電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例東急建設株式会社

CASE STUDY

東急建設株式会社

建設業

500人～

Shachihata Cloud

社内回覧・決裁のタイムロス解消

膨大な紙書類のファイリング・管理

電子決裁でも運用や文書フォーマットを変えずに文書に捺印したい

建設業界特有の図面や書類にも「Shachihata Cloud」は活用できる！電子化の工夫とは

東急建設株式会社は、企業理念である「安心で快適な生活環境づくり」の実現に向けて、基軸である国内土木事業、国内建築事業のほか、不動産事業、国際事業等を展開している総合建設業者です。同社では、ペーパーレス推進プロジェクトの一環として、「Shachihata Cloud」を導入されました。
建設業界はペーパーワークが多く、「紙中心」の現場であることが一般的です。そんな紙文化の根強い建設業界において、同社はどのようにペーパーレス化を進めていったのでしょうか。
「Shachihata Cloud」の導入や展開にあたって生じた課題の乗り越え方や、建設業界特有の図面や書類を電子化する際の工夫などについてお伺いしました。

ペーパーレス推進プロジェクトの一環として導入

──「Shachihata Cloud」の導入を決めた理由についてお聞かせください。

大畑様
「Shachihata Cloud」は、ペーパーレス推進プロジェクトの一環として導入しました。他社のサービスとも比較し、以前から社内で利用していた決裁システムとの棲み分けも検討した上で、導入を決めました。

建設業は図面をはじめとした紙書類の数が多く、当社でも押印する際にも紙を広げて確認して捺す、という機会が多くあります。現場のユーザーに抵抗感なく新しいシステムを使ってもらうためには、紙に押印する流れに近い形で処理ができる仕組みであることが必要であり、それが製品選定にあたっての重要なポイントでした。

大畑様

「Shachihata Cloud」は、紙に押印するのと同じような使い勝手が魅力的でした。また、承認ルートの保存ができるところも便利だなと感じました。

──他にも「Shachihata Cloud」を使ってみて、良いと感じた部分はありますか？

大畑様
直感的に使えるインターフェースが良いですね。使い方がシンプルで、使いたいものがどこにあるのか分かりやすく、マニュアルを一度読めば理解できるので使いやすいと感じています。

また、回付方法に柔軟性があるのも良いですね。書類ごとや部門ごとに承認ルートが異なることがあるので、承認ルートを柔軟に組み替えられるのが便利です。1人ずつ回していく方法だけではなく、複数の承認者に同時に回して多数決承認を得る「合議」の設定もできますし、自由度は高いと思います。

──建設業界は書類の数がかなり多く、紙文化も根強いと聞きます。そんな建設業界特有の書類を電子化するにあたって、気を付けていたことはありますか？

大畑様
建設業では、図面や会計伝票をはじめとした数多くの紙書類が発生して、社内・社外に関わらずやり取りが行われています。特に図面は建設業界特有の書類で、図面単独ではなくその他の添付書類も合わせて回付することも多いのが特徴です。

そのときに書類のデータを1つ1つダウンロードしてPC上で開くとなると、開くのに時間がかかる上にPCの容量も圧迫してしまいます。そうならないように、システム上で直接データを閲覧できるかどうかを重視して、システムを選定しました。

電子でも紙と同じように使えるという理解が広まった

──現在、どれくらいの割合の従業員の方がご利用になられているのでしょうか。

大畑様
押印業務に携わる人や承認の証跡を残す必要がある人、情報共有をする人等1,600名くらい（社内の約60%）の人が利用しています。

──1,600名の方に電子ハンコシステムを展開するにあたって、苦労した点があればお聞かせください。

小和瀬様
導入を担当している私たちのグループはそれほど人数が多いわけではないので、「Shachihata Cloud」の概要や使い方を全社へ説明するにあたり、リソースを抑えていかに効率よく展開できるかが課題でした。

そのため、利用開始前に何度かオンラインで説明会を開いたり、各部署の代表の方々に使い方を伝えて部署内で伝達してもらったりしたほか、社内ポータルに特設ページを作ってマニュアルやFAQを置くなど、なるべく人手をかけずにスムーズに周知できる仕組みを作りました。

