お客様事例｜日本海ガス絆ホールディングスグループ｜電子印鑑・決裁・署名・契約サービスのシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例日本海ガス絆ホールディングスグループ

CASE STUDY

日本海ガス絆ホールディングスグループ

電気・ガス

500人～

Shachihata Cloud

電子決裁でも運用や文書フォーマットを変えずに文書に捺印したい

社外取引にもShachihata Cloudを積極活用、グループ内でのさらなる活用も進める

日本海ガス絆ホールディングスグループは、主に都市ガスとLPガスの供給・販売といったエネルギー事業を中心に、生活やビジネスに関わるさまざまな領域で事業を展開しています。

同社では2020年8月にShachihata Cloudを導入して大幅な業務効率化を実現し、現在は部署内やグループ会社間だけでなく、社外との注文書（契約書類）などのやり取りにも活用領域を広げています。今回はDX推進部部長の松井義行様、園部佑樹様に、Shachihata Cloud導入の効果と、運用面の工夫などについてお話を伺いました。

柔軟なライセンス形態が導入の決め手に

――Shachihata Cloudを導入する前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

松井様　
各部門や担当者ごとに異なる見積書フォーマットの管理が煩雑でした。弊社内でワークフローの仕組みは持っていたのですが、スムーズに回せるのは管理部門が用意した固定フォーマットの書類だけで、部門ごとに若干の差異などがある見積書などはその仕組みに載せられなかったのです。そうした場合は添付書類として見積書のExcelなどを載せて、社内のヒューマンルールで運用して、改ざんのリスクがある状態で回覧せざるを得ない状況でした。

グループ間の発注書だけでも1カ月に何百枚というレベルで回していて非常に煩雑な状態でしたし、かつ紙での回覧が慣習化している部署もあり、回覧の省力化とペーパーレスの課題に対応したいと考えていたところ、Shachihata Cloudのことを知り、これなら解決できるのではないかと考えました。まずはガス事業の営業部門とグループ企業とのやり取りから導入しました。当初からグループ外との契約業務にも使えるのではないかと感じていたので、現在はホールディングスのグループ外の企業様との回覧にも使用しています。

左：業務効率化推進室　末石航也様
中：DX推進部　部長　松井義行様
右：DX推進部DX推進グループ　園部佑樹様

――数ある電子契約サービスの中で、Shachihata Cloudを選んだ理由を教えて下さい。

松井様　
ExcelやWordが混在していても、アップロード時にシステムが自動でPDF化してくれる点が良かったですね。また社外向けの電子契約にも対応できるツールを探すにあたり、利用できるアカウント数が多いものが欲しかったという事情にも適していました。他社製品では、社外発信権限のあるアカウント数が限定されるライセンス体系や、アカウント数は限定されなくても社外への書類１通につき数百円がかかる料金体系となっており、私たちの組織構造には適していないと感じていました。社外に発注書や契約書を出す際に、アカウント数を絞るか書類一通につき追加料金が発生するシステムが多い中、Shachihata Cloudは柔軟なライセンス体系を持ち、必要な人数での利用が可能で電子署名機能が使い放題なところなど、コスト面や機能面で私たちの要望に合致しました。

――実際に導入するにあたって苦労した点はありますか。

園部様
作成する帳票がほとんどExcelベースであったため、「Excelの使いやすさ」と「Shachihata Cloudの仕様」のギャップが逆に問題となることが多かったです。社内で運用されるExcel資料では、複数のシートが1つのブックにまとめられていたり、印刷時に自動縮小されA4サイズに調整されたりする仕様が標準化していたため、Shachihata CloudにてPDF化されることを想定したExcelフォーマットの統一が困難でした。
また、原価計算がメモされた工事の注文書など、お客様には見せたくない情報がExcelに書かれている書類もあり、いったんPDF化して処理するなどの手間が掛かりました。

