電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例ニデック株式会社

CASE STUDY

ニデック株式会社

製造業

500人～

Shachihata Cloud

安心のセキュリティでクラウドを利用したい

社内回覧・決裁のタイムロス解消

電子決裁でも運用や文書フォーマットを変えずに文書に捺印したい

営業部だけで数千万円単位のコスト削減！ワークフローを変えずに導入できる点が決め手に

京都府を本拠地に精密小型モータなどの開発・製造・販売を手がける老舗メーカー、ニデック株式会社。これまで契約書などの取引もなんでも紙ベース。紙文化が根付いていたといいます。しかし、コロナ禍になり出社してまで承認作業を行わなければならないことが課題に。
そこで「Shachihata Cloud」を導入したところ、それぞれの見積書に対する承認作業にかかる時間が30分から5分に短縮。約80名程度の営業部門だけで年間数千万円単位のコスト削減を実現されました。Shachihata Cloudを導入されたきっかけや、その後の導入・運用の経緯などについてお伺いしました。

「ビジネス・プロセス・そのまんま」で導入できた

──社内にShachihata Cloudを導入されたきっかけについて教えてください。

木下様
コロナ禍で在宅勤務になっているにも関わらず、承認作業のためだけに出社しなければならない状況を変えたかったため、いくつかのシステムを検討したなかからShachihata Cloudの導入を決めました。社会情勢的に「導入せざるを得なかった」というのが率直なところです。

弊社は営業拠点が複数あるので、紙の押印回覧も拠点間で送付しあっていました。ときには何度も往復することもあり、それなりに時間がかかっていました。また、締め切りまでギリギリの案件があったりする場合には、担当者が書類を発行したら上司に電話して、上司が外出中だったらメールで覚書をもらい、上司から直属の部下に「押印してくれ」と依頼するなど、承認フローが複雑でした。こうした承認フローを効率化したいという思いもありましたね。

実はそれまでにもワークフローシステムの導入は検討していたのですが、既存業務の変更対応が多く、ユーザーに「面倒だ」という認識が広まり、導入も進みませんでした。しかし、コロナ禍で急な対応を迫られたタイミングで、既存のワークフローやフォーマットに一切の変更を加えることなく導入できるShachihata Cloudに出会い、「これなら」ということで導入を決めました。

ちょうどそのときテレビCMで流れていた、「BPS（ビジネス・プロセス・そのまんま）」というフレーズの通りで、ワークフローを変更しないで導入できる点は非常に助かっています。

ほかにも、印影が残ることや既存の社印も活用できること、月額100円で小さいロットでスタートできることにも魅力を感じました。

誰でも簡単に理解できるように社内向けの説明を工夫した

──Shachihata Cloudの導入プロセスはスムーズにいきましたか。

木下様
導入に際しては、いくつかセキュリティ上の懸念もありました。利用ユーザーが営業部門なので、社外に提出する書類も電子化しなければメリットが少ない現状もあって、お客様への提出書類への押印を電子化することに社外の方が抵抗を受けないかも不安でした。また、そのような書類に上司の印影や社印が不正に使われないかといったことも懸念点だったのです。
しかし、社印などの印影は利用者設定で制限できること、Shachihata Cloudを利用して押印した印影はPDF上で確認できることで、これらの課題はクリアできるとわかりました。

一部の社員は、秘匿性の高い情報が詰まった見積書をクラウドサーバーに保管することに懸念を示していましたが、Shachihata Cloudのプライバシーポリシーが情報システム部からお墨付きを得たことを説明することで納得してもらいました。

また、以前他のシステム導入の際に苦労したこともあり、新しいシステムの導入に対して拒否反応を示す社員も一定数いたのです。そうした社員には、スクリーンショットを撮って誰でも簡単に操作できるようにマニュアルを作って説明してみることで懸念は薄まりましたね。実際に使ってもらうと、操作も簡単で仕事も効率的になることが体感してもらえたようで、導入は非常にスムーズでした。

弊社では新システムの導入を情報システム部が決定しているのですが、今回初めて営業部門がシステム導入を企画して決定しました。初めてのことなので「何がわからないのか、わからない」という状況でしたが、社内のシステム部門や法務部門などの力を借り、なんとか導入にこぎつけることができたというところです。

──Shachihata Cloudを利用することに対して、社外の方にご理解いただけましたか。

木下様
書類をデータ化することに反対されるお客様は非常に少なく、その点もスムーズにいけました。ただ一部「書類でないと」とおっしゃるお客様もいましたが。基本的に皆さんご理解いただけて助かっています。

営業部門だけで数千万円のコスト削減。リードタイムも劇的に改善

──Shachihata Cloud導入の効果について教えてください。

木下様
これまでは見積書を1つ作るのに、別の拠点から印刷して押印して、スキャンを取るといったフローを踏んでいて、最終的な承認までに作業時間だけで20〜30分ほどかかっていましたが、その時間を5分まで短縮できました。さらに承認完了までのリードタイムも削減できています。これまでは、承認者を待っているだけで日をまたぎ、翌日以降にようやく書類が出来上がるということもありました。しかしShachihata Cloudであれば、移動中のちょっとした時間でスマホから承認してもらうこともできるので、非常に助かっています。

これまでは、1回押印回覧を回すのに3回紙を印刷しなければならないこともありました。月に600〜700回の承認と回覧があり、これらが全てなくなったことによって、営業部門だけでも数千万円単位でコスト削減効果を算出できています。紙の印刷費用や印紙代、郵送費、削減できた工数から算出した費用などを含めての金額です。