お客様事例｜鹿島エンジニアリング｜電子印鑑・決裁・署名・契約サービスのシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例鹿島エンジニアリング

CASE STUDY

鹿島エンジニアリング

建設業

10～99人

経費精算をはじめ社内決裁書類全般の処理にShachihata Cloudを活用　導入の決め手は「馴染みやすさ」

鹿島エンジアリング㈱は、石油、石油化学、一般化学、環境等の各種プラントの建設、メンテナンス工事等のエンジニアリングを行うレイズネクスト㈱の100％子会社として石油精製、石油化学プラント等で使用される「触媒」の交換工事を手掛ける会社です。国内のほとんどの石油会社と取引があり、その現場は日本全国に広がっています。社員数20名以下の小規模事業者ですが、申請者、承認者、事務担当者間の距離が物理的に離れているため、経費精算などのプロセスが非効率になっていました。電子帳簿保存法のスタートを間近に控えていたこともあり、社内業務の電子化を進め、2023年10月よりShachihata Cloudの運用を開始しました。
現在は経費精算システムをはじめ、社内決裁文書や外部と交わした電子契約書の保存など、幅広くShachihata Cloudを活用されています。プロジェクトを主導した常務取締役の山﨑久孝様にお話を伺いました。

電子決裁への対応が急務だった

――Shachihata Cloud導入のきっかけを教えてください。

山崎様
私は親会社であるレイズネクスト株式会社から2023年4月に弊社に異動してきたのですが、その時は社内が紙とハンコの世界で、あまり業務の電子化が進んでいない状況でした。時期的に電子帳簿保存法が始まる直前でしたし、経費精算をはじめ、早急に社内全体の電子化を進めないといけない状況のなかで、いろいろとシステムを調査した結果、Shachihata Cloudにたどり着きました。

――電子化を進める前の経費精算はどのように行っていたのでしょうか。

山崎様
主にエクセルで作成した帳票と印鑑で運用していました。交通費は申請者が運賃を調べて入力した後に承認者が確認していましたし、領収書類の提出も証票台紙へ貼り付けて申請し、承認者が確認する形でした。証票台紙へ貼り付けた領収書は郵送で本社に送らなければならなかったし、承認する側も運賃を調べた上で、最後はそれこそ実物のシヤチハタ印を確認印として押印しなければならない状況でした。また、弊社の勤務形態は在宅もある上、ほとんどの社員が年単位で数か所の工事場所へ出向いて業務を行っています。横浜の本社と茨城県の鹿島に事業所があるのですが、石油精製や石油化学プラントの工事を手掛けているため仕事の現場は日本全国にあります。申請者、承認者、事務部門が離れているため、電子決裁への対応が急務でした。

――Shachihata Cloudのどのような点が良かったのでしょうか。

山崎様
全般的に良いのですが、たとえば経費精算においても紙の時代に使っていた帳票がそのまま使えるなど、紙と同じ感覚で使えるのが嬉しいですね。社員は新しいシステムで急にアナログからデジタルになると抵抗感が大きいと思いますので、「馴染みやすい」という点が一番でした。

業務効率化と共にガバナンス向上にも寄与

――領収書などは、Shachihata Cloudに保存しているのでしょうか。

山崎様
ShachihataCloudとクラウドストレージの「Box」を連携させて保存しています。最終的な経理処理に関しては親会社が指定したシステムを使っているので、そのシステムに入力するデータを抽出する形です。

――Shachihata Cloudの経費精算で役立っている機能について教えてください。

山崎様
Box連携によって文書が保存できますし、ゲストユーザー機能を活用して電子契約が取引先のコスト負担なしで行える点も良いですね。また、「駅すぱあと」と連携した運賃自動計算によって、申請内容の正確性向上と確認業務の効率化が図れています。あとは、ハンコを押す帳票を自分たちで作って運用できるのも便利です。
他のシステムですと、システムの中で画面も決められてしまっているので、なかなか自分たちの使い勝手がいいようにカスタマイズができませんから。

――経理部門の方も導入効果を実感されていると伺っています。

山崎様
経理担当者からは、かなり楽になったと聞いています。銀行振込データがCSVファイルで連携出来るので、振込作業が簡単に、より正確に出来るようになりました。また、出張先から関係書類を郵送しなくてよくなったので、処理も早くなり郵送代もかからなくなりました。 Shachihata Cloudは電帳法対象書類以外の社内書類全般の決裁にも活用しているため、業務効率化のみならず内部統制上の強化にも大きく貢献しています。経費精算のシステムに限らずShachihata Cloud全般での話ですが、お客様へ提出する仕様書や設計書といった書類の他、社内決裁文書などもすべてShachihata Cloudを通しています。極端な話、普通のハンコは誰が押したか分からないといったリスクもあるのですが、操作履歴が残りますし、しっかりと対応できているというのを外部に対して示すことができます。

取締役会の議事録も社外取締役を含めて一斉配信機能を使うことで、以前は一カ月くらいかかっていた承認作業が1日で終わるようになりましたし、途中で紛失するリスクもなくなりました。そうした意味でも、内部統制上しっかりした体制になっています。

他社の事例も参考にして活用できる機能を増やしたい

――Shachihata Cloud経費精算は、どんな企業にお勧めでしょうか。

山崎様
導入実績を見ると、超大手から我々のような小規模なところにも入っているので断言し難いのですが、身の丈にあったシステムと言いますか、馴染みやすいシステムであるのが一番です。使いやすく、ある程度自由度が効いて、ランニングコストもリーズナブルであれば、組織の規模に関係なく有効だと思います。一つ言えるのは、Shachihata Cloudはとにかく導入しやすいということ。現場の人たちが扱えないシステムを入れてしまうというのが一番怖いことですし、数ある電子決裁システムの中でも、「馴染みやすさ」という点から特にベテラン社員に受け入れられやすいと思います（笑）。

――今後のShachihata Cloudに期待するのはどんなことでしょうか。

山崎様
AI-OCR機能を導入して領収書の読込み機能を強化したり、差戻し連絡が関係者へ行くような機能の導入に期待します。差し戻しに関しては一人に対してしか今はできないので、たとえば一番最初に承認した人に差し戻した場合、他の人にもまた同じ書類が回ってきて「あれ？」と思われるケースがあります。他の人たちにも差し戻しが発生したことについて知らせる機能があれば良いなと。また、他社の好事例を紹介することで、改善の気付きを得られる場を提供していただけると有難いです。良い事例を紹介するウェブサイトやユーザー交流会のような場があると良いですね。