株式会社日本教育クリエイト

教育

100～499人

Shachihata Cloud

社内回覧・決裁のタイムロス解消

電子契約で印刷・郵送費を削減し効率化したい

電子決裁でも運用や文書フォーマットを変えずに文書に捺印したい

紙書類で行っていた押印・契約作業を『Shachihata Cloud』の導入により電子化。手続きの遅延を回避し、社員の業務負担軽減を実現する。

「押印」「契約」作業の電子化で社員の業務負担を軽減！
Shachihata Cloudは工数とコストを削減できるツール

「人と社会の困難を希望に変え、日本を、そして世界を明るく元気にする」
株式会社日本教育クリエイトは、人と社会に貢献することを理念に掲げています。1975年の設立以来、医療・福祉・保育の現場を志す社会人への技能教育と、技能を生かす場の提供を続けてきました。現在では全国各地で複数の支社・教室を構え、職員数は数千名を超える規模にまで発展を遂げています。

そんな同社では、以前から社内決裁や社外契約の場面において、紙書類ならではの工数に悩まされていました。今回は、人材事業本部の髙瀨純氏と総務部の鍛治梁義人氏に「Shachihata Cloud」を導入していただいたきっかけと、導入後の変化についてお伺いしています。

導入のきっかけ

紙書類では「押印」「契約」ともに業務負担に課題あり

株式会社日本教育クリエイトでは、以前から押印業務の負担が課題として挙げられていました。承認者の不在時には確認に時間を要してしまい、諸手続きが遅れてしまうという状況が問題視されていたようです。

また、社外との契約でも同様の課題を抱えていました。派遣スタッフの契約・更新作業が定期的に発生するため、とくにタイミングが重なる時期には契約書の数が膨大に増えてしまい、作成や郵送に時間がかかっていたようです。実際には郵送をしても契約書が返却されないケースも多々あり、催促や再発行などの対応にも追われていました。スムーズな契約締結を実現するために各拠点でさまざまな工夫を施しましたが、大きな効果は見られなかったそうです。

そのような背景から、社内では電子印鑑や電子契約ツールを導入する機運が高まっていました。

「今までと同じ印鑑を利用できる」という理由から導入

ちょうど社内でツールの導入を検討していた頃、2020年に新型コロナウイルス感染症の拡大から緊急事態宣言が発令されました。同社ではテレワークを中心とした業務体制を構築するなかで、まずは社内決裁の手段としてShachihata Cloudの導入を決意します。

数あるツールのなかでShachihata Cloudを選んだ理由は「現在利用している印鑑をそのまま利用できるため」「回覧書・契約書・請求書など、さまざまな書面で利用できるため」「シンプルで使い勝手が良いため」「コストが安く収まるため」の4点だと語ってくれました。

また、導入する際には“電子帳簿保存法”に対応している点も重要なポイントだったそうです。Shachihata Cloudは2022年に改正された電子帳簿保存法にも対応しており、法律面・セキュリティ面で安心して利用できるサービスだと語ってくれました。

導入後の変化

「工数」と「コスト」で大きな改善が見られた

社内決裁に関しては、いつでも・どこでも承認を行えるようになったことから「承認待ちの時間が短くなったこと」「管理者の押印負担が軽減されたこと」が変化として挙げられます。

また、2021年には労働者派遣法が改正されたことから、同社では派遣契約書において電子契約の活用も始めました。それまでは紙書類で契約を行っていたため、印刷・郵送・回収などの手続きが必要でしたが、電子契約の導入後はそのような負担も大きく軽減されたようです。「印刷費・郵送費もカットできたのでコスト面でも改善が見られた」と語っていただきました。

マニュアルの整備で導入時の混乱を軽減

同社では事前に操作マニュアルを社内・社外に共有することで、スムーズに導入を進められています。導入直後はいくつか問い合わせが届いたようですが、その内容は「ログインIDを忘れた」などの簡易的なものであり、ツールの操作方法については戸惑う様子は見られなかったようです。「導入後の混乱はほとんどなかった」と笑顔で語っていただきました。

また、Shachihata Cloudでは管理者への権限移譲により、利用者の登録・変更を各部門で実施できるため、本部としてはシステムの管理コストが少なく運用できているそうです。

今後の展望

より多くの場面で利用機会が増えることを期待

電子押印については導入から2年が経過し、今では全国の各部門で運用が定着しました。しかし、世の中全体ではまだまだ紙書類の商習慣が根強く残っています。契約手続きに関して、同社では現在、相手企業・自治体に合わせて運用をしているそうです。「今後は法改正に伴い電子化の流れが進むことで、利用場面がさらに増えることを期待しています」と語ってくれました。

取材協力：

株式会社日本教育クリエイト

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