──紙から電子への移行に関して、従業員の方から不安や懸念の声が上がることはありませんでしたか？

大畑様
建設業は、現場監督と作業員が顔をつき合わせて、図面をはじめとする書類を机に広げて全体を見ながら話し合う、ということが頻繁に行われるため、紙を使う文化が根強く残っています。そのため、書類をPC上で見ることになると、全体が確認しづらく、チェック漏れが発生してしまうのではないか、という懸念の声が上がっていました。

──「PC上で見るとチェック漏れが起こるかも」という懸念は、導入してみていかがでしたか？

大畑様実際に「Shachihata Cloud」上で書類を回覧してみると、確認場所が机の上からPC上に移っただけで、紙で確認するのと何も変わらないという印象を持ってもらえたようで、当初の懸念は杞憂に終わりました。また、紙書類が大量に発生することに辟易していた人も多かったこともあり、思ったよりも大きな抵抗感もなく電子に移行することができたと思います。

加えて、上層部からは「このまま紙で運用を続けていると、その分の貴重なデータを捨ててしまうことになる」といった意見が上がるなど、会社として早く電子化を進めなければという空気が高まっていました。現場からも「自分たちが作り上げたノウハウをきちんと残してほしい」という要望が出ていましたので、まずは身近な書類から簡単に取り入れてみましょう、というアプローチで導入を進めてきました。

小和瀬様
当社では昨年から全社を挙げてペーパーレス推進に取り組んでおり、ペーパーレス化の意義やその重要性についての理解が徐々に浸透してきています。「Shachihata Cloud」は、よりスピード感をもってペーパーレス化を実現することを目的に導入したシステムということもあり、比較的受け入れられやすかったように感じます。

「Shachihata Cloud」で承認スピードが上がり、電子化も進んだ

──「Shachihata Cloud」の導入後、従業員の方からの反応はいかがですか？

大畑様
電子だと役職者の席を回って書類を手渡しする必要がなく、承認依頼中の書類が今どこにあるのかがいつでも確認できるので、「回付業務の負担が減って楽になったよ」と言っていただけることが多いですね。

今までは承認までに1か月ほどかかっていたものも、導入後は1週間程度で承認が完了するようになり、回付の時間がかなり短くなったと実感しています。

──ペーパーレス化の成果は出ましたか？

大畑様
「Shachihata Cloud」をはじめとした電子化ツールを導入して、ペーパーレス化を進めたことで、全社で月20万枚弱くらいの紙の使用量を減らすことができました。まだまだ根強く紙で運用している書類もありますが、今後徐々に電子へと移行していく予定です。

──「Shachihata Cloud」以外の承認システムとは、どのように使い分けをされているのでしょうか？

小和瀬様
システムごとに使い方やフローの決め方などが異なるので、システムの特性に合わせて利用を分けています。「Shachihata Cloud」は、個人で回付ルートを決められるものや、書類に印影を残す必要がある業務に適用しています。

「Shachihata Cloud」は、今まで業務に使っている書式イメージがそのまま利用できるシステムなので、当社のような紙文化が根付いた組織の従業員にとっても受け入れやすいようで、導入後は電子化がかなり進んでいると感じますね。

利用者の声を聴き、データ化とナレッジ共有を進めていく

──電子化を進めていくうえで、課題となっている部分はありますか？

大畑様
紙で運用していた書類がデータ化できていない、というのが大きな課題です。当社では、過去に発生した書類を専門の倉庫に保管しているため、必要な情報を確認するには、倉庫にある書類を引き出す必要があります。1つの案件で段ボール500箱分の書類を倉庫に送ったこともあるくらいなので、その量も相当なものです。

また、倉庫に送った書類は保管期限が切れたら処分されてしまうのですが、現場の皆さんの大事な経験をデータで蓄積し、ナレッジとして全社で広く活用できるようになったら、もっといろいろなことができるようになるはずです。今後もデータ化を進めて、現場のナレッジを全社にどんどん共有していこうと考えています。

──電子ハンコシステムの導入にあたって、「これは意識した方がいい」と感じたポイントはありますか？

大畑様
実際に利用される方の声をしっかりと聴くことですね。導入担当者がいいなと思ったものでも、利用者が使いにくいと思うシステムでは、積極的に使ってもらえないため、社内に浸透させることは難しくなります。現場の厳しい意見にもしっかりと耳を傾けることで、利用者は「自分たちに寄り添ってくれているんだな」と感じることができ、導入・浸透もよりスムーズに進むと思います。