株式会社阪電工

導入サービス

Shachihata Cloud

業種

建設業

規模

100～299名

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機能

効果・特徴

建設業界の紙文化に対応した電子化で
年間350時間の工数削減と紙115,000枚の削減を実現
働き方の改善や企業イメージ向上にもつながる

公開日｜2026.08.17

株式会社阪電工総務部のご担当者様

株式会社阪電工は、電気設備工事を軸に空調・給排水・消防設備などを手掛ける総合設備工事会社です。駅や商業施設を中心とした大規模な工事を数多く手掛けています。同社では長年、現場と事務所の間で膨大な紙の書類がやり取りされており、「決裁の進捗が把握できない」「紙書類の保管・管理の負担が増大」といった課題を抱えていました。そこで、既存のストレージサービス「Box」と連携できる点や、柔軟な回覧ルートを設定できる点を決め手にShachihata Cloudを導入。建設業界ならではの商習慣を維持しつつデジタル化を実現したことで、業務スピードが向上し、年間約350時間の工数削減を実現しました。

BEFORE 導入前の課題：情報の不透明さと、アナログ・紙ゆえの膨大な事務負担

・申請の度に紙を回す運用で、誰のところで承認が止まっているか把握できなかった
・書類を机に置くことが多く、紛失や他書類への混入リスクがあった
・現場担当者が申請のために帰社する必要があり、承認完了まで最低2日を要していた

POINT 導入の決め手：「Box連携」と「柔軟なワークフロー」が現場のニーズに合致

・既に導入していた「Box」へ承認済み書類を自動保存できる連携機能
・金額によって決裁権限が分岐する複雑なルートも、柔軟に設定・運用が可能
・IPアドレス制限による強固なセキュリティ体制が構築できる
・コストパフォーマンスが高く、140名規模でも導入しやすい料金設定

AFTER 導入後の効果：承認業務を効率化し、情報共有を円滑化

・年間約350時間の工数削減と、年間約115,000枚のペーパーレス化を実現
・外出先や現場からタブレットで申請・確認が可能になり、顧客への見積提出スピードが向上
・承認ルートが可視化され、承認依頼もスムーズになり、滞留が解消
・デジタル化が進んだ会社として、採用活動におけるアピール材料に

今回は、総務部のなかで経理業務やシステム関連を担当されているW様と、採用および情報システム業務を兼務されているH様に、導入の背景や現場への定着に向けた取り組み、そして電子化がもたらした社内の変化についてお話を伺いました。

Index

紙での運用が当たり前だった。承認の進捗確認と書類管理が日々の業務負担に

現場から高まる電子化の要望。既存のBox環境と柔軟なワークフローが決め手

承認フローそのものを見直し、段階的な運用で社内へ定着

年間350時間・紙115,000枚を削減。業務効率化だけではない広がる導入効果

稟議書の完全電子化と、場所に縛られない働き方の実現へ

紙での運用が当たり前だった。承認の進捗確認と書類管理が日々の業務負担に

Q：Shachihata Cloudを導入される前、どのような課題を抱えていましたか？

H様：
弊社は建設業ということもあり、以前から紙の文化が根強く残っていました。承認業務についても紙ですので、申請者が上司に紙を持って行き、承認されたらまた次の上司へ……という風に、申請する度に紙を回して承認者まで持っていく。それが当たり前でした。

W様：
工事案件では、受注前の見積承認や受注後の実行予算承認のため、確認書類なども含め大量の書類が回覧されます。修正があれば、同じ案件でも再度書類が回ります。日々、机の上には大量の書類が積み重なっていましたが、それが当たり前になっていたので、回覧プロセスを再検討する必要性が無かった、というのが正直なところです。

Q：申請から承認完了までは、どれくらいの時間がかかっていましたか。

H様：
内勤の私たちは、事前に関係者へ話を通してから書類を回すことも多いため比較的スムーズでした。一方、工事部門の担当者は日中ほとんど現場に出ているため、申請するには一度オフィスへ戻る必要があります。承認ルートにもよりますが、早くても2日はかかっていたという印象です。

W様：
承認に時間がかかることで、案件を管理する営業担当者にも影響がありました。書類が今どこにあるのか、どこまで承認が進んでいるのかが分からず、時には「そもそも申請されているのか」といったところから確認しなければならないこともありました。そのため、営業担当者だけでなく、最終的に書類を管理する事務担当者にとっても大きな負担となっていました。

Q：紙で運用する中で、管理や保管の面ではどのような課題がありましたか。

H様：
紙の回覧では、回覧状況が見えないため、メールや電話で確認するしかありませんでした。また、書類は机の上に置かれていることも多く、ほかの書類に紛れてしまったり、誤って別の人の机に置かれてしまったりすることもありました。書類の所在が分からなくなるリスクもあり、こうしたことが電子化を検討するきっかけの一つになりました。

W様：
施工図面や会計書類など、永久保存が必要な書類も多く、以前はすべてファイリングして保管していました。本社だけでは収まりきらず、ビルの地下にも保管スペースを借りています。必要な書類を探すには地下の保管庫へ行き、大量の書類の中から探し出す必要があるなど、多くの時間と手間がかかっていました。

現場から高まる電子化の要望。既存のBox環境と柔軟なワークフローが決め手

Q：電子化を検討し始めた背景を教えてください。

H様：
一番のきっかけは、工事部門から「承認業務を電子化してほしい」という要望があったことです。現場では紙の運用に限界を感じており、それが導入を検討する大きな後押しになりました。

