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小田原ヤクルト販売株式会社

メールで送られてくる様々な文書回覧の効率化

効率的な文書の観覧に役立つ文書管理基盤を構築
ITインフラの強化に大きく貢献する「パソコン決裁 DocGear Cabinet」

ヤクルト400やジョアなどの乳酸菌飲料や乳酸菌をベースにした化粧品など、ヤクルト本社が提供している様々な商品を取り扱っている小田原ヤクルト販売株式会社(以下、小田原ヤクルト販売様)では、小田原市や伊勢原市をはじめとした神奈川の特定エリアにある家庭やスーパーマーケット、学校、病院などに向けて商品を販売しています。
そんな小田原ヤクルト販売様では、ヤクルト本社から毎日メールにて送られてくる様々な文書を効率的に回覧できる仕組みとして「パソコン決裁 DocGear Cabinet (以下 DocGear Cabinet )」を導入し、情報の伝達を円滑にするためのインフラ整備を成し遂げています。
今回は、導入の経緯と効果、今後の展望などを営業本部付 主事 志村 譲氏に伺いました。

小田原ヤクルト販売株式会社

  • パソコン決裁
  • 電子印鑑パック
  • パソコン決裁DocGear Cabinet
  • 運輸・卸売・小売業

導入のきっかけ

回覧文書の効率的な運用を実現する仕組みを希求

全国に116ある販売会社の中で、関東ブロックにある神奈川県の特定エリアを中心にヤクルト製品の販売を行っている小田原ヤクルト販売様では、ヤクルト本社から毎日連絡文書や代表者宛の公文書など様々な情報がメールにて配信されます。多い時には1日で10通を超えるメールが届くこともあり、1つのメールにWordやExcel、PDFなど複数のファイルが混在していることも少なくありません。この文書が届いた段階で、総務部門にてプリントアウトし、会長や代表取締役社長を経由する回覧文書として直販部や宅配営業部など各部門に順番に回覧を行っていました。

しかし、大量の文書をプリントアウトする際に手間は発生するだけでなく、特定の人は不在の際には情報が滞留してしまうこともあり、回覧文書を効率的に閲覧できるような仕組みが求められたのです。志村氏は「最終的には回覧されている紙の文書を総務部門のほうで保管していますが、1年前のキャンペーン企画を振り返るなど過去の情報を再度見たいという要望がある場合は、改めて総務部門に依頼せざるを得ないケースも。そこで、効率的に文書が回覧できる仕組みだけでなく、紙自体を減らしながら保管してある文書も探しやすい仕組みがないかと検討を始めたのです」と当時を振り返ります。

回覧文書の効率的な運用を実現する仕組みを希求
電子捺印だけでなく、文書の保管や閲覧履歴監理も可能に

新たな仕組みの検討に際して、ヤクルト本社で活用しているグループウェアをはじめ、ヤクルトグループの他の販売会社が採用している仕組みなども参考にしたものの、小田原ヤクルト販売様が求めている仕組みや規模感とはかい離があったと言います。そこで、まずは回覧文書に印鑑を捺印する現状の運用に対して電子的に置き換えが可能な仕組みを検討した志村氏。その中で候補に挙がったのが、シヤチハタが提供している電子捺印の仕組みでした。「電子捺印についてお話をを伺う中で、効率的な回覧作業や文書の保管など我々の課題についてお話したところ、”DocGear Cabinet”を紹介いただきました。本来は申請業務に活用できるツールという説明でしたが、単に電子的な捺印だけでなく、誰が閲覧したのかまで可視化できるなど我々にとって最適なソリューションだという印象を受けたのです」。

ただ、当時は社員全員にPCが準備されておらず、各人のメールアカウントの付与も含めたITインフラの整備が同時に求められたと志村氏。「それまでは個人でPCを持ち込んで、スタンドアロンで仕事に活用してもらっていました。しかし、新たな仕組みではメールアカウントも必要になるため、会社としてPCを準備することを前提に個人の持ち込みPCを禁止にするなど全社的なITインフラ投資を行うことになったのです」。

そこで、回覧文書の効率的な運用が可能な仕組みとして「DocGear Cabinet」導入が決定し、社内のITインフラ強化を図る新たなプロジェクトがスタートしました。

導入後の様子

情報の流通がスムーズに!回覧業務の効率化を実現

ヤクルト本社からグループウェア経由で送られてくる文書には、経営者向けの「公文書」と新製品情報やキャンペーン情報など現場担当者に向けた「連絡文書」の2種類があります。以前はすべて印刷して経営者から順番に回覧する運用でしたが、現在は「DocGear Cabinet」にて回覧ルートを作成し、総務部門の担当者が文書の内容に応じてルートを振り分けています。また、仕訳フォルダに添付文書を保管することで付属の「自動取り込みツール」により、「DocGear Cabinet」へ定期的に取り込まれるようになっており、取り込み後は事前に設定されたルートに沿って回覧が行われていきます。なお、回覧した際には添付ファイルにパソコン決裁で電子的に捺印し、次の人に情報を渡す運用になっています。

閲覧後は、回覧文書はすべて各部門や販売チャネルごとに振り分けられたフォルダに格納されるようになっており、後で文書を探す際にも手間なく必要な書類に自分がアクセスできるようになっています。「すべての文書から探さずとも、部門ごとに必要な情報が”DocGear Cabinet”上のフォルダで監理されているので、人に頼むという煩わしさはなくなっています」。個別のフォルダ毎に権限が設定されており、必要な人間だけが閲覧できる環境も構築しています。

また、これまでは滞留することもあった文書の回覧ですが、「DocGear Cabinet」では直接主務者に文書を送るルートも設定されており、情報の流通がスムーズになっています。「以前は誰か閲覧しないと次の人が確認できませんでしたが、今は承認されていないものでも情報が届いた時点で事前に内容が確認できるようになっています。不確定ながらタイムリーに情報が共有できる点で非常に便利になりました」。

さらに「DocGear Cabinet」が持っている閲覧履歴管理を利用することで、誰がまた回覧していないのかが一目で分かるようになっており、閲覧していない人に情報を見るように促すことも可能です。

現場からの評判も上々です。「電子運用に多少手間を感じている者もいますが、全体的には便利になったと現場からも評価されています」と志村氏。

システム概要

情報の流通がスムーズに!回覧業務の効率化を実現

今後の展望

文書管理基盤としても応用!申請業務にも活用の幅を広げる

今後について志村氏は「現在は部長までしか”DocGear Cabinet”を利用できませんが、既に係長まで利用できるライセンスが付与されています。第二段階としては、ITインフラを整えながら係長にまで”DocGear Cabinet”へのアクセス権限を広げていきたいと考えています」と語ります。また将来的には、現場の担当者にまで範囲を拡大していき、現状残っている紙を極力なくしていきたいと志村氏。さらに、今回新たに付与したメールアドレスを利用して、FAXにてヤクルト本社に回答していた文書などについても、紙に印字せずにメールで直接担当者が返信できるように指導していく予定です。

「DocGear Cabinet」の使い方については、本来の申請業務にも応用しながら、個人ごとにPC上で保管している各種ファイルを「DocGear Cabinet」のフォルダを利用して情報整理できるような環境設備にも挑戦していきたいと今後の展望を語っていただきました。

取材にご協力いただいた企業様のHP
小田原ヤクルト販売株式会社のホームページ
http://odawara-yakult.co.jp/
今回ご紹介した商品

※製品の販売時期などにより、実際に導入された製品とは異なる場合がございます。

HP最終更新日 2017/02/13