アマノ株式会社

500人～

パソコン決裁7

業務効率が上がるとともに見積書の一元管理を確立。お客様とのクロージングまでのスピードも格段にあがった。

ハイブリッド署名機能で電子印鑑の捺印と同時にタイムスタンプを付与。
業務効率向上と原本性確保を実現。

アマノ株式会社様は、時間情報システム、パーキングシステム、環境・クリーンシステムなど「人と時間」「人と環境」をテーマに事業展開をされています。
お話を伺った東京支店では、『電子印鑑パック』と『SkyPDF Pro』のハイブリッド署名機能を使って、見積書、議事録などの提出書類にタイムスタンプと電子印鑑を付与しています。
今回は、東京支店長の錦織様とアマノビジネスソリューションズ株式会社営業部部長の佐藤様に導入までの経緯、使用状況、今後の展望などを伺いました。

導入のきっかけ

承認業務の効率化と書類の内容把握を目指して

東京支店では時間情報システム事業をメインで行っており、顧客数も大変多くいらっしゃいます。
それぞれのお客様に提出する見積書は、従来営業マンがExcelで見積書を作成し、印刷した後にチームリーダーが押印し、支店の角印を支店長が押印するという流れでした。

一日で25～35枚、一か月で約600枚以上の見積書が作成されるのですが、支店長不在時に机の上に置いておくわけにもいかず、支店長が席にいる時は営業やシステムエンジニアが承認印を貰うために行列になる有様でした。
この状況を改善し効率化ときちんとした内容把握を行うために、見積書の電子化・電子印鑑による承認システムを導入することにしました。

議事録などの電子文書にも捺印する習慣を

お客様に提出する議事録をきちんと残したいというのも電子印鑑導入の理由のひとつです。
また、タイムレコーダの導入に際しては、導入するパッケージからソリューションとして構築するシステムまで、お客様のもとに伺って仕様を細かく決めていきます。
規模によっては半年がかりで詰めていくものもあります。
何より給与に関する処理を正確に行うためのシステムですので、より慎重に仕様を決める必要があるからです。

そこで大変重要になってくるのが、お客様との打合せの議事録です。
話し合って決めた仕様を確実に残しておく必要があるので、議事録書類にもきちんと捺印する仕組みを作りたかったのです。

導入後の変化

電子印鑑を使って承認業務の効率アップと確実性の向上を実現

起案者は、見積書を『SKyPDF Pro』でPDF化・タイムスタンプを押して、チームリーダーに提出します。
チームリーダーは、角印と氏名印を捺印して承認依頼フォルダに保存。
保存された見積書を支店長が閲覧後、ハイブリッド署名により、押印とタイムスタンプを同時に付与し、承認済フォルダに移動させます。
この業務フローの確立により、業務効率が上がるとともに見積書の一元管理が進みました。

また、見積書のデータ管理も楽になりました。
見積書には社員ナンバーと通し番号がふられているので、本人が会社に不在の場合も対応ができます。非常に便利になりました。

このほか、お客様とのやりとりにも効果が出ています。
メールでの見積書のやりとりを望まれるお客様が多く、持参する場合も見積書をメールで先に送っておくケースが多くなりました。
メールでやり取りを行なうことで、お客様にご判断いただく時間に制約がなくなり、両社にとって有意義な時間が使えるようになりました。
さらに、クロージングまでのスピードも格段にあがりました。

ハイブリッド署名による原本性の確保

『SkyPDF Pro』には、電子印鑑のみ付与するアイコンと電子印鑑とタイムスタンプ付与を同時に行うハイブリッド署名のアイコンがあります。
ハイブリッド署名を行えば、その書類がきちんと支店長によって承認されて会社として確定された原本であると検証できます。
アマノ株式会社では、内部統制の一環として外部に提出する電子文書にはすべてタイムスタンプを付与することになっています。

また、承認する立場からすると、捺印するという行為に対して責任を負わなくてはいけない状態となり、押す心構えを持ってしっかり内容確認をするようになりました。

ワンアクションで捺印とタイムスタンプが行えるようになり、使い勝手も大変良くなりました。

今では、見積書だけでなく議事録・覚書・販売しているソフトウェアのライセンス証書に対する押印も行っています。
また、捺印に対する意識が高まり、押していないと気持ち悪いと感じるまでになりました。
電子印鑑はなくてはならないものになりましたね。
これまで導入したものの運用できないシステムもありましたが、これは久々のヒットでした。
見積書を運用しようと考えたことが結果的に良かったのだと思います。

今後の展望

支店・本社間での承認業務の電子化を目指して

ゆくゆくは支店・本社間の様々な書類のワークフローにも導入できればと考えています。
一つの伝票で平均５回もの押印が必要な売上伝票や、受領書・作業完了報告書など、このシステムを導入できそうな書類は多くあります。
これらを全部合わせると月1万回程度の捺印が必要な計算です。
これらを電子化できればペーパーレスの実現・業務効率アップが期待できます。
また、将来的にはワークローシステム『DocGear』についても導入できればと考えています。