社会福祉法人ユーカリ福祉会

教育

100～499人

Shachihata Cloud

社内回覧・決裁のタイムロス解消

電子決裁でも運用や文書フォーマットを変えずに文書に捺印したい

外部でも簡単に決裁ができるようになり、多忙な保育スタッフの業務軽減につながった。保管スペースの削減にも大きく貢献している。

電子印鑑による申請業務の効率化で、
多忙な保育園スタッフの負担を軽減。

1967年に保育事業を開始し、1980年に厚生省の認可を受けて設立された社会福祉法人ユーカリ福祉会。
児童憲章の精神を基本理念に、現在は東京や千葉、神奈川あわせて10ヶ所の保育園を持ち、地域に根ざした保育園を運営しています。
また、児童の保育のみならず、地域や保護者の育児支援にも目を向けるなど、270名を超える保育士および職員とともに、子育て環境の充実に力を注いでいます。

そんな同法人では、各保育園が物品購入などを申請する際の決裁業務を効率化する目的で、シヤチハタが提供する電子印鑑サービス『Shachihata Cloud』をご利用いただいています。
今回は、『Shachihata Cloud』の活用方法について、同法人の理事長室員であり、同法人が運営する保育園のひとつである市川保育園の園長・齋藤武氏にお話を伺いました。

導入のきっかけ

ICT（情報通信技術）の活用によって物品購入など決裁業務の効率化を目指す

認可保育園に入れない児童、いわゆる待機児童が大きな社会問題になっています。
多くの自治体がこの問題に取り組んでおり、そのために必要な保育施設は増加傾向にあります。
当初は1ヶ所の保育園を運営していた社会福祉法人ユーカリ福祉会も、現在は10ヶ所の保育園を運営。
今後も拡大が予定されています。

そんな同法人では、各保育園の決裁業務に問題を抱えていました。
「これまで物品の購入などの際には、保育園で起案書を作成し、本部に郵送した上で決裁するというフローでした。
保育園が10ヶ所あるので郵送コストも少なくありませんし、保育園スタッフにも負担がかかります。
また、起案書を保管するスペースの確保も必要です」と齋藤氏は語ります。

さらに、決裁者である本部の理事は非常に多忙なため、迅速な対応がとれない状況でした。
そのため、物品購入申請の決裁がおりるまで1ヶ月もの時間がかかるケースもあったそう。
こうした問題を解消し、保育園の新設事業に時間を割くなど地域全体の育児環境を改善していくためにも、ICT（情報通信技術）の導入と決裁業務の効率化は急務でした。

導入のポイント：電子決裁とオンラインストレージの組み合わせで課題を解決

同法人で監査記録を認めてもらうためには、印影が有効であり押印が必要不可欠でした。
「補助金での運営のため、監査の際には自治体に対して証拠となる資料を明らかにする必要があり、そのためには印鑑による決裁が必要なのです。」
そこで、決裁の仕組みを効率化するべく、電子印鑑による決裁が可能な仕組みの検討が求められました。

齋藤氏の目にとまったのがシヤチハタの『Shachihata Cloud』でした。
「印鑑と聞いて一番信頼のおける企業といえば、やはりシヤチハタさんしかない」と決断。
問い合わせたところ、『Shachihata Cloud』を活用すれば電子印鑑が使えるだけでなく、オンラインストレージとして信頼性の高い『box』と連携することで紙書類の保管スペースに関する課題を解決できるとわかったのです。

「クラウド環境であれば、忙しい本部の理事長や事務総長も外出先からスマホやタブレット端末で簡単に決裁できます。」と齋藤氏。
そこで、同法人が求める申請決裁業務のインフラとして、『Shachihata Cloud』と『box』の連携ソリューションが選ばれました。

導入後の変化

電子印鑑サービスを使って外部でも簡単に決裁、保管スペースの削減にも大きく貢献

各園の事務長・園長が物品購入などの起案書を『Shachihata Cloud』にアップロードすると、あらかじめ設定した決裁者へ決裁依頼のメールが送信できます。
メールを受け取った本部の理事長や事務総長は、『Shachihata Cloud』の起案書をPCやスマホ・タブレットで閲覧・確認。
承認後は起案者に戻り、『box』へ保管しています。

「押印がすべてクラウド上でできるため、どこからでも決裁できる仕組みが実現しました。
長期間決裁を待つという問題は解消され、よりよい保育に向けたアクションがすぐに実行できるようになりました」と齋藤氏は評価します。

また、園ごとに毎月30件以上発生している起案書の保管が『box』で行えるようになったことで、本部での仕分け作業や保管スペースの効率化にもつながっています。
斎藤氏いわく、「従来の半分近くのスペースを削減できているはずです」とのこと。

さらに、『Shachihata Cloud』の使い勝手の良さについても高く評価しています。
「ITにあまり詳しくない保育園スタッフでも、クラウド上で電子印鑑が簡単に押印でき、現場からも好評です」。
運用を開始してからも現場ではトラブルなし。
きめ細やかなシヤチハタの導入支援にも満足していると語ります。

「ここ市川市は全国の待機児童数ワースト4位（2016年度 4月時点千葉県発表）で、保育園新設の要望も強いのが実情です。
同法人では新たな活動に向け、少しでも多く仕事の時間を確保する必要があります。
今回新たに申請決裁の仕組みを電子化したことで、郵送費の削減など定量的なメリットだけでなく、社会貢献のための新たな準備・検討時間をしっかり持てるようなったのは大きいです」と斎藤氏は言います。

また、起案書などの書類が『box』内で管理できるため、各園の状況をどこからでも確認できるようになっています。
「以前は現場に行って書類を確認することもありましたが、今は『box』内に書類が保管されており、どこからでも法人全体の運営を見守ることができます」。

書類の保管以外にも、園児の写真や動画を共有するスペースとしても『box』が活用されています。
保護者とのコミュニケーションツールとして利用しているとのこと。
「思い出作りも含めて保護者と一緒に保育を進めていくには、現場の可視化は重要です。
容量無制限で使うことができる『box』ならではの機能です」と齋藤氏は語ります。

今後の展望

職場環境の改善によって保育士が働きやすい基盤づくりへ

今後について齋藤氏は、「保育士には、保育日誌や保育過程などを自治体に提出する書類を作成し、作成者として書類に押印する仕事もあります。
こうした業務に『Shachihata Cloud』を使えば、負担の多い保育士の業務改善につながり、保育士になりたいと思ってもらえる環境づくりにも貢献するはず」と語ります。

また、「確認や同意書、各種案内通知など、保育園に通う保護者の方々とのコミュニケーションツールとしての活用も期待しています。
保育士の人事情報管理や新規の保育園設置の際に必要となる膨大な書類についても、Boxを活用してスムーズに収集・管理・保管していきたいです」と今後についてもお話しいただきました。