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  1. 電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド > 電子印鑑・電子決裁 ソリューション > 書類は電子データなのに、捺印のためにわざわざプリントアウト。 再度スキャンしてPDFに変換して・・・そのような手間を減らしたい。

電子印鑑・電子決裁 ソリューション

書類は電子データなのに、
捺印のためにわざわざプリントアウト。
再度スキャンしてPDFに変換して・・・
そのような手間を減らしたい。
稟議申請書や届出書・見積書・請求書・注文書など、社内の書類は全てパソコンで作成した電子データ。
なのに、捺印が必要だから毎回わざわざ紙にプリントアウトしている。
しかも捺印した書類をメールで送るために、書面をスキャンして再び電子文書に戻して……
承認を得るためのこのような手間に苦しんでいるビジネスパーソンは、まだまだ多いはず。
 
また、電子書類を紙面に印刷することに工数がかかるだけではなく、用紙代やインク代・書類を送る配送費などのコストもかかります。ビジネスのIT化が進む今の時代において、この手間やコストはできる限りなくしたいもの。
 
そこで検討していただきたいのが、パソコンやタブレット・スマホから電子印鑑の捺印が行える『Shachihata Cloud』です。捺印作業がオンラインでできるようになれば、電子書類をわざわざ紙に印刷する必要はなくなり、手間やコストが大きく軽減できます。
課題
1

捺印が必要だからわざわざ紙に印刷しているせいで、
手間とコストがかかっている

社内で使う書類のほとんどはWordやExcelを使ってパソコン上で作成されています。
しかし、日本のビジネスシーンでは、これらの書類を印刷してから捺印するのはまだまだ当たり前の光景です。
例えば
一回だけの作業であれば、それほど大した手間ではないかもしれません。しかし多くの企業では、連日さまざまな稟議や決裁承認が
行われています。毎日何度もこの作業をするとなると、多くの手間と時間が取られます。
また、電子データを紙に印刷するには費用もかかります。紙代やインク代はもちろん、複合機を稼働させるための電気代や、
決裁者が遠方にいる場合などには書類の郵送費も馬鹿になりません。
課題
2

捺印した書面をスキャンしてPDF化、
暗号化してメールに添付……面倒くさい!

承認業務の中では、次の人に回覧するために、文書をメール添付で送ることもよくあることだと思います。
 
 
紙の文書をメール添付するためには、スキャンしてPDF化する作業が発生します。さらに重要書類の場合は、データを暗号化したりパスワードをかけたりする必要も。
 
 
この手間を承認者全員が繰り返すのは、とても非効率的。承認者が多ければ多いほど、多くの工数と人件費がかかることになります。
その課題、
シヤチハタにお任せください!
申請などの承認フローを
すべて電子決裁にしませんか?
紙面の書類で稟議申請や決裁フローを行っていると、電子文書を紙に印刷したり、それをまた電子文書に戻したり……
といった二度手間が発生します。これはつまり、それだけ無駄な人件費がかかっているということ。
そこで「書類はすべて電子書類に一本化し、紙にしない」というアイデアはいかがでしょうか?
捺印作業をパソコンやスマホからでもできるようにして、
オンライン上ですべてのフローを完結させられるようにすればいいのです。

そのためのソリューションが『Shachihata Cloud』です。
リモートワーク時代の
クラウド電子印鑑・電子署名サービス
時代と共に進化し続ける
シヤチハタブランドをデジタルでも
製品詳細
オンラインで捺印できるから
紙面の書類を作る必要がなくなる
Shachihata Cloudは、稟議申請書や届出書・見積書・請求書・注文書などあらゆる書類への捺印作業を電子化できるクラウドサービスです。パソコンで作成した書類を紙に印刷することなく、そのままオンライン上の電子印鑑で捺印できます。
関係者への文書回覧も
簡単に設定できる
オンラインで捺印ができるだけでなく、捺印した文書を回覧する機能もついています。選択した回覧先に対して文書を送付でき、進捗管理も可能です。