W様：
ちょうどその頃、新しい営業所が兵庫県西宮市に開設されたことも背景にありました。営業所には現場担当者が常駐していますが、承認・決裁は本社で行っていたため、書類は本社へ回さなければなりません。紙で運用していると、どうしても回覧に時間がかかってしまうため、電子化の必要性を強く感じていました。

Q：Shachihata Cloudを選んだ決め手を教えてください。

W様：
承認業務で利用するシステムなので、ワークフローをどれだけ柔軟に設定できるかを重視しました。弊社では決裁金額によって承認者が変わるため、承認ルートを柔軟に組めることは重要なポイントでした。また、以前から利用していたBoxと連携できることも、選定の決め手の一つとなりました。

H様：
Boxと連携できることで、既存のファイル管理や保存ルールを変更する必要がなく、これまでの運用を活かしたまま電子化を進められると考えました。社員にとっても運用の変化が少なく、スムーズに受け入れてもらえると感じたことが、導入を決める後押しになりました。

Q：社内での導入に対する反応はいかがでしたか。

H様：
総務部だけでなく、他部署からも「電子化できたらいいよね」という声が以前からありました。Shachihata Cloudでこうした業務を電子化できることを説明すると、「そんなことができるんだ」と前向きに受け止めてもらえ、導入も比較的スムーズに進んだ印象です。

W様：
導入にあたって上司から確認されたのは、主にセキュリティ面でした。そこで、IPアドレス制限などの機能を説明したことにより、セキュリティ面についても安心してもらうことができました。

承認フローそのものを見直し、段階的な運用で社内へ定着

Q：導入にあたって苦労したことや、工夫したことを教えてください。

W様：
一番大変だったのは、承認フローそのものを見直すことでした。
弊社では決裁権限（専決権限）に基づいて承認ルートを設定していますが、それとは別に、承認権限はないものの、情報共有のために関係者へ回覧する運用が慣例として残っていました。そこで、本当に会社として必要な承認なのか、ガバナンス上必要な回覧なのかという視点で、一つひとつのワークフローを見直しました。必要な承認だけを残す形に整理したことが、導入前の大きな準備だったと思います。

Q：社内へ定着させるためにどのような取り組みをされましたか。

W様：
いきなり全社展開するのではなく、まずは承認者が少ない現場の日報書類から運用を開始しました。現場で毎日作成する日報でありながら承認フローが比較的シンプルだったため、最初の対象としました。西宮営業所で先行運用を行い、実際の運用を通じて課題を確認しながら対象を見積書などへ広げていきました。

社内への展開にあたっては、オンライン説明会を2〜3回実施し、Shachihata Cloudの使い方や運用ルールを説明しました。説明会では大きな質問はありませんでしたが、実際に運用が始まると、「申請はどうすればよいか」「Boxへどのように保存すればよいか」といった問い合わせが寄せられるようになりました。その都度、総務部や各書類の所管部署がサポートを行いながら、社内での活用を広げていきました。

H様：
20代から30代前半の社員を中心に「どんどん電子化を進めよう」という前向きな雰囲気があり、こうした協力的な姿勢が、社内への定着を後押ししてくれたと感じています。

年間350時間・紙115,000枚を削減。業務効率化だけではない広がる導入効果

Q：現在はどのようにShachihata Cloudを活用されていますか。
　　また、日々の業務はどのように変わりましたか。

W様：
現在は、見積書や各種申請書類をShachihata Cloudに添付して回覧しています。社員一人ひとりにタブレットを配布しているため、場所を問わず、現場からでも日報などの申請・承認が可能になりました。紙の書類を印刷して会社へ持ち帰る必要もなくなり、業務の効率化につながっています。

また、導入によって特に大きく変わったと感じるのは、書類の所在が明確になったことです。
Shachihata Cloudでは、承認状況を関係者全員がリアルタイムで確認できるため、どこで承認が止まっているのかが一目で分かるようになりました。これにより、上司・部下双方が状況を把握したうえで適切なタイミングで承認依頼を行えるようになり、書類の滞留が解消。スムーズな承認につながっています。さらに、承認ルートについても全社で共通認識が持てるようになり、「誰がどの順番で承認するのか」が明確になったことも、大きな改善点だと感じています。

Q：導入によって、業務全体や社内ではどのような効果がありましたか。

W様：
印刷や書類の受け渡し、回覧状況の確認、書類を探す時間が大幅に削減され、年間約350時間の業務時間削減につながっています。また、紙で運用していた申請書類を電子化したことで、年間約115,000枚の紙を削減することができました。見積書も紙で回覧する必要がなくなったことで、お客様へ提出するまでのスピードも向上しています。さらに、電子保存が進んだことで、以前課題となっていた保管スペースの不足も改善されました。

H様：
ペーパーレス化は、採用活動にも良い影響を与えています。建設業は紙の文化が根強いイメージがありますが、「社内の承認業務は電子化しています」と伝えられることで、先進的で働きやすい会社という印象を持ってもらいやすくなりました。業務効率化だけでなく、会社のイメージ向上にもつながっていると感じています。

稟議書の完全電子化と、場所に縛られない働き方の実現へ

Q：さらに電子化を進めていきたい業務や、目指している働き方について教えてください。

H様：
今後取り組みたいと考えているのは、稟議書の電子化です。現在も紙で運用している稟議書が残っているため、切り替えのタイミングを見ながら、将来的には完全電子化を進めていきたいと考えています。

W様：
これまでの紙による書類管理は、閲覧できる場所を限定することで一定のセキュリティが保たれてきました。今後は、デジタル化によってその安全性を維持・強化しながら、場所やデバイスを問わず業務を進められる環境を整備していきたいと考えています。その基盤を活かし、業務効率のさらなる向上と、柔軟な働き方を実現できる組織を目指していきたいです。