財団法人中部電気保安協会

建設業

500人～

パソコン決裁7

紙の報告書が電子化されたことで、机の上に書類が並ばなくなった。お客様からのお問い合わせに対しても、パソコン画面上で情報を取り出すことができるようになったため、お待たせすることが無くなった。

「まかせて安心　電気の保安」というモットーを実現するために。
電子印鑑とワークフローシステム導入を5年計画で進行中。

中部電気保安協会様は、工場・ビルなどの電気整備を安全に効率的にお使いいただくための保安業務や、家庭や商店などの電気の安全確認の調査業務を行っています。
膨大な文書の電子化の中で、『電子印鑑』と『SkyPDF』を1,700ユーザでご利用いただいております。
導入までの経緯、使用状況、今後の展望などを松井様と青木様にお伺いしました。

導入のきっかけ

「隠れたコスト」膨大な紙データの管理

以前は点検報告書を紙で管理していました。「お客様の控え」と「会社の控え」をあわせると、1件の報告書で3〜4枚の紙になります。
これを各事業所でそれぞれファイリングして管理していました。
例えば部署に担当が20人いて、1日4件だとしても80件分の報告書がたまる。
報告書に印鑑を押して承認をする。さらに、それらをファイルに綴じる作業もあり、全社でみると膨大な紙データの管理者となります。

書類整理・書類管理は、見えない負担、そして隠れたコストとなっていました。

また、報告書は全て事業所任せで現場管理となっていました。
本部でお客様の情報等を知りたいと思ったら、電話して事業所からファックスしてもらわないといけないという手間もかかっていました。

システム開発の中で

報告書は現場で手で記入されるものなので、当初は出力したものを紙で管理する方向で業務改善を進めていました。
しかし、新規システム開発に取り組んでいく中で『せっかくだからペーパーレスにできないか』という話が出てきました。
また、とにかくお客様をお待たせしないシステムの構築を実現するために、電子文書管理する前に必要となる承認業務の効率化も考えることにしました。
そこで、紙データを電子データ化するだけでなく承認まで全てを電子化するため、電子印鑑を導入して承認・確認まで実現しようという話になりました。

導入後の変化

電子印鑑機能を組み込むと、机の上に書類が並ばなくなった

現在、報告書はPDF化されており、そこで電子印鑑と『SkyPDF』を利用しています。
ペーパーレスだけだと「承認」の役割を実現できないので、自社システムの中に電子印鑑機能を組み込む形で導入しています。
誰が承認したかを追跡できる機能が重要です。
これまで紙で管理していた報告書が電子化されたことで、机の上に書類が並ばなくなりましたね。
たまった報告書に印鑑を捺してファイリングする作業が全てなくなったのです。

また、以前は、お客様からご連絡いただいて調査が必要な際には、キャビネットに行き、ファイルを探して、調べてお答えしていました。
今では画面上で検索するだけで情報を取り出せ、お客様をお待たせすることなくご説明できるようになりました。
電子印鑑の導入に抵抗はほとんどありませんでしたね。
電子印鑑は、自社システムの中に組み込んでしまっていますので、「捺印」という意識はなく「ボタン一つで自動で全てが行える」というイメージです。

データの一極集中管理による顧客情報管理

これまで各事業所任せだった書類の管理を本部で一極集中管理することにより、顧客管理も同時に行えるようになりました。
これまでは、全国に拠点のあるグループ企業様の情報も個別に管理されていました。
一度各事業所から郵送で本部に送り、取りまとめてからお客様にお送りしていたのです。それが今は本部で一括印刷できるので、すぐにご報告できます。

捺印された報告書が PDFファイルにしてありますので、お客様が『メールで報告してくれればいいよ』とおっしゃる場合は、メールに添付してお送りすることもできます。
もちろん各拠点からも閲覧でき、リアルタイムに情報を共有できています。
当社は『まかせて安心　電気の保安』がモットーです。
だからこそパソコン決裁というシステムの導入に至りました。