焼津水産化学工業株式会社

製造業

100～499人

DocGear3

承認途中の書類の所在を瞬時に把握することができるように。問い合わせの手間が激減するとともに、業務がスムーズになった。

全部署にわたる契約稟議を電子印鑑で確実にスムーズに。
カスタム帳票を利用してワンアクション捺印。

焼津水産化学工業株式会社様は、食品メーカーから健康・医療・美容関連の企業へのエキス調味料の供給や海洋の有用物質を探し製品化する機能性素材の研究開発を手がけられています。
こちらでは、『パソコン決裁ExtensionKit』を利用して帳票に捺印機能を付与した『カスタム帳票』と『DocGear』を導入し、稟議・承認の業務を行っています。
今回は、導入までの経緯、使用状況、今後の展望などを名波様と加藤様にお伺いしました。

導入のきっかけ

書類の共有化と捺印が課題

営業、開発、品質管理などの各部署内には報告書や稟議書などの様々な書類があります。
しかし管理が容易ではなく、また共有化できていませんでした。
これを改善したいという思いがあったので、社内ネットワークの整備のタイミングで少しずつ電子文書化を進めてきました。
その中で、課題となったのが書類への捺印でした。
「電子文書にしてグループウェアで書類を回覧しても、承認のしるしとして印影がないといけない」といった、「印影が入ってはじめて承認済み」という認識を持っている人も多かったのも事実です。これにより電子文書に捺印できるパソコン決裁を導入することにしました。

全部署の確認が必要な「事前協議書」

各部署の書類のほか、全部署の確認が必要な書類として「事前協議書」というものがあります。
これは、お客様から提案される契約内容を各部署で一度確認し、それぞれの部署の要望や、改善点などを盛り込んで、納得した形の契約書を作成するために必要な書類です。

これを元に契約書を作成し、最終的に契約稟議にかけています。
これまでは、この書類の承認に非常に時間がかかっていました。
各部署の担当者それぞれに承認を求めると、紙の書類を宅配便でそれぞれに送って、また戻って……と、承認が終わるまでに１ヶ月くらいかかっていました。さらに、承認途中の書類の所在を把握するのも非常に手間で時間がかかる作業でした。

そこで、『DocGear』を導入することにしました。
また、承認操作を軽減するため、『パソコン決裁ExtenstionKit』を利用したカスタム帳票で運用することにしました。

導入後の変化

カスタム帳票で誰でもが簡単に操作可能

「現在は、パソコン決裁の捺印機能を稟議書と事前協議書の帳票に組み込んだ『カスタム帳票』を使って全社的に承認業務を電子化しています。
クリックするだけで所定の位置に捺印することができるようカスタマイズし、誰もが簡単に間違えることなく捺印できるようになりました。
導入して一年ほど経ちますが、今では『稟議書は紙ではなく電子文書でまわすもの』という理解が全社的に浸透しました。
どこにいてもすぐに確認・承認できるので、各部署間の承認作業も格段にスムーズになりました。」

承認途中の書類の所在が明確に

各部署で回っている文書は、年間で稟議書が400〜500件、事前協議書が50件程度です。
これだけの量の書類が各部署間を回っていると、承認途中の書類がどこにあるのかを把握するのは非常に手間でした。

起案者から「あの書類は今どこにあるの？」と問い合わせが入ると、私たち総務が各部署に連絡をして探さなければならなかったのです。
しかし、『DocGear』を導入してしたことにより、承認途中の書類の所在を瞬時に把握することができるようになりました。
問い合わせの手間が激減するとともに、業務がとてもスムーズになりました。

【導入したシステム】

『DocGear』を利用して、Excelで作成された帳票を回覧。
帳票には『パソコン決裁ExtentionKit』を利用し、簡単に捺印するVBAプログラムを組み込んでいます。

今後の展望

部署独自の書類の電子化と社内情報共有を目指して

現在は全社的に総務部にあがってくるものだけが『DocGear』上で電子文書管理されています。
各部署内でも独自の承認文書を持っているケースも多々あり、この部分はまだ紙ベースでの運用です。
今後はこれらも電子化して運用していくのが課題です。
承認された文書を文書管理システムへ取り込み、社内の情報共有を進めることができればと検討しています。