ホーム > ソリューション > 稟議書や締結書類の管理が大変。探す手間を減らし、保管スペースの問題も解決したい。

ソリューション

稟議書や締結書類の管理が大変。
探す手間を減らし、
保管スペースの問題も解決したい。

IT化が進むビジネスシーンですが、いまだに稟議書や締結書類などの文書はアナログ(紙の書類)で運用・管理している企業は多いのではないかと思います。日々溜まっていく稟議書や締結書類……これらの保管・管理にお悩みではありませんか？

大量の紙文書の保管にスペースを取られる――

必要な書類を探すのに一苦労する――

重要書類の廃棄に手間と時間がかかる――

紙面での書類管理にはこのような課題がつきものです。
書類管理に伴う工数・人件費のお悩みを解決するには、『パソコン決裁Cloud』と『Box』を組み合わせた導入がおすすめです。パソコン決裁CloudとBoxを導入すれば、オンラインで電子データに電子印鑑が押せて、容量無制限で文書を保管できます。また、探したい文書を簡単に見つけることができます。

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課題

大量の紙文書を保管するためのスペースが必要

紙面化された稟議書や締結書類は、一定期間大切に保管しておく必要があります。
そのため、書類の保管スペースを設けなければなりません。大企業ともなれば、大量の文書を保管するのに
かなりの広いスペースが必要でしょう。

課題

必要な書類を探すのに時間がかかる

紙の書類の場合、保管室に足を運んで該当書類を探さなければなりません。
保管状況によっては、ひとつの文書を探すだけでも多くの時間を取られることもあるでしょう。

課題

書類の廃棄にもコストがかかる

一定期間保管した後に不要になった稟議書や締結書類の廃棄処分は、タダではありません。
こういった書類には機密事項や個人情報など慎重な取り扱いが必要な内容が含まれているので、
そのままゴミ箱に捨てるわけにはいきません。
シュレッダーにかける・重要書類処分を請け負う専門業者に回収してもらうなど、適切な工程を踏んでの廃棄が必要。
そのためのコストも軽視はできません。

その課題、
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作成した書類を紙に印刷することなく、そのままオンラインで捺印後、回覧・決裁ができます。
紙面として書類を保管する必要がなくなるので、書類の分類やファイリング・整理・廃棄といった
物理的な管理業務が必要なくなります。