1. ホーム > ソリューション > 承認/決裁にかかる無駄な時間を減らしたい。外出先からでも手軽に承認手続きをしたい。

ソリューション

承認 / 決裁にかかる
無駄な時間を減らしたい。
外出先からでも手軽に
承認手続きをしたい。
「紙の書類を回覧し、ひとりずつ承認・捺印をする」という、アナログな運用行っている企業はまだまだ多いかもしれません。しかしこのフローだと
「承認をすぐに依頼したいのに、担当者が不在でなかなか承認・捺印がもらえない」
「ひとつの書類の回覧や捺印に膨大な時間がかかる」
といった事態が発生しがちです。
また「稟議を申請するにも承認するにもわざわざオフィスに戻って対応しなければならないのは効率が悪い」 そう感じたことがある人も多いのではないでしょうか。
 
このようなお悩みを解決し、決裁や稟議のフローを
圧倒的に、スピーディーかつ簡単にするのが『パソコン決裁Cloud 』です。
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課題
1

早く決裁が欲しいのに、担当者が不在で手続きが進まない!

稟議書や見積り・請求書などは、一刻も早く『決裁』が欲しいもの。
その決裁を得るためには、多くの担当者の承認印を集める必要があります。
急いでいるときに限って担当者の不在により承認や決裁が進まないものです。
例えば
● A(申請者)→B(第1承認者)→C(第2承認者)→D(最終承認者)の順番で承認をもらいたいのに、
外回り営業の多いBさんがなかなか捕まらない…
● やっとBさんに承認をもらえたのでCさんに承認依頼をしようとしたら、今度はCさんが海外出張へ…
● 数週間後帰国したCさん、そしてDさんにも承認印をもらい、ようやく決裁が完了!
このように紙の書面に多くの人の承認印を集めようとすると、ひとりの不在が全体の進捗に大きく影響することがあります。
特に外回り職の方や管理職・重役の方は外出していることも多いので、ひとりひとりに承認印をもらうのは
非常に骨の折れる作業です。
「急ぎなのになかなか承認がとれない」とヤキモキした経験がある方は多いのではないでしょうか。
課題
2

距離が原因で、回覧そのものに時間がかかる

大企業の場合、回覧文書が複数の部署を経由することも珍しくはありません。
部署同士が隣の部屋・同じビルなどであればそこまで問題にはならないかもしれませんが、
拠点が離れていると回覧に時間がかかります。
例えば
東京本社から大阪支社、そして沖縄支社へと書類を回覧し、それぞれの確認印を回収しようとすると、部署をまたぐごとに郵送時間がかかってしまいます。そこまで遠隔ではない「少し離れた営業所に回覧を届けたい」という場合でも、数時間のタイムロスは起こります。
どんな業種でもビジネスはスピード感が大事。
物理的な距離のせいで回覧が滞ったり、承認・決裁が遅れたりするのは、できるだけ避けたいところです。
課題
3

申請も承認も、
わざわざ会社に
戻らないといけない

紙の書類を使っていると、稟議を申請するにも書類に承認印を押すにも、
わざわざオフィスに戻って対応をする必要があります。
例えば
クライアントとのミーティングで外出しているとき。できればそのまま次のアポイントメントに向かいたいのに、「紙面に承認印を押すために(もしくは紙面で申請をするために)一度オフィスに戻らなくてはいけない」というようなケースもあるでしょう。このほか「出張しているときに稟議申請をしたい・承認印がほしいけど、紙面の処理が社内でしかできないので作業が進められない」というケースも考えられます。
会社に戻るまで稟議申請や承認処理が行えないなど、想像以上のタイムロスが発生してしまいます。
テレワークといった働き方の多様化やスピードが求められる今の時代のビジネスにおいて、これは大きなデメリットです。
その課題、
シヤチハタにお任せください!
申請などの承認フローを
すべて電子決裁にしませんか?
紙の書類で稟議の申請や承認印を捺印していると、ここまで見てきたような課題が発生しがちです。
そこで紙の書類ではなく、申請や決裁・承認フローをすべてオンライン上で行えるようにしてはいかがでしょうか。
オンライン上で稟議申請ができ、さらに承認印が押せるようになれば
担当者は外出先でもノートパソコンやタブレット・スマートフォンから書類の回覧・決裁が行えます。
そこでおすすめしたいのが、シヤチハタのパソコン決裁Cloudです。
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製品詳細
オンラインで回覧・捺印できるから
承認フローが滞らない
パソコン決裁Cloudは、稟議申請書や届出書・見積書・請求書・注文書などあらゆる書類への捺印作業を電子化できるシステムです。パソコンで作成した書類をPDF化し、紙に印刷することなくそのままオンラインで捺印&回覧ができます。
スマホでいつでもどこでも
捺印できる
パソコン決裁Cloudを使えば、ノートパソコンやタブレット・スマホから捺印作業ができます。インターネット環境さえあれば、たとえ海外にいたとしても電子文書を確認でき、捺印して送信すれば承認業務が完了。紙ベースでのやりとりよりも、承認フローがはるかにスムーズに・スピーディーになります。