象印マホービン

製造業

500人～

Shachihata Cloud

社内回覧・決裁のタイムロス解消

2020年に流行した新型コロナウイルス感染症の影響により、リモートワークにシフト。書類に印鑑を押す習慣が定着している環境をなるべく変えずに、効率的に仕事を進めるために『Shachihata Cloud』を導入。ペーパーレス化も実現。

かゆいところに手が届く「Shachihata Cloud」でスムーズなリモートワークを実現！

1918年、1本のガラスのマホービンから始まった象印マホービン株式会社。
「生活者の視点に立ち、生活実感を大切に考える。そして心から喜ばれる商品開発を進める」というモノづくりの原点を１世紀以上大切にしてきました。
今日まで暮らしに身近な商品を提供し続けています。
象印の高級炊飯ジャー「炎舞炊き」の場合、1型番作るのに半年間で約3トンの米を炊き、終日試食を繰り返して開発しているそうです。

ステンレスボトルの場合は何万回も硬い床に落として、耐久性を検証するなどの厳しい試験を経て商品化しています。
真面目にモノづくりに取り組む一方、社内ではペーパーレス化と新型コロナウイルス感染症に伴うリモートワークへの働き方による決裁フローの変更に苦労しました。
今回は、人事総務部マネージャーの筒井慎一氏に、「Shachihata Cloud」導入のきっかけと導入後の変化、今後の展望などを伺いました。

導入のきっかけ

印鑑を押す習慣をいかにリモートワークに馴染ませるか

歴史ある会社だからこそ、紙の書類に印鑑を押す習慣が定着していました。
筒井氏は「ペーパーレス化の重要性は以前から認識していたものの、出社前提の勤務の中で紙削減を進めていくのはかなり難しい側面がありました」と、抱え続けてきた課題について語ってくれました。
そのような中、2020年に新型コロナウイルス感染症が流行。緊急事態宣言の発令で働き方はリモートワークにシフトしました。出社しないことが前提となり、業務で必須の紙を使わない環境でどのように効率的に仕事ができるかが難題として浮上しました。

自宅にパソコンを持ち帰って利用できても、印鑑が必要な申請書類は対応が困難だったそうです。
試行錯誤の結果、上長にメールで書類を送り、「確認しました」という承認連絡をもらうことで決裁するという対応に切り替えました。
「紙の書類に押印して次の決裁者にまわすというシンプルなフローではなくなったので、途端に煩雑になり工数が増えました。
社員の中にはストレスを感じている人もいたと思います」と筒井氏は当時を振り返ります。
決裁が滞り、情報共有のスピードは鈍化しました。
解決策として導入したのが電子印鑑を扱うShachihata Cloudでした。

「既存フォーマットをそのままデジタルに」Shachihata Cloud導入の決め手

決め手はEXCELやWordで作成している既存のフォーマットをそのままデジタル化して利用できる点でした。
社内で導入している独自のワークフローシステムは全ての書類のフォーマットに対応できないことが、課題となっていたそうです。
だからこそ、シヤチハタが提供する電子決裁サービスはかゆいところに手が届くツールでした。
それが結果的にペーパーレス化にも結びつくことに。筒井氏は「直感的操作で印鑑を押せることにも魅力を感じました」とも話してくれました。

導入後の変化

導入後の苦労はなく、スムーズに社内に適応

紙がデジタルに置き換わっただけなので社内で大きな混乱、苦労はありませんでした。
導入当初は、全社員からの問い合わせ対応を１人で受けることはできませんので、複数の部署にサポート役をお願いしました。

想定に反して操作性などに関する質問はほとんどなかったそう。
「直感的に利用できるので割と慣れやすく、分からないという声はあがらなかったです。
スムーズに適応できている証拠だと思いました」と筒井氏。

ペーパーレス化も実現、紙がなくても業務は効率的に進む

導入して1年が経過しました。
紙の様式をそのまま活用でき、印鑑も押せるので、既存のフローに慣れていた社員にとってはとても良いツールになっています。
筒井氏は「紙書類での決裁に戻るということはもうないでしょう。
社員のほとんどが電子印鑑に慣れましたし、それが当たり前になっています。
紙でわざわざ出すということは随分減ってきたという印象があります」と語ってくれました。

ペーパーレス化も進み、紙の使用量削減効果も徐々に出始めています。
また、一番の大きな変化として紙を使用しなくても効率的に業務を進めることができるという意識が社員に定着してきていることが挙げられます。

今後の展望

条件や環境が整えば、グループ会社への利用拡大を目指す

業務内容の違いもありますが、部署によってShachihata Cloudの利用頻度は異なるので、まずは活用頻度をさらに向上させるための啓蒙が必要と考えています。
そのうえで、条件や環境が整えば、社外に対して発行する書類への押印、グループ会社も含めたさらなる利用拡大を検討していきたいと考えています。
「まずは自社内での利用を継続し、グループ会社にどういった利用ニーズがあるのかを探っていきます」と、筒井氏は今後の展望を語ってくれました。