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青森綜合警備保障株式会社

処理の遅延を招いていた紙による決裁業務

決裁業務を効率化し、迅速なお客様対応を実現
「パソコン決裁 DocGear3」

1970年に創業し、現在はALSOKブランドで警備やセキュリティサービスを手掛ける青森綜合警備保障株式会社(以下、青森綜合警備保障様)。青森県内外に7つの事業所を展開する県内最大規模の警備会社として、機械警備や輸送警備、常駐警備など各種警備を中心に、戸建・アパートなどのホームセキュリティや消防設備点検業務など幅広い事業を展開しています。

そんな青森綜合警備保障様は、各事業所間の紙による申請・承認業務を効率化するために「パソコン決裁 DocGear 3(以下、DocGear)」を導入。決裁業務のスピードを上げることで、業務処理の効率化とお客様への対応を強化することに成功しています。

今回は、DocGear導入に至った経緯や社内のワークフロー基盤の整備による効果について、総務部 総務課長 兼 総務企画課長 須藤 暢 氏、同課 箱田 尚人 氏、経理部 情報システム課 係長 嶋中 大輔 氏に詳しくお聞きしました。

青森綜合警備保障株式会社

  • その他

導入のきっかけ

処理の遅延を招いていた紙による決裁業務

青森や八戸、弘前、十和田、むつ、五所川原など青森県内の主要都市と秋田県の大館を含め、7つの事業所を展開する青森綜合警備保障様では、それぞれの事業所から起案される装備資機材の調達申請や警備員管理に必要な報告書、稟議申請など、様々な申請を本社側で承認するフローを確立しています。

最終承認までには、担当者が起票した申請書類を事業所の所属長が承認し、その後本社へ郵送して関連部署内で決裁しています。「各事業所で作成された申請書類は、郵送か警備用の備品を運搬する社内便で本社に届けられるため、承認完了までに1週間程度かかってしまうこともありました。また申請内容に不備がある場合は、さらに多くの時間がかかります」と語るのは総務部 総務課長 兼 総務企画課長 須藤暢 氏。

本社に寄せられる申請書類は月間で数百件に及び、申請の窓口となる総務部でも多くの時間と手間がかかっていました。 また、同課の箱田 尚人 氏は「申請文書がいつ最終承認されるかが申請者には把握できないため、窓口である総務部門への問い合わせも数多く発生しています。

各部署からの問合せへの対応で他のサービスに遅れがでてしまうこともあった」といいます。そこでまずは返金処理など経理に関連した申請承認業務の迅速化によってお客様対応の強化を計画。また、社内PCへ新たに業務アプリケーションをインストールするための申請承認フローの迅速化など、経理部 情報システム課で取り扱っている業務を先行してシステム化するプロジェクトがスタートすることになりました。

処理の遅延を招いていた紙による決裁業務
直感的な使いやすさと既存帳票を活用できる使い勝手の面を高く評価

新たなシステムを模索するうえで前提となっていたのが、パッケージソフトウェアの活用でした。「簡単なシステムは自社で開発していますが、全社員で使う大がかりなシステムについては、サポート体制の充実やメンテナンス費用を考慮し、基本的にパッケージを採用しています」と経理部 情報システム課 係長 嶋中 大輔 氏は語ります。

将来的には全社で利用するシステムとして整備していくことも前提としたうえで、当初は現在利用しているグループウェアに付属したワークフロー機能の活用を検討した嶋中氏。

しかし、機能面及び使い勝手の面で難があったと振り返ります。その中でたどり着いたのがシヤチハタのDocGearでした。「直感的でわかりやすく、次にどのような操作をすべきなのかが明瞭でした。また、操作性が優れている点についてもDocGearを高く評価したポイントです」と嶋中 氏。

WordやExcelで作成されていた既存の申請書の帳票を利用できる点も高く評価したと言います。「管理者として新たな帳票を作り込む手間がないこともそうですが、使い慣れたExcelファイルをそのまま申請できるので、利用者にとっては操作方法を新たに覚える必要がありません。」と須藤 氏。さらに、申請書類や承認文書に電子的な押印を行うことができる仕組みを持っていた点もDocGearに注目したポイントだったと語ります。

