三島商工会議所

官公庁・公共団体

100～499人

安心のセキュリティでクラウドを利用したい

既存システムの運用状況やコストなどを総合的に考慮したことに加え、シヤチハタ担当者の対応に好感が持てたのも導入の決め手に

勤怠管理に「Shachihata Cloud」を導入　より良いシステムを一緒に作っていく姿勢に共感

静岡県の三島商工会議所は、2023年11月より勤怠管理システムとして「Shachihata Cloud」の運用を開始しました。既存システムの運用状況やコストなどを総合的に考慮したことに加え、シヤチハタ担当者の対応に好感が持てたのも導入の決め手になったとのことです。
まずは職員の方々の出退勤記録を残す打刻機能の運用からスタートし、今後は給与明細作成や有休休暇の管理等にも適用範囲を広げていく方針です。「Shachihata Cloud」導入の経緯と、実際に使用した感想などについてお話を伺いました。

十分な機能を低コストで提供しているのが「Shachihata Cloud」の魅力

――「Shachihata Cloud」を導入するまではどのような方法で勤怠管理を行っていたのでしょうか。

大嶋様
出退勤時の打刻に関しては、以前はiPadで使える簡易的な勤怠管理アプリで行っていました。利用料金は安かったのですが、出張やテレワークに対応できていませんでした。職員20名分のライセンスを取得すれば解決できたのですが、そこにコストをかけるのも勿体ないと感じていました。また、私も含めてExcelのマクロ機能を使える者が何人かいるので、自前でシステムを作って勤怠管理に用いることも可能でしたが、最近ではクラウドサービスが予算的に手の届く範囲で提供されるようになってきたので、導入を検討することにしました。

――数あるシステムの中で「Shachihata Cloud」を選ばれた理由は何でしょうか。

大嶋様
　「Shachihata Cloud」に関しては、2023年8月ごろに日本商工会議所主催で開かれたクラウド化やDX化を推進する研修会で初めて知りました。それまでは他のシステムを検討していたのですが、シヤチハタさんのサービスは他と同レベルなのに非常に割安に感じたのと、ブース担当の方がこちらの質問に的確に答えていただいたのも好印象でした。三島商工会議所はプログラム教育に熱心で、自分たちでシステムを作れる部分があったので、担当の方に「まだまだ開発途上なので、一緒に良いものを作っていきましょう」と言われたのにも気持ちが動かされました。

――現在の運用状況はどうなっていますか。

大嶋様
１カ月ほどの試験運用を経て、まずは打刻機能から導入をスタートしました。職員はスマホにアプリを入れて、QRコードのついたネームプレートを出退勤時にかざす方式で使っています。操作自体がシンプルなので、運用に関して特に大きな問題はありません。

――打刻以外の領域ではどのようなシステムを使っているのですか。

大嶋様
給与計算や有休管理などにも適用範囲の拡大を検討
職員の給与計算には専用のソフトを使っていて、そちらの勤怠管理向けオプションを使うことも考えましたが、コストが非常に高くなってしまうため断念しました。また、会計に関しては商工会議所専用の特殊なソフトをメインに使っています。システムの開発に三島商工会議所が関わってきた経緯があり、日々の会計や会員企業の管理、経営指導の記録を残すカルテなどが連動しています。特に管理の部分で使いやすいので、こちらはしばらく使い続ける予定です。

――今後は給与明細の作成や有給休暇の管理などにもShachihata Cloudの導入を検討されているそうですが。

大嶋様
　当初は打刻機能だけ導入しようと思っていましたが、他のこともできそうなので欲が出てきました（笑）。ただ、管理者としてはまだ使いこなせていない部分があり、課題はいくつかあります。

――具体的にどのような課題があるのでしょうか。

大嶋様
有給休暇の管理に関しては、年度途中でのシステム切り替えとなると今のところ既存システムからCSVでデータを吸い上げるしかありません。システムが不具合を起こさないために仕方ない部分はあると思いますが、このあたりの設定がもう少し簡単に行えたら嬉しく思います。ただ、年度が替わる際に各職員の有給休暇はリセットされるので、そのタイミングで「Shachihata Cloud」に切り替えれば問題はありません。細かい部分での課題はあるものの、カスタマイズしていく行程が見られるのは愛着が湧くところでもあります（笑）。

――サポート体制についてはどのような印象ですか。

大嶋様
　最初は研修会で知り合った担当者の方に電話で対応していただき、メール対応のレスポンスも早く的確なので助かっています。欲を言えば、無料の電話相談が継続的にできると良いですが、現状でも満足しています。

――決済などワークフローのシステムに関しても、「Shachihata Cloud」に置き換わる可能性はありますか。

大嶋様
ペーパーレス化の流れで導入を進めた現在のシステムに慣れているので、当面は使い続ける予定ですが、そのシステムと「Shachihata Cloud」との連携方法も教えていただきました。「Shachihata Cloud」は出張先でも承認作業や電子捺印などできるのが魅力的なので、勤怠管理でもう少し使いこなせるようになれば、置き換える可能性もあります。

――クラウドサービスの導入に際して重要なポイントは何でしょうか。

大嶋様
「Shachihata Cloud」の場合は、コスト以上の機能があり、この先も機能がさらに増えていく予感あるのが良いですね。コストの割に機能が豊富なので、使いこなせればわれわれのような小規模な組織の身の丈に合っているシステムです。身の丈に合ったシステムを選ぶという点が、われわれに限らず企業においても重要ではないかと思います。