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財団法人中部電気保安協会

点検報告書への捺印

「まかせて安心 電気の保安」というモットーを実現するために。
ワークフローシステム導入を5年計画で進行中

中部電気保安協会様は、工場・ビルなどの電気整備を安全に効率的に お使いいただくための保安業務や、家庭や商店などの電気の安全確認の 調査業務を行っています。膨大な文書の電子化の中で、電子印鑑と SkyPDFを1,700ユーザでご利用いただいております。
導入までの経緯、使用状況、今後の展望などを松井様と青木様にお伺いしました。

財団法人中部電気保安協会

  • パソコン決裁
  • PDF捺印ライブラリ
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  • SkyPDF
  • インフラ(電気・ガス)

導入のきっかけ

「隠れたコスト」膨大な紙データの管理

以前は点検報告書を紙で管理していました。「お客様の控え」と「会社の控え」をあわせると、1件の報告書で3〜4枚の紙になります。これを各事業所でそれぞれファイリングして管理していました。
例えば部署に担当が20人いて、1日4件だとしても80件分の報告書がたまる。報告書に印鑑を捺して承認をする。さらに、それらをファイルに綴じる作業もあり、全社でみると膨大な紙データの管理者となります。

書類整理・書類管理は、見えない負担、そして隠れたコストとなっていたんですね。
また、報告書は全て事業所任せで現場管理となっていました。本部でお客様の情報等を知りたいと思ったら、電話して事業所からファックスしてもらわないといけないという手間もかかっていました。

「隠れたコスト」膨大な紙データの管理
システム開発の中で

報告書は現場で手で記入されるものですから、当初は出力したものを紙で管理する方向で業務改善を進めていたのですが、新規システム開発に取り組んでいく中で「せっかくだからペーパーレスにできないか」という話が出てきました。
さらに とにかくお客様をお待たせしないシステムの構築を実現するために、電子文書管理する前に必要となる承認業務の効率化も考えることにしました。紙データを電子データ化するだけでなく、承認まで全てを電子化する。そこで電子印鑑を導入して、承認・確認まで実現しようという話になりました。

導入後の様子

机の上に書類が並ばなくなった

現在、報告書はPDF化されています。そして電子印鑑とSkyPDFを利用しています。 ペーパーレスだけだと「承認」の役割を実現できないので自社システムの中に電子印鑑機能を組み込む形で導入しました。誰が承認したかを追跡できる機能が重要です。 これまで紙で管理していた報告書が電子化されたことで、机の上に書類が並ばなくなりましたね。先程もお話しましたが、たまった報告書に印鑑を捺してファイリングする作業が全てなくなりました。

また、お客様からご連絡いただいて調査が必要な際には、キャビネットに行き、ファイルを探して、調べてお答えしていたのが、今では画面上でちょっと検索するだけで情報を取り出せ、その場でお客様をお待たせすることなくご説明できるようになりました。 電子印鑑の導入に抵抗はほとんどありませんでしたね。電子印鑑は、自社システムの中に組み込んでしまっていますので、「捺印」という意識はなく「ボタン一つで自動で全てが行える」というイメージとしました。

机の上に書類が並ばなくなった
データの一極集中管理による顧客情報管理

これまで各事業所任せだった書類の管理を、本部で一極集中管理することにより、顧客管理も同時に行えるようになりました。全国に拠点のあるグループ企業様の情報も、今まではばらばらに管理されていたので、一度各事業所から郵送で本部に送り、取りまとめてからお客様にお送りしていたんですね。今は本部で一括印刷できるので、すぐにご報告できます。
捺印された報告書が PDFファイルにしてありますので、お客様が「メールで報告してくれればいいよ」とおっしゃる場合は、メールに添付してお送りすることもできますし、 もちろん各拠点からも閲覧することができ、リアルタイムに情報を共有できています。

「まかせて安心 電気の保安」がモットー。だからこそパソコン決裁というシステムの導入に至りました。

システム概要

【導入したシステム】

自社システム内に、弊社「PDF自動捺印ライブラリ」を組込、PDFファイルに対し自動で捺印。ASP.NET上で開発、利用しています。

今後の展望

ワークフローシステムを導入 「現場の報告書管理システム」の構築

「現場で報告書に電子印鑑を捺せる」というのが最終形です。
モバイルで無線通信できるようにして、現場で各担当者が報告書に電子印鑑を捺す。全員リアルタイムでやり取りができるシステムを構築予定です。
さらに、管理業務などの承認をワークフローシステム内で利用することを検討中です。

ワークフローシステムを導入 「現場の報告書管理システム」の構築
今回ご紹介した商品
  • PDF捺印ライブラリ
  • SkyPDF Tools

※製品の販売時期などにより、実際に導入された製品とは異なる場合がございます。

HP最終更新日 2017/07/18