株式会社グッドスピード

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1件あたりの契約締結期間を1週間からたった1日に短縮し、
多くの契約取り逃しを防ぐことに成功
画面　左：浅野様　右：桑原様

月1,000件以上の売買契約を全て電子化。1件あたりの契約締結期間を1週間からたった1日に短縮し、多くの契約取り逃しを防ぐことに成功

愛知県を本拠地としてSUV車を中心とした中古車販売などを展開する株式会社グッドスピード。月に1,000件以上の契約があるそうで、遠方のお客様とのやり取りでは、紙の契約締結だと時間がかかってしまい、契約を取り逃してしまうことも多々あったそうです。また、それぞれの契約ごとにかかる印紙代や紙の印刷コストの削減も課題でした。そこでDocuSignを導入したところ、遠方契約時の売買契約における契約締結時間を1週間から1日にまで劇的に短縮。さらに、印紙代も月間20万円以上の削減に成功。また、12,000件の契約書を全て電子化・保存してシステム上で簡単に検索できるようになったため、契約書を後から探すのも楽になったといいます。

1つのテンプレートで複数の書面に対応できることが決め手になり導入

──社内にDocuSignを導入することになったきっかけについて教えてください。

浅野様
お客様からインターネットを介してご注文いただくことが増えてきており、「遠方契約締結にかかる時間を短縮したい」という声が上がるようになりました。コロナ禍以前では、各店舗で月に数件、会社全体で40〜50件程度そのようなインターネット注文がありました。そこで「電子契約を導入しよう」と思っていたときに、競合他社のサービスと比較検討した結果、DocuSignの導入を決めました。

──他社サービスと比較した際に、DocuSignを導入しようと思った決め手について教えてください。

浅野様
1つのテンプレートで、文書を差し替えることによって複数の書面に対応できる点が決め手でした。他社様のサービスですと、それぞれの契約書を変更したら1つずつ署名などの設定を変更しなければなりませんでした。ところがDocuSignであればそうした手間がかからなかったので「いいな」と思ったのです。
また、当社では各営業担当者が車両の売買契約を締結するため、使用方法が分かりやすいことも重視するポイントでした。DocuSignであれば従来の紙での契約書締結体験のように署名をして素早く契約締結できるので、その点もポイントでした。

──他にも、それまで社内で抱えていた課題はありましたか。

浅野様
それぞれの売買契約を締結するまで、以前は1週間ほどかかっていました。インターネットから注文が入り、書類をお客様に郵送、そして返送してもらうというプロセスを経ていました。この期間には、どうしても1週間程度は必要でした。その1週間のうちに、お客様が他社様のサイトを見て「やっぱりこっちの車のほうが安い」「こちらのほうがかっこいい」などと思われてしまい、せっかく書類を送っても、契約締結にまで至らないことも多々ありました。
また、車両販売時以外にも仕入先業者等との契約締結において、締結までのスピード感アップと印紙代の削減が課題となっていました。仕入先業者様との取引についても、現在ではDocuSignを導入して一部電子契約を結んでいます。

紙に慣れていても、使ってみると「便利だな」と実感

──DocuSignを導入するにあたって、不安だったことはありますか。

浅野様
紙文化が根付いていたため、電子契約の文化が当社に根付くのか不安がありました。当社では車の販売に際して、一般のお客様と売買契約書を締結します。その際、スマートフォンでも処理できるのかという点の不安でした。
DocuSignは紙で契約締結する際と同じように手書きで署名ができるので、実際に社員に使ってもらうと「便利」という声があがりました。そして、すぐに受け入れてもらえることがほとんどで、そのため、自然と利用率も上がっていきました。

桑原様
当初は「DocuSignを使いたくない」という社員も当然いました。「操作方法がわからない」「操作方法はわかっているけど、紙の契約書に慣れているので使いたくない」という2つの理由からです。「操作方法がわからない」という社員には個別に説明会を実施して対応したところ、容易に理解してもらえました。「紙の契約書に慣れているから使いたくない」という社員にもDocuSignを利用してもらう機会を設けて、操作が簡単であることを体感してもらい説得できました。

浅野様
スマートフォンについての懸念も、導入してみると問題ありませんでした。お客様のスマートフォンからでも簡単に契約書の確認および署名ができたためです。

──お客様、取引先様側で抵抗を示される方もいらっしゃるかと思うのですが、どうでしょう。

桑原様
なかには、「よくわからないから」といって紙の契約書での契約締結をすることもまだあります。しかし基本的にはすんなりと受け入れてもらえます。電子契約締結に不安がある方の場合、電話してレクチャーしながら契約締結させていただくこともあります。

──印鑑を利用されたい方もいるのでしょうか。

浅野様
そうですね。基本的には署名でご対応いただいていますが、「どうしても印鑑で」という場合には印鑑登録をして印鑑で対応することもあります。そこも柔軟に対応できるのがDocuSignのいいところですね。

2倍になったインターネット注文。DocuSignが販売台数の増加に貢献

──DocuSignを導入して契約締結時間を短縮できたとお伺いしましたが、他にもどのような効果・メリットがありましたでしょうか。

浅野様
まず、月間約20万円かかっていた印紙代が削減できました。1つの契約あたり6枚使っていた紙の印刷代も、1,000件以上の契約について全てなくなってコスト削減できています。
先ほども申し上げた通り、契約時間削減も大きいです。中古車は出店地付近に限らず、全国各地から契約いただくため、遠方のお客様とのやり取りも多いのですが、遠方のお客様とのやり取りにおいてもDocuSignを導入したことで、短くすることができています。
契約締結後、自動でお客様・送信者に契約書のPDFが送信されるだけでなく、指定すればそれ以外の部署のアドレスにも契約書の送信が可能であるため、同時に複数の部署で契約内容を確認できるようになりました。また、電子でデータを保管するため、年間6,000枚以上にもなる契約書を後から探す際に手間がかからなくなりました。