株式会社アルデプロ

10～99人

パソコン決裁7

紙を郵送する必要がなくなり、承認に必要な時間が短縮され、郵送費もかからなくなった。遠距離、多人数での承認も安全でスピーディーに実現。

添付資料もまとめて申請。
電子印鑑の導入により、大人数での承認も安全・スピーディーに。

株式会社アルデプロ様は、中古マンションの再活事業を中心に、商業オフィスビル・ホテル・戸建て住宅などの総合不動産事業を日本全国で展開しています。
こちらでは、全国32拠点で、『パソコン決裁』と『SkyPDF Tools』を使って社内文書の承認・決裁を行なっておられます。
今回は、導入までの経緯、使用状況、今後の展望などを、森様と藤井様に伺いました。

導入のきっかけ

PDFファイルにも捺印できる電子印鑑が決め手

紙文書による承認・決裁では、郵送のコストの問題や承認スピードが遅いといった問題がありました。
そのため、『パソコン決裁』を導入する以前より各種申請書を電子メールに添付して回覧する電子申請・承認を行っていました。
しかし、電子文書とはいえ決裁には紙と同様に印鑑による承認が必要だったため、電子印鑑の導入を検討しました。
電子印鑑を導入するにあたっての要件は、『PDFに捺印できる』ということでした。

なぜなら、不動産の売買では紙文書しかないものもあり、スキャニングしてPDF化して申請したからです。
また、申請の際に多くの資料を添付することがあるのですが、これらを別ファイルのまま申請したのでは処理が煩雑になってしまいます。
そのため、PDFの添付ファイル機能を使って1つのファイルにまとめ申請を行っていました。
こういった経緯のもと、PDF文書で印鑑による決裁が行える電子印鑑システム『パソコン決裁』を導入することにしました。

より手軽なPDF生成ツールを探して……

実は、この“複数のファイルを1つのPDFファイルにまとめる”工程にも問題がありました。
現在は電子申請・電子承認を行う担当者全員がWordやExcelの文書をPDF化するために『SkyPDF Tools』を使っていますが、以前は、コストの問題もあり、上長のみが他社製品のツールを使っていました。

その結果、申請文書のPDF化と添付資料をひとつのPDFファイルにまとめる作業をすべて上長が行なわなければならなかったのです。
一方、今回採用した『SkyPDF Tools』は、低価格でありながらも私たちが必要としていた複数のファイルをまとめるためのファイル添付機能を備えています。
なおかつ電子印鑑も押せるため、『パソコン決裁』と一緒に導入することにしました。

ワークフローシステムにはない柔軟さ

現在、成長段階にある当社では、頻繁に組織の変更が行われています。
そのため、承認ルートの変更も頻繁に生じます。
しかし、『パソコン決裁』と電子メールを使った電子承認では、帳票に設けた捺印欄を変更するだけでよく、簡単に承認ルートの変更に対応できます。
現在の当社には、本格的なワークフローシステムを導入するよりも『パソコン決裁』と電子メールを使った電子承認がマッチしていました。

導入後の変化

遠距離、多人数での承認も安全でスピーディーに

「現在は、全国にある32の拠点で約200名が『パソコン決裁』と『SkyPDF Tools』を使って電子申請・承認を行っています。
出金伝票や売買時の稟議書のほか、勤怠の届出なども電子申請・承認をしています。
申請者は、社員がいつでも見ることができるフォルダに保存されている申請用のファイルに必要事項を入力し、『パソコン決裁』で捺印、PDFに変換して申請しています。
毎日80～90件ほどの申請が、全国の拠点から本社に電子メールで送られてきますね。

承認業務を電子化したことで、紙を郵送する必要がなくなりました。
そのため、本社に到着するまでの時間が短縮され、郵送費もかからなくなりました。
また、当社では承認者が7～8名という文書が多く、かつ承認者が出張で不在ということも頻繁にあります。
しかし今は電子メールで申請書類を送信することができるので、承認が滞ることが少なくなりました。
『パソコン決裁』では、名前と日付を同時に捺印できるデータネーム印が使え、承認者だけでなく承認日時も残すことができる点も便利ですね。

また、『SkyPDF Tools』は価格が手ごろでしたから、担当者全員に導入できました。
これにより、上長がひとりでPDFに変換していた問題が解決したのはもちろん、申請者の手元でPDF化できるようになり、文書のセキュリティも向上しました。
不動産業では文書内の数字にはシビアですから、PDF化して文書の改ざんを防止できるようになったのは非常によかったです。」

発注窓口の集約化

『パソコン決裁』には、電子印鑑だけでなく、紙に捺印できるスタンパーが付いているのがうれしいですね。
業務の電子化が進んでもスタンパーは必須ですから。
社員の退職や入社の手続きで忙しくなるときはなるべく業務を低減したいので、電子印鑑とスタンパーが一回の注文で済むのは便利です。
それに、『SkyPDF Tools』のライセンスも電子印鑑のライセンスと対で発注・管理でき、これらをシヤチハタのホームページ上で確認できる点も良いですね。

【導入したシステム】

『パソコン決裁』と『SkyPDF Tools』を導入し、電子承認を実施。
稟議書のほか勤怠の申請などもオンラインで申請・承認しています。
また、『パソコン決裁』に付属するXスタンパーも、紙文書への捺印に活用しています。

今後の展望

ワークフローシステムの導入

将来的には、ワークフローシステムを導入したいと考えています。現時点では、組織の変更に柔軟に対応できる運用を実施していますが、システムを新たに導入するにあたってこの点を考慮して検討している段階です。
シヤチハタのワークフローシステム『DocGear』は、価格的にも手軽に導入できそうですので、今後導入を検討したいと考えています。