シヤチハタからの提案を基にプロジェクトメンバーで議論した結果、青森綜合警備保障様が思い描くワークフローの基盤のイメージが徐々に出来上がってきました。

直感的な使いやすさと既存帳票を活用できる使い勝手の面を高く評価

導入後の様子

内部統制の強化と業務効率の大幅な向上を実現

現在、DogGearを利用した各種申請は毎月50件以上発生しており、申請処理を行う担当者や各事業所長、経理部門の担当者及び上長などを含めると、約100名がDocGearを利用しています。

具体的には、申請を行う事業所の運用担当者が申請処理を行うと、事業所にいる上長が申請内容を決裁。その結果が本社の経理部 情報システム課に通知され、情報システム課内で回覧された後に上長が最終的な決裁を行います。

決裁後、処理実施担当者がその内容を確認し、処理を実施したかどうかの押印も確認でき、すべての処理が済んだ時点で決裁済みフォルダ内に格納されます。その後、適切なアクセス権を持つ人間のみが閲覧する仕組みを実現したことで、内部統制の強化を図ることもできました。

さらに承認状況を可視化したことは、現場から高い評価を得ていると嶋中 氏は語ります。「どこで申請が停滞しているのか申請者が確認できます。以前は担当者から催促の電話がよくかかってきていましたが、今では半分以下に減っております。また操作に関する教育は行っていませんが、DocGearを利用した社員からは使いやすさに対する評判も耳にするほど。普段、あまりパソコンを利用しない方々からも、好評を得ています。」(嶋中 氏)。

「以前は申請してから承認完了するまで1週間程度かかることもありましたが、今では早ければ翌日には承認処理が終わっています。さらに今回、DocGear利用者のデスクトップ上に「DocGear新着情報」ガジェットを配置することで決裁案件が何件あるのかが確認できるので、決裁漏れを防ぐこともできました。」(箱田 氏)。

承認が迅速に行われ、意思決定が速くなったことで、社内外のサービス向上に繋がると確信しました。さらに申請内容に作業内容が詳しく記載されていることで、例えばインストールを実際に行う担当者も戸惑いがなくなり、社内の情報共有が業務の効率化に大きく貢献していると嶋中氏は評価します。

またDocGearの導入後、運用開始までは1~2ヵ月間しかなく多くの不安があったと嶋中 氏は当時を振り返ります。「問題が発生してもその解決に時間が取れず、我々だけではどうしようもありませんでした。しかしシヤチハタのサポートセンターへ問い合わせると、ほとんどその日のうちに解決策を提示してくれました。

この迅速で的確なサポートがなければ、計画通り運用を開始できなかったでしょう。運用とは製品とサポートがそろって、はじめて実現できることなのだと実感しました。」とサポート体制についても評価します。

内部統制の強化と業務効率の大幅な向上を実現

今後の展望

申請以外にも情報共有ツールとしての活用を希望

今回決裁処理の効率化に評価を得た須藤 氏。今後については、「部署ごとにどの業務フローを電子化すると効果的なのか洗い出し、さらにDocGearの活用を追求したいと考えています。情報システム課で培ったノウハウを持って、近い将来全社展開を実現したい」と力説します。

また、「利用者の声を集め、全社で情報共有するような仕組みとしても使ってみたい」と箱田 氏。「DocGearを単なる決裁効率化のためのツールではなく、文書管理機能を活用した情報発信・情報共有のためのインフラとしても使っていきたいと考えています」と今後の展開について語っていただきました。

 

取材にご協力いただいた企業様のHP
青森綜合警備保障株式会社のホームページ
http://www.a-alsok.jp/
今回ご紹介した商品

※製品の販売時期などにより、実際に導入された製品とは異なる場合がございます。

HP最終更新日 2017/07/18