小田原ヤクルト販売株式会社

運輸・卸売・小売業

100～499人

DocGear3

回覧業務の効率化を実現により、情報の流通がスムーズに！会社全体で便利さを実感している。

効率的な文書の観覧に役立つ文書管理基盤を構築。
ITインフラの強化に大きく貢献する電子印鑑サービス
『パソコン決裁 DocGear Cabinet』

ヤクルト400やジョアなどの乳酸菌飲料や乳酸菌をベースにした化粧品など、ヤクルト本社が提供している様々な商品を取り扱っている小田原ヤクルト販売株式会社様（以下、小田原ヤクルト販売様）。
小田原市や伊勢原市をはじめとした神奈川の特定エリアにある家庭やスーパーマーケット・学校・病院などに向けて商品を販売しています。

そんな小田原ヤクルト販売様では、ヤクルト本社から毎日メールにて送られてくる様々な文書を効率的に回覧できる仕組みとして『パソコン決裁 DocGear Cabinet （以下 DocGear Cabinet）』を導入。
情報の伝達を円滑にするためのインフラ整備を成し遂げています。
今回は、導入の経緯と効果、今後の展望などを営業本部付主事志村譲氏に伺いました。

導入のきっかけ

回覧文書の効率的な運用を実現する仕組みを求める

全国に116ある販売会社の中で、関東ブロックにある神奈川県の特定エリアを中心にヤクルト製品の販売を行っている小田原ヤクルト販売様。
こちらでは、ヤクルト本社から毎日連絡文書や代表者宛の公文書など様々な情報がメールにて配信されます。
多い時には１日で10通を超えるメールが届くこともあり、１つのメールにWordやExcel、PDFなど複数のファイルが混在していることも少なくありません。
以前は、この文書が届いた段階で総務部門にてプリントアウトし、会長や代表取締役社長を経由する回覧文書として直販部や宅配営業部など各部門に順番に回覧を行っていました。

しかし、大量の文書をプリントアウトする際に手間は発生するだけでなく、担当者が不在の際には情報が滞留してしまうこともありました。
そこで、回覧文書を効率的に閲覧できる仕組みが求められたのです。
志村氏は「最終的には回覧されている紙の文書を総務部門のほうで保管しています。

そのため、１年前のキャンペーン企画を振り返るなど過去の情報を再度見たいという要望がある場合は、改めて総務部門に依頼せざるを得ないケースもあります。
そこで、効率的に文書が回覧できる仕組みだけでなく、紙自体を減らしながら、保管してある文書も探しやすい仕組みがないかと検討を始めたのです」と当時を振り返ります。

電子印鑑による捺印だけでなく、文書の保管や閲覧履歴監理も可能に

新たな仕組みの検討に際して、ヤクルト本社で活用しているグループウェアをはじめ、ヤクルトグループの他の販売会社が採用している仕組みなども参考にしました。
しかし、小田原ヤクルト販売様が求めている仕組みや規模感とはかい離があったと言います。
そこで、まずは回覧文書に印鑑を捺印する現状の運用に対して電子的に置き換えが可能な仕組みを検討した志村氏。
その中で候補に挙がったのが、シヤチハタが提供している電子捺印の仕組みでした。

「電子捺印についてお話をを伺う中で、効率的な回覧作業や文書の保管など我々の課題についてお話したところ、『DocGear Cabinet』を紹介いただきました。
本来は申請業務に活用できるツールという説明でしたが、単に電子的な捺印だけでなく『誰が閲覧したのか』まで可視化できるなど我々にとって最適なソリューションだという印象を受けました」。

ただ、当時は社員全員にPCが準備されておらず、一人ひとりのメールアカウントの付与も含めたITインフラの整備が同時に求められたと志村氏。
「それまでは個人でPCを持ち込んで、スタンドアロンで仕事に活用してもらっていました。
しかし、新たな仕組みではメールアカウントも必要になるため、会社としてPCを準備することを前提に個人の持ち込みPCを禁止にするなど全社的なITインフラ投資を行うことになったのです」。

そういった経緯のもと、回覧文書の効率的な運用が可能な仕組みとして『DocGear Cabinet』導入が決定。
社内のITインフラ強化を図る新たなプロジェクトがスタートしました。

導入後の変化

情報の流通がスムーズに！回覧業務の効率化を実現

ヤクルト本社からグループウェア経由で送られてくる文書には、経営者向けの公文書、新製品情報やキャンペーン情報など現場担当者に向けた連絡文書の２種類があります。
以前は、これらすべてを印刷して経営者から順番に回覧していました。
しかし、現在は『DocGear Cabinet』にて回覧ルートを作成し、総務部門の担当者が文書の内容に応じてルートを振り分けています。
仕訳フォルダに添付文書を保管すると、付属の自動取り込みツールが『DocGear Cabinet』へ定期的に取り込む仕組みになっています。
取り込み後は、事前に設定されたルートに沿って回覧が行われていきます。
なお、回覧した際には添付ファイルにパソコン決裁で電子的に捺印し、次の人に情報を渡します。

閲覧後の回覧文書は、すべて各部門や販売チャネルごとに振り分けられたフォルダに格納されます。
後で文書を探す際にも手間なく、必要な書類に自分がアクセスできるようになっています。
すべての文書から探さずとも、部門ごとに必要な情報が『DocGear Cabinet』上のフォルダで監理されているので、人に頼むという煩わしさはなくなりました。
また、個別のフォルダ毎に権限が設定されており、必要な人間だけが閲覧できる環境も構築しています。

これまで、文書の回覧では滞留することもあった文書の回覧。しかし、『DocGear Cabinet』では直接主務者に文書を送るルートも設定されているため、情報の流通がスムーズ。「以前は誰か閲覧しないと次の人が確認できませんでしたが、今は承認されていないものでも情報が届いた時点で事前に内容が確認できるようになっています。タイムリーに情報が共有できる点で非常に便利になりました」。

さらに『DocGear Cabinet』が持っている閲覧履歴管理を利用することで、「誰が回覧していないのか」が一目でわかるように。
閲覧していない人に情報を見るように促すことも可能です。

現場からの評判も上々です。
「電子運用に多少手間を感じている者もいますが、全体的には便利になったと現場からも評価されています」と志村氏。

今後の展望

文書管理基盤としても応用！申請業務にも活用の幅を広げる

今後について志村氏は「現在は部長までしか『DocGear Cabinet』を利用できませんが、すでに係長まで利用できるライセンスが付与されています。
第二段階としては、ITインフラを整えながら係長にまで『DocGear Cabinet』へのアクセス権限を広げていきたいと考えています」と語ります。
また将来的には、現場の担当者にまで範囲を拡大していき、現状残っている紙を極力なくしていきたいとのこと。
さらに、今回新たに付与したメールアドレスを利用して、FAXにてヤクルト本社に回答していた文書などについても紙に印字せずにメールで直接担当者が返信できるように指導していく予定です。

『DocGear Cabinet』の使い方については、「本来の申請業務にも応用しながら、個人ごとにPC上で保管している各種ファイルを『DocGear Cabinet』のフォルダを利用して情報整理できるような環境設備にも挑戦していきたい」と今後の展望を語っていただきました。

取材協力：

小田原ヤクルト販売株式会社

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