業部門を中心に約600名が利用。
当日中の顧客への見積書提出も可能に

営業部門の一部でトライアル運用を半年間行いながら、効果や課題の意見交換を実施し、社内の運用ルールを整備したり、押印後のデータファイルの改ざんを防止するための署名入り機能等のあらゆる調整を行い、2019 年 4 月よりShachihata Cloudを本格導入しました。現在、営業部門を中心に約 600 名が利用しています。

責任者に特に好評なのは、スマートフォンでの押印機能です。多くの責任者が社給のスマートフォンでShachihata Cloudを利用しており、移動中や休憩時のちょっとしたタイミングで承認作業ができるようになりました。
押印のためにわざわざ事務所に戻る必要もなくなり、タイムロスはもとより、精神的・身体的な負担も大幅に解消されています。

また、顧客企業に常駐している担当者の場合、責任者の押印が必要になった際には、押印手続きのためだけに事務所に戻らなくてはいけなかったのが、Shachihata Cloud導入後はシステム上で申請手続きができるようになり、移動の手間がなくなりました。

各担当者が顧客との商談を進める中でスピード化を実現できたのも、Shachihata Cloudの導入の効果です。
顧客との打ち合わせ後、見積書を作成し、責任者から承認を得て、当日中に顧客に提出するといったことも可能になったため、これまでよりスピード感あふれる交渉ができるようになり、顧客からも高評価を得ています。

「トライアル期間も本格導入後も、予想以上にスムーズに馴染み、シンプルな機能で使い勝手の良さが好評です。現場からは、非常に助かっているとの声が聞こえてきており、導入効果を大いに感じています。現在もShachihata Cloudの社内利用のさらなる拡大・定着化に向けて、機能改善などにおいて、シヤチハタさんに協力してもらっています」（出口氏）。

今後の展望

部署名入り日付印機能の活用をはじめ、さらなる事務処理の効率化を目指す

政府が推進するテレワーク・デイズや、台風などの自然災害のリスクが高い日本における働き方として、デジタルトランスフォーメーションが注目を集めています。
そんな中で同社は、社内での事務処理にもShachihata Cloudを活用し、さらなる業務改革を目指しています。

「これまでは、文書や電子印鑑の種類を限定した運用を行ってきましたが、部署名入り日付印の機能を提供いただけたことで、主に社内での事務処理において幅広く利用できると感じました。そして、部署名入り日付印の機能のリリース時期に合わせて、社内の運用を整備し、早速社内で利用しています。
今後の展望として、押印や決裁関連の手続きで言えば、Shachihata Cloud上で社外文書の交付が可能になれば、働き方改革やペーパーレス化が一気に加速するのではないかと予想しています。社外文書は信頼性や機密性を担保しなければいけない書類のため、ハードルが高い要素もあるとは思いますが、当社のお客様からもシステムや電子上で書類交付を希望する声があがってきており、お客様と一緒に働き方改革を推進することができるのではないかと考えています」（出口氏）。

「柔軟な働き方や多発する災害への備えなど、テレワークのニーズは高まっています。当社では、今後も新しい仕組みを積極的に実践活用し、働き方改革のリファレンスモデルとして、お客様に安心してご利用いただけるICTインフラをご提案していきたいと考えています」（田中氏）。

取材協力：

株式会社富士通エフサス

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