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株式会社 CSK Winテクノロジ様

見積書などの社内文書への捺印

ワークフローと電子印鑑の連携ソリューションで、承認印が必要な社内業務プロセスを完全電子化。

株式会社 CSK Winテクノロジ様は、マイクロソフト製品を中心としたコンサルティング、アプリケーション開発などを行っておられます。自社商品であるワークフローシステム「Smart Workflow」と「パソコン決裁」を連携し全社に導入し、運用されています。今回は、第二開発 部長 長沢様と、製品開発部 部長 藤澤様にソリューション開発までの経緯、使用状況、今後の展望などを伺いました。

株式会社 CSK Winテクノロジ様

  • パソコン決裁
  • Smart Workflow
  • 情報サービス業(ソフトウェア・システム開発・コンピュータディーラなど)

導入のきっかけ

日本の商習慣として必要なハンコ

CSK Winテクノロジ様では、自社開発のワークフローシステム「Smart Workflow」を販売しています。その中でお客様から印鑑の機能がないのか聞かれる機会も多く、印鑑の必要性を強く感じていました。社内を見てもお客様に提出する見積書などは個人印も会社印も必要であり、さらに、最終的な紙出力も必要な現実がありました。

日本の商習慣として必要なハンコ
細かい調査で様々な現状が浮き彫りに

承認業務の電子化検討にあたり、まずは見積書業務でコスト試算を行いました。現状の業務フローで承認業務に関わる登場人物の洗い出しや、紙文書の台帳管理やコピーの保管に関わるコストや作業内容など細かい部分まで、電子化することによってどのくらいのコスト削減になるかを算出しました。
結果として、細かい数字を積み上げると、承認業務の電子化によって、見積書1件あたり2,000円のコスト削減が可能になることがわかりました。見積業務は月に100件発生しているので月に20万円。年間にすると実に240万円のコスト削減につながります。そこで、まずはパソコン決裁でPDFファイルの見積書に捺印することからはじめることにしました。
試してみてさらに分かったのは、東京の本社と大阪の西日本開発部は距離が離れているため、別々で申請を行っているため管理が大変だったのですが、電子文書にしたことで全社統合が可能になりました。また、東京オフィス内でもフロアが2階に分かれていたため、承認のための移動時間があったのですが、合計で70分も短縮することができました

自社商品のワークフローシステムとの連動を検討

これらの細かな調査の結果と自社商品である「Smart Workflow」を利用して本格的なワークフローシステム構築の検討をはじめました。実際に導入するためには投資効果が見えなくてはならないので、さらに部長や課長の労務費を算出。滞留時間なども調査を行いました。
最終的に、開発を行っても4ヶ月程度で回収できるということで社長の決裁を仰ぎ、開発に着手することになりました。実際の開発では「Smart Workflow」に「パソコン決裁」を組み込んで、捺印機能を利用できるようにするのは難しくありませんでした。柔軟に機能追加できるのが「Smart Workflow」の特徴だと思っています。この様に捺印機能を組み込むことで業務に即したワークフローを確立することができました。

導入後の様子

承認業務効率が格段に向上

見積業務は利用範囲が広く、顧客サービスの向上につながります。さらに、フローが複雑なので、この業務の要件をクリアすれば、その後の社内展開が容易であると考え、まずは見積業務をワークフローにのせることを考えました。
承認フローの流れは、営業担当者がお客様から要件を伺い、開発部のグループ長に見積を依頼すると、開発部内で見積作成担当者、グループ長、部長という流れで見積書が承認されていきます。開発部内で承認された見積書は、営業部に戻され、同じように担当者、営業部長、営業管理という順で承認され最終的に角印が押され、お客様にPDFで提出します。
見積業務の電子化を行った結果、見積業務の流れが非常によくなりました。CRMと連携しているため顧客情報から自動的に見積番号を採番するので、見積書の管理がわかりやすくなりました。また、承認がどこで止まっているかなども一目で分かります。承認中のデータを他のユーザが確認することもできるので、営業担当が出かけて不在でも、別の者が仮の状態の見積の提示をするなど、お客様からの問合せにも迅速に対応することができるようになりました。

複雑な業務ルールに対応できるワークフローが鍵

電子印鑑を含むワークフローでは複雑な承認ルートへの対応が難しいことが問題でした。例えば、分岐点が多く、会議を経ていないと承認されないといった場合です。日本的なワークフローは欧米には存在しません。「Smart Workflow」は日本の商習慣にマッチしたワークフローとなっているため、差し戻しや取り戻しなどにも対応し、承認フローを完全電子化することが可能となりました。

システム概要

複雑な業務ルールに対応できるワークフローが鍵

今後の展望

支店・本社間での承認業務の電子化を目指して

ゆくゆくは支店・本社間の様々な書類のワークフローにも導入できればよいと考えています。一つの伝票で平均5回もの押印が必要な売上伝票や、受領書、作業完了報告書など、このシステムを導入できそうな書類は多くあります。全部合わせると月1万回程度の捺印が必要な計算です。これらを電子化できればペーパレスの実現、業務効率アップが期待できます。

取材にご協力いただいた企業様のHP
株式会社 CSK Winテクノロジ様のホームページ
http://www.cskwin.com/index.html
今回ご紹介した商品

※製品の販売時期などにより、実際に導入された製品とは異なる場合がございます。

HP最終更新日 2017/02/13