日本赤十字社（清水赤十字病院）

医療・福祉

100～499人

Shachihata Cloud

電子帳簿保存法への対応を進めたい

長年定着していた紙の決裁業務を『Shachihata Cloud』導入により電子決裁化。医療現場の働き方改革推進や職員の時間外労働軽減を実現。

ペーパーレスを徹底！
「Shachihata Cloud」が医療現場の働き方改革を後押し

北海道十勝医療圏にある清水赤十字病院は人口約9,000人の清水町に所在し診療圏内で唯一の公的医療機関。院長を含む120名の職員が、地域住民が住み慣れた町で安心して長く暮らしていくことができるように日々奮闘しています。また、開設以来70余年にわたり、赤十字の理想とする「人道・博愛」の精神に基づき、西十勝の基幹・救急病院としての役割を果たしてきました。清水赤十字病院は、新型コロナウイルス感染症が拡大する2021年1月、電子カルテを導入。院内では、あらゆる業務の電子化を進めました。一方で、紙の決裁業務の電子化だけは進まなかったそうです。今回は、事務部総務課の総務課長である大川浩二氏に「Shachihata Cloud」導入の経緯や、抱えていた課題、導入後の変化などについてお話を伺いました。

導入のきっかけ

滞る紙の決裁業務、電子化が急務に

新型コロナウイルス感染症の拡大する最中の2021年1月、清水赤十字病院はペーパーレス化へ大きな一歩を踏み出しました。10年以上院内で検討してきた電子カルテを導入したのです。また、オンライン診療や、入院患者様とご家族のオンライン面会、デジタルサイネージ導入による院内掲示の電子化などを続々と実現。全国の系列病院から「どのようにやっているのですか」と問い合わせが来るまでになりました。院内でペーパーレス化を順調に進めていたものの、長年定着していた紙の決裁業務については、電子化をどのように導入するべきか頭を悩ませていました。「幹部職員が出張で不在の場合は決裁業務が滞ることも多く、電子決裁導入は急務でした」と大川氏は振り返ります。藤城貴教　病院長が「電子化できるものは、徹底的にしたい」という方針だったことも後押しだったそうです。

機能のシンプルさが「Shachihata Cloud」導入の決め手

Shachihata Cloudの導入は、日本赤十字社の本社で利用していたことがきっかけだったとか。「医療事業推進本部から運用面で支障がないことを確認し、機能がシンプルでありビジネスプロセスを変更することなく利用できるため導入を決めました」と大川氏。また「マニュアルもあったので共有してもらうことでスムーズに導入できる算段もあった」と話します。続けて、「他のサービスも含めて比較し、Shachihata Cloudはコストが圧倒的に安かったことも決め手の１つでした」とも話してくれました。

導入後の変化

パソコンが苦手な職員も直感的に操作できる

2021年の秋にShachihata Cloudを導入し、職員にはメールで通知しました。運用方法に関する研修では、職員から「ログインIDはなんですか？」「捺印後、どのように回議ルートを選択できるのですか？」といった細かい質問がありました。また、電子化に懐疑的な従業員には「今あなたはスマホを使っていますが、ガラケーに戻せますか？」と問いかけながら丁寧に説明を行い、スムーズに紙から電子に移行できたそうです。 Shachihata Cloudは直感で操作できるので、パソコンが苦手な職員もすぐに使えるように。今まで使用していたwordやexcel、PDFがそのまま使用できるので、業務フローも大幅に変更する必要がありませんでした。「ドラック&ドロップで決裁書類を添付できることから職員が新たに覚えることがほぼ皆無でした」と大川氏。社内決裁のワークフローに関しては、職員にアンケートをとりつつ随時見直し、部門ごとの決裁順も作成しました。電子化の業務フローを確立するまでに３ヶ月程度かかりましたが、今ではスムーズに業務が運んでいます。

決裁業務が劇的に短縮、医師の働き方改革実現に寄与

今までは申請から承認まで数日かかっていた決裁業務が、Shachihata Cloud導入により、当日で終わるようになりました。大川氏は「必ず職員に1日1回見るということを徹底させました。事務職員に朝、昼、帰宅前にログインしてもらうようにしています」とルールも決めたそう。新しいものほど、使い慣れるまで時間がかかります。しかし、そこで食わず嫌いせず、毎日使用して「習慣化」することがポイントなのです。また、出張時や外出時に出先でも承認作業ができるようになったことも、嬉しいメリット。医師の働き方改革の推進や、職員の時間外軽減に繋がっています。副次的効果として、書類紛失のリスクもなくなり、職員がわざわざ足を運んで決裁書類を持参することも減ったので、ストレスも軽減したそうです。

今後の展望

働き方改革とテレワークを進めるための中核ツールとして活用

今後は、Shachihata Cloudを働き方改革やテレワークなどを柔軟に進めるための中核ツールとして活用していくそうです。大川氏は「Shachihata Cloudは職員の考え方を大きく変えてくれました。導入したことによって、電子化、テレワークなどができることに気づかせてくれたのです」と笑顔で語ります。また「現在は事務職員と医療職の係長以上にシャチハタクラウドのIDを付与していますが将来的に全職員へIDを付与し、施設全体で情報共有ツールとしても活用してくことを考えています」とも。業務フローの軽減がもたらす明るい未来は、まだまだ続きそうですね。

取材協力：

日本赤十字社（清水赤十字病院）

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