電子印鑑・決裁・署名のシヤチハタクラウド

Shachihata Cloud 導入事例エプソン販売株式会社

CASE STUDY

エプソン販売株式会社

製造業

500人～

Shachihata Cloud

電子決裁でも運用や文書フォーマットを変えずに文書に捺印したい

申請にかかっていたリードタイムを1週間から2〜3日に削減。気軽に始められる“DXの第一歩”に

「省・小・精」を追求した独自の技術から生み出されるセイコーエプソンの商品・サービス。国内でその販売・マーケティングを担うエプソン販売株式会社は、「社員が身近に感じられる」ことをDX推進の原動力にしたいという思いから、電子捺印サービスの導入を検討することに。複数サービスを検討したなかでも、特に「管理者にとって使いやすかった」という理由から、Shachihata Cloudを導入されました。
北海道から沖縄まで、全国各地に拠点を持つ同社。これまで、地方拠点が何か業務上の申請をするたびに、紙の帳票を作成して新宿本社の主管部門へ送付する必要があったとのこと。そのリードタイムは長い場合で1週間ほどかかっていました。Shachihata Cloudを導入することで早ければ即日承認が完了するなど効率化を実現。デジタルで申請業務ができることから、根回しなどに掛かる余計な心理的負担も軽減されたといいます。
左：熊木様　右：原田様

現場だけではなく、管理者も管理がしやすい点が他のサービスとは一味違う

──Shachihata Cloudを導入することになったきっかけについて教えてください。

熊木様コロナ禍で在宅勤務やリモートワークにシフトする一方で、帳票に捺印するためだけに出社しなければならない、職制の承認に以前より時間がかかってしまっているといった捺印に関する課題が表面化してきました。こうした中で、当社社長が「社員が身近に感じられるDXを」というメッセージを発信していたこともあり、この機会に電子捺印サービスを導入することで、こうした課題を解決しようと決めました。

電子捺印サービスを検討する際に、「導入の手軽さ」「使いやすさ」「コスト」などのポイントを考慮しつつ3〜4件のサービスを比較検討しましたが、なかでも最適だと感じたのがShachihata Cloudでした。

当社の場合、申請作業に使う帳票が多かったため、捺印だけでなく回覧機能を備えているサービスが適していると考えていました。しかし、他のサービスには回覧機能がなかったため、必然的にShachihata Cloudを選ぶことになりました。

ほかにも、初めて使う人でも直感的に使いやすいUIが魅力的でした。ただ、一般的にこうしたITサービスは現場の人にとっては使いやすくとも、管理者にとっては扱いにくいのではと思っていましたが、実際に利用してみるとShachihata Cloudは管理者にとってもシンプルで使いやすい仕様になっていました。

よって、利用者にも管理者にも扱いやすいサービスのため、導入時の教育にも手間がかからない点が非常に「いいな」と感じました。さらにコストについても、1印面あたり100円（税抜）という低額で導入できる点が魅力的でした。

1週間かかっていた申請業務のリードタイムが2〜3日に。心理的負担も軽減

──導入の際に何か苦労されたことはあるでしょうか。

熊木様
社内の紙帳票を電子化するにあたり、まずはどのような帳票が社内にあるのか、すべて電子化して支障はないのかなどについて確認する必要がありました。すでに帳票を作成した担当者がいない、もしくは、その帳票の主管部門がわからなくなっているようなものもありました。

実際に調べてみると、社内には約1,000種類の帳票があることが分かり、「すべての帳票の役割や電子化の可否などを判断しようとすれば時間がかかりすぎる」と思い、「まずは社内のみで扱う帳票をShachihata Cloudで電子化しよう」と決めました。そう判断したものの、社内調整には2〜3ヶ月ほど時間が必要でした。

導入にあたって最も効果があったのは、地方からの申請業務でした。当社は地方にも拠点が多く、従来であれば、地方拠点から新宿本社へ社内便で承認申請のための帳票を送っていました。ちょうど申請が必要な業務が九州など東京から遠い地方拠点に多く、承認までのリードタイムは1週間ほどかかっていました。しかし今回、Shachihata Cloudを導入したことによって、承認までの時間を2〜3日まで削減することができました。

──現場社員の方も、すぐに使いこなせていたのでしょうか。

熊木様
そうですね。社内で最低限、どうやってアップロードするかなどの簡単な3ステップマニュアルを作りましたが、それだけで済みました。導入後にアンケートを取りましたが、不満の声はほとんどなかったです。「直感的に使えるので、非常に使いやすい」という声ばかりでした。

ほかにも、意外なメリットがあったようです。出社して捺印を上司に依頼する際には、上司の業務の忙しさなどを勘案したうえでお願いされる方もいたため、「心理的に申請しづらいこともあった」との声がありました。しかしShachihata Cloudであれば上司のタイミングを伺う必要がなく申請しておくことができるため、「以前よりも申請しやすくなった」という社員もいたようです。