芙蓉総合リース株式会社

サービス業

500人～

Shachihata Cloud

電子決裁でも運用や文書フォーマットを変えずに文書に捺印したい

本社および国内拠点を含む全社で利用を開始。社員の抵抗感もほとんどなく、スムーズな導入に成功。申請から承認までの時間を大幅に短縮。

電子印鑑による業務フローの効率化で業務プロセスの改革を推進。
クラウドだから低コスト・短期間で全社展開を実現

2019年に設立50周年を迎える芙蓉総合リース株式会社（以下、芙蓉リース）は、リース業界のパイオニアとして航空機から熱帯魚まで幅広いものを取り扱ってきました。

「前例のない場所へ。」というコーポレートスローガンを掲げ、これまで手掛けてきたリースという事業領域にとらわれず、新たなビジネスの創出を目指しています。

働き方改革が叫ばれる中、同社でも取り組みを進めていましたが、紙を利用する業務フローが多いことが課題となっていました。
そこで、業務のペーパーレス化を進めるために導入したのが「Shachihata Cloud」です。

今回は、社内の業務改善を担う経営企画部 BPR推進室室長の鈴木氏と東別府氏、同社の営業事務に関する企画・立案を担当する事務企画部上席調査役廣川氏に、導入に至った経緯や導入による効果などのお話を伺いました。

導入のきっかけ

業務プロセスの改革を進めるために、紙ベースの申請業務がネックに

リースビジネスのリーディングカンパニーでありながら、固定観念にとらわれず、常に新たな挑戦を続ける芙蓉リース。
国内初の航空機ファイナンス「サムライ・リース」へ参加のほか、医療・福祉業界との連携による介護施設の建物リース、リースを活用した不動産ファイナンスなど、既存の枠組みを超えた新規ソリューションを多数生み出してきました。

同社はまた、ダイバーシティや働き方改革などにも積極的に取り組んでおり、2017年10月に業務プロセスの全社横断的な改革を担うBPR推進室を立ち上げました。
さまざまな制度の導入を進める中で、大きな問題となったのが紙を使った業務フローです。

慶弔申請や休日出勤申請など、人事・総務関連の申請や承認はすべて紙の書類で行われており、申請の際は印刷した紙を、申請先部署まで届ける必要がありました。
さらに、地方拠点は本社まで申請書を社内便で送るしかなく、急ぎの場合は申請書をスキャンしてPDF化し、メール添付で送るなど、手間と時間がかかっていました。

「本社には、担当部署宛ての申請書類を投函する集中ポストがあります。しかし、各部署の回収は1日3回。それに間に合わなければ、その部署へ届けに行くしかありません。また、申請を受け付けた部署でも、承認の押印をした後、書類に穴を空けてファイリングする作業に、かなりの手間と時間を要していました」（鈴木氏）。

紙ベースの仕事は、どうしてもオフィスで作業をする必要があり、紙書類に付随する業務や時間の無駄は、同社にとって大きな課題でした。
さらに、2020年、芙蓉リースグループの本社機能を集約した新オフィスに移転する同社では、社内に溜まっている大量の紙書類を電子化し、オフィスのペーパーレス化を推進することが急がれていたのです。

導入後の変化

既存ファイルを活かし、簡単に導入できる点が魅力。電子印鑑も決め手に

複数のワークフロー製品の検討を進める廣川氏が出会ったのが、シヤチハタの「Shachihata Cloud」でした。

「紙の申請書も、元はExcelやWordのファイルです。これらをできる限り活かしたいと考えていましたが、多くのワークフロー製品は、新たに専用の申請画面を作らなければならないものでした。しかし、Shachihata Cloudは、元のファイルを引き継いで簡単にワークフローを実現できます。これが大きな選定ポイントでした」（廣川氏）。

2つ目の選定ポイントは、電子印鑑でした。
今までは、紙の申請書に日付印などを押すことで、承認の証跡としていました。
しかし、Shachihata Cloudは電子印鑑が利用でき、これまでと同じやり方で押印も承認確認もできます。

「操作は簡単。ここに印鑑を押せば良いとすぐに分かり、仕事の進め方が大きく変わらない点も、現場社員の心理的ハードルを下げられると感じました」（廣川氏）。

全国拠点で一斉に導入。部署単位での申請受け付けなど臨機応変な対応も実現

2018年5月、同社はShachihata Cloudの導入を決定。2018年10月より、本社および国内拠点を含む全社でのShachihata Cloudの利用を開始しました。

「人事総務関連の申請は、全社員が利用します。部署ごとにフローが分かれていては、手間がかかるため全社導入とし、混乱を最小化するためにワークフロー化する申請を絞ったスモールスタートとすることにしました」（東別府氏）。

同社は導入の際、既存の申請フローに無駄がないか？本当に必要なのか？などの見直しや、社内アンケートを実施。

「利用頻度が高い」や「ワークフロー化に適している」といった観点を踏まえ、全社員が利用し、また比較的申請フローがシンプルな慶弔関連・休暇関連をはじめとする8帳票から運用をスタートしました。
その後も、3ヵ月ごとに帳票を増やし、 2019年4月時点で45の帳票をShachihata Cloudで運用しています。

また同社は、Shachihata Cloudによる営業取引決裁に関わる帳票の運用も計画しています。
当然、決裁権限に基づく厳格な承認フローが求められますが、Shachihata Cloudならばアカウントや操作ログを管理者が一元管理し、利用状況を確実に把握できる点も後押しとなりました。　

「ワークフローの見直しや事前アンケートを行ったことで、社員の抵抗感はほとんどなく、スムーズに利用を開始できました。フローが簡素化されたことで、申請者も承認者も業務を削減できました。特に申請を受け付ける部署では、紙書類のファイリングが不要になりました。Shachihata Cloudで承認された申請書のPDFは、所管部がファイルサーバに保存するフローとなり、作業時間の大幅削減も実現しています」（鈴木氏）。

また、申請承認が早くなったという声も大きいと言います。
Shachihata Cloudでは、申請を出す時に受け付け先を部署単位で指定できます。
受け付けた部署では、その時の状況に応じて誰に承認対応を割り振るかを柔軟に指定でき、申請から承認までの時間を大幅に短縮できます。

一般的なワークフローは、特定の個人を承認者に指定するものが多く、その担当者が休暇や出張で不在の場合、承認フローが止まってしまいます。
Shachihata Cloudは部署単位で申請承認を指定することで、臨機応変で迅速な対応が可能になり、フローが滞るリスクも最小限に抑えられるのです。

今後の展望

ペーパーレス化を推進し、紙書類に付随する業務と時間の無駄を削減

今後、同社はすべての申請をShachihata Cloudに移行し、申請業務の完全なペーパーレス化を目指しています。
「地方拠点の場合、2～3日出張ということが多く、社に戻ると承認待ちの書類が山積みになっていました。しかし、Shachihata Cloudなら場所を選ばずに承認できるので、今後はこういったストレスを軽減したいと考えています。」（鈴木氏）。

「現在、運用中の帳票は、人事や総務などの管理部門で受け付けるものが多いです。今後は、営業部内で上司に申請するものや、複数の営業部をまたいで申請するものなどにも、Shachihata Cloudに展開する予定です。稟議書のように、関連部署が複数で、添付書類があるなどの複雑な申請フローもShachihata Cloudに移行したいと、シヤチハタさんに相談しています。特に手間がかかっている部分でもあり、これらが運用できれば、業務を大幅に削減できると思います」（東別府氏）。