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学校法人十文字学園 十文字学園女子大学

学内でも外出先でも、電子印鑑とワークフローで簡単決裁

タブレットやスマートフォンも活用し、申請業務の時短と効率化を実現

十文字学園女子大学は、「教育を受けたいと思う女性がひとりでも多く学べる私立学校を作りたい」という創立者・十文字こと 氏の強い願いのもと、1922年(大正11年)に東京・巣鴨の地に本学園の始まりとなる文華高等女学校を開校。1966年(昭和41年)に十文字学園女子短期大学を、1996年(平成8年)に十文字学園女子大学を埼玉県新座市に開校。現在は人間生活学部に9つの専門学科を設置し、活躍したい分野に関する専門知識を学びながら資格取得を可能とするなど、将来を見据えたさまざまなカリキュラムを学生向けに提供しています。

そんな十文字学園女子大学では、規程変更の許可を申請する書類をはじめとしたさまざまな原議書の申請承認業務の効率化を図る
べく、シヤチハタが提供する「パソコン決裁 DocGear クラウド」(以下、DocGear)を導入しました。今回は、学内におけるDocGearの活用方法について、総務部 総務課 課長 髙田 佳織 氏および同課 主任 岩附 友美 氏、財務部 会計課 神保 正典 氏にお話を伺いました。

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  • 教育

導入のきっかけ

経費節減や事務の効率化の1つとして物品購入に関する事前申請の徹底を決断

十文字学園女子大学では、経費節減や事務の効率化を進める中で、教員の物品購入に関して事前申請する運用を徹底することになりました。その過程で効率的に申請承認できる仕組みを検討したと語るのは、財務部 会計課 神保氏です。「これまでの物品購入は、ある程度教員の裁量に任されていました。しかし、文部科学省から通知された『研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)』に対応し、公的資金の使用における不正防止対策を行う上で、事前申請と事前決裁を徹底する必要性が高まったのです。

ただ、教職員によって勤務日が異なることが多く、承認が滞らないよう、どこからでも確認できる仕組みが必要だと考えました」と当時を振り返ります。そこで検討したのが、電子印鑑の活用でした。検討当初は無償で使える電子印鑑も検討しましたが、他人になりすまして押印できてしまう可能性もあったので、本人しか押印できないセキュアな運用が可能な電子印鑑を検討することになったのです。

経費節減や事務の効率化の1つとして物品購入に関する事前申請の徹底を決断
既存のフォーマットを踏襲した上で電子化できる点を評価

導入の検討を進める中、予算をかけて行うのであれば、物品購入だけでなく学内で行われている申請承認作業など、他の業務にも応用できるような仕組みを検討するべきだという意見が持ち上がり、電子印鑑を提供しているシャチハタに問い合わせたところ、提案を受けたのがDocGearだったのです。

「学内で行われている原議書の申請承認の電子化に取り組むことで、電子印鑑をさらに有効活用できるのではと、会計課から総務課に相談がもちかけられました」と原議書に関する管理業務を行っている総務部 総務課 主任 岩附友美 氏は語ります。

また、重要だったのがWordやExcelなどで作成された原議書のフォーマットがそのまま踏襲できるかどうかでした。「既存の様式に慣れている教職員が多く、従来のフォーマットで紙と同じように押印できる仕組みが必要でしたし、出張が多い教職員から『学外でもタブレットやスマートフォンなどのスマートデバイスを利用して承認したい』という声も寄せられていました」と神保 氏。

そこで、簡単に導入できるクラウド版のDocGearであれば、低コストで紙の業務をそのまま電子化でき、学外からの確認・承認にも応用できると判断されたのです。

導入後の様子

業務効率化を実現し、決裁までの時間短縮に大きく貢献

現在は、教職員230名ほどが自身の電子印鑑を利用し、年間1300件あまりの原議書申請の大半がクラウド上にあるDocGearを経して行われています。実際の申請承認フローは、部門ごとに基本フローが定義されており、申請する内容によって新たな承認者を申請者が付け加えるなど、現場ごとに柔軟な運用が行われています。

申請書類の管理については、最終承認者が決裁した後に総務課で決裁番号を付番し、各部門で管理しているDocGearのキャビネット内の承認後保管フォルダに自動格納されるようになっています。添付書類も含めた申請に必要な書類は、スマートフォンなどスマートデバイスでも閲覧できるようPDF化した上でDocGearの申請承認フローに乗せていますが、添付書類が多い場合などは従来通りの紙による運用も許可しています。

「外部からの調査などに回答する際には、添付の書類も多く、紙で原議を作成し、回覧する方がやりやすい場合があります。シヤチハタの電子印鑑とDocGearは従来のフォーマットをそのまま使うことができ、紙と同様の運用ができるので、紙と電子をうまく併用しています」と岩附 氏。

なお、当初課題となっていた物品購入の事前申請については、添付書類が多いこともあって電子印鑑を用いて申請書類に押印後、会計課へメールで申請書類を送付し、物品購入の事前承認が行われています。物品購入についての領収書や請求書の原本は、最終的に財務部に提出する運用となっています。

DocGearを導入したことで、さまざまな効果が得られており、「承認者に印鑑をもらいにいく手間が省けるだけでなく、承認者が学外にいて不在でも、スマートフォンなどから決裁できるようになるなど、決裁までの時間が大きく短縮されています」と総務部 総務課 課長 髙田 佳織 氏は評価します。

また、岩附 氏は「DocGearで行われる申請承認フローであれば、どこで停滞しているのかがはっきりわかるため、こちらから連絡して催促することも可能です。時間短縮に大きく貢献しています」と評価します。DocGearの使い方についても、「現場からの質問も思ったほどは多くなく始動できたように思います」と岩附 氏。

経理担当の神保 氏は「決裁しやすくなったことで、月末に集中しがちな決裁業務の負担が分散することに役立っています」とそのメリットを語ります。

シヤチハタに対しては「最初は管理機能についてわからないことも多く、頻繁に連絡することもありましたが、その都度、懇切丁寧に説明いただき、とても助かりました。実際に現場に来ていただくなど、手厚くサポートいただき感謝しています」と岩附 氏は語っています。

今後の展望

他業務への応用によってさらなる電子化を促進

今後について髙田 氏は、電子印鑑とDocGearをこれまで以上に学内に浸透させていき、電子化をさらに進めていきたいと語ります。

「現状は原議書の申請承認業務に利用していますが、例えば、上長の印鑑が必要なものや部内で回覧する必要のある書類などは、いまだに紙で運用しているので電子印鑑やDocGearを使うようになれば、全体的な作業の効率や意思決定のスピードアップにもつながるはずだ」と髙田 氏。

「そのためには、学内の運用に合わせたマニュアルの整備や定期的な説明会の開催など、定期的にフォローしていくことで、さらなる普及と活用につなげていきたい」と岩附 氏は語っています。

 

取材にご協力いただいた企業様のHP
学校法人十文字学園 十文字学園女子大学のホームページ
http://www.jumonji-u.ac.jp/
今回ご紹介した商品

※製品の販売時期などにより、実際に導入された製品とは異なる場合がございます。

HP最終更新日 2017/11/21