――そこは社内で運用ルールを決めて対応したのでしょうか。

松井様
ルールというより、Excelのマクロ(処理を自動化する機能)を組んで、ワンタッチで処理できる仕組みを作り込みました。その場合、書式を変更する必要があったので、業務改善の協力を現場に依頼しました。

社内と社外のユーザーが一気通貫で回覧

――具体的にはどのような書類の押印・回覧に使っているのでしょうか。

園部様
日報や交通費、製造部門の検査業務に関わる書類といった社内向け文書に使っている他、注文書、注文請書、見積書など社外向けの書類にも使用しています。

DX推進部DX推進グループ　園部佑樹様

松井様
取引先によっては紙での提出を求められている書類に関しても、社内確認ではShachihata Cloudを使って高速で回覧しています。工事部門に関しても、協力会社には最終的に紙の書類を持っていきますが、社内ではShachihata Cloudで回すケースが多くなっています。

――そこまで、あらゆる書類に使っていただけている理由は何でしょうか。

園部様
いろいろとありますが、まずは使いやすさの部分です。画面の操作性で言うと、「ファイルをアップロードして回覧者を選んで申請」という少ない操作で済みます。また、費用の割安感もあります。社内のさまざまな部署と導入を協議するにあたり、1人あたり330円×人数×期間という費用感を説明すると、前向きな反応が多かったです。

――例えば、社内決裁と同じルートで、社外に文書を提出するような形の使い方もされていますか。

松井様
そうですね。1つの回覧ルートの中に、社内と社外の担当者を含めている形が多くなっています。先ほど述べた、社外に見せたくない部分があるという問題もExcelフォーマットの改善や、申請時の「添付ファイル機能」の利用により、一気通貫でそのお客様まで届けられるように運用しています。取引先様にもShachihata Cloudのスマホアプリを入れていただいて、いつでも通知を受け取っていただけるようにしました。

1カ月掛かっていた回覧が3日に短縮できたケースも

――運用面で工夫していることはありますか。

園部様
電子帳簿保存法対応（以下、電帳法）のために、電子保存が必要なデータをShachihata Cloudからダウンロードして、別の場所に保存しています。保存漏れを防ぐために担当者が月に1回、回覧完了書類が格納されているか確認を行っています。

松井様
電子署名機能については全てのユーザーがほぼ意識せずに使えていますが、電帳法対応のために「タイムスタンプ」を対象帳票に埋め込むかどうかの判断はいち申請者では付けにくいということがありました。対策として、社名を入れた角印にタイムスタンプ機能を付けておき、上長がその角印で押印したときにのみタイムスタンプが付与されるルールにしています。タイムスタンプが押されているかどうかは、上長回覧後の帳票に角印の有無で判断できるようにしています。

――Shachihata Cloud導入後の効果はいかがでしょうか。

松井様
たとえば、富山支社では注文書の回覧完了までの日数が５日から30日掛かっていたところ、導入後は３日まで短縮できました。都市ガス営業の部署では、昨年６月～１２月の間に、A3用紙1398枚が削減できましたし、注文書・注文請書や見積書も回覧完了までの日数が数日間短縮できています。

園部様
紙の注文書で回覧していたころは企業様の任意のタイミングでまとめてこちらへの返送が来ていたのでどうしても書類の往復に日数が空いて時間が掛かっていました。今は簡単な操作で回覧が完了するので、承認までの期間が大幅に短縮できています。

――今後の展望について教えてください。

松井様
われわれはガス供給に関連する設備会社なので、設備の図面なども送れるようにしたり、完成した図面だけでなく、他のシステムで作った書面をシームレスにShachihata Cloudに連携できないか模索しています。

営業系の部門は既にShachihata Cloudをかなり使っているので、利用をさらに広げ、未導入の部署やグループ会社にも積極的に展開していきたいと考えています。各部署内だけでなく、部署間やグループ会社間で発生する業務にも応用して、各所での連携がよりスムーズに行えるようにもサポートしていきたいと思います。