株式会社九州エース電研

建設業

500人～

DocGear3

最終決裁までのスピードアップに大きく貢献し、「人探しの旅」が不要になった。どこで止まっているかも可視化されることで、業務の滞りが無くなった。

FAXによる申請が業務の遅延を招く！
電子印鑑システムの導入で決裁業務の効率化&ペーパーレス化を実現。

遊技場における設備機器及びコンピュータシステムの販売をはじめ、付帯する設備工事などを手掛ける株式会社九州エース電研様(以下、九州エース電研様)。
遊技機の製造販売を行う株式会社エース電研の九州における総代理店としての顔を持ちながら、４カ所のパチンコホールを自ら運営するなど様々な事業を展開しています。

そんな九州エース電研様は、直営店と本部との間で取り交わされている稟議申請のフローをシステム化するべく『パソコン決裁 DocGear Cabinet（以下 DocGear Cabinet）』をベースにした新たな稟議決裁システムを導入。
FAXでやり取りされていた稟議申請フローを刷新することにより、生産性向上と決裁業務の効率化を成し遂げています。

導入のきっかけ

出張から戻ると申請書類が山のように！決裁業務の効率化を希求

これまで九州エース電研様では、直営店として運営しているパチンコホールでの物品購入申請やアルバイトの昇給判断など、本部に対する稟議申請手段にFAXを活用していました。
FAXが本部に届いた時点で、所定の決裁ルートに沿って申請書を決裁者に直接手渡す方法を採用していたのです。
しかし、出張などで決裁者が不在になってしまうと「申請書類となるFAX用紙が決裁者の机に積み上げられることになり、業務の停滞を招いていた」と導入ご担当者様は当時を振り返ります。

「決裁者が出張から戻ってくると、机の上に申請書類が山のように置かれていることも。
決裁者がスムーズに作業できるよう、紙をなくしてペーパーレス化する仕組みが早急に求められたのです。」

実は、店舗と本部のやり取りだけで、1店舗当たり2500枚／月ほどのFAXが飛び交っており、4店舗を合わせると2万枚以上。
申請書類を整理するだけでも膨大な時間がかかるうえ、申請内容に目を通すにも多くの時間を費やさざるを得ない状況だったと言います。
そこで、効率的な決裁業務を目指して稟議決裁の仕組みを導入することになったのです。

厳格なルート設定と安全なファイル管理が可能な仕組みは大きな魅力に

稟議決裁システムの検討に際して、まず条件として必要だったのが“簡単にルート設定が可能なこと”でした。
「下の者から順番に決裁していくというのが我々の一貫した方針です。
直属の上司が決裁せずにその上の人間が決裁できてしまう仕組みは可能な限り避けたかった。
また、決裁された申請書がセキュアにファイル管理できる文書管理機能も不可欠だった」と導入ご担当者様は語ります。

「以前から、決裁が完了した申請書はすべてファイリングして保管されています。
たとえ電子決裁であっても同じようにファイル管理できる仕組みでなければなりません。
つまり、稟議申請のためのワークフロー機能だけでなく、文書管理機能を備えたものが必要だったのです」。
そこでインターネット上で複数の製品を候補に挙げることに。

その結果、承認ワークフロー機能搭載文書管理システム『DocGear Cabinet』が選ばれました。
「申請フローのルートをシンプルに設定できるだけでなく、ファイル管理機能を備えた製品として最適なものだと考えました。
わざわざ専用フォームを用いて申請書を作成せずとも、Excelで作成した既存の申請書をそのまま活用できる点も大きな魅力の一つです。」(導入ご担当者様)

なお、店舗と本部のネットワークインフラが十分整備されていないことに加えて、イニシャルコストを最小限に抑えるべく、オンプレミス型のパッケージ導入ではなくインターネット上で利用できるVPS（※）プランを選択。
ワークフロー及び文書管理基盤をサーバー構築の作業をすることなく、月額料金だけでとても簡単に整備することができています。

※バーチャル・プライベート・サーバ（英語：virtual private server）とは、サーバ上で仮想サーバを何台も起動し提供するレンタルサーバのサービスをいう。
これにより社外からのアクセスも可能となる。

導入後の変化

決裁業務のスピードアップに大きく貢献、“人探しの旅”が不要に

現在は、店舗と本部間の稟議決裁業務に『DocGear Cabinet』が導入され、各店舗のマネージャーや本部の管理職及び管理部門の担当者あわせて約40名が日々の業務に活かしています。

設定されている決裁ルートはおよそ30あまり。Excelで作られた申請書類と外部から取り寄せた見積書など決裁に必要な書類をスキャニングしてデータ化し、『DocGear Cabinet』が稼働するサーバにアップロードすると決裁者にメールが送信される仕組みをとっています。

「紙による運用では、申請書を決裁者の机に直接持っていく必要があり、決裁ルートに沿って再び手渡しを繰り返さなければなりませんでした。
電子決裁であれば決裁者にメールが送られるだけで中身が確認でき、タイミングが合えばその日のうちに最終決裁が終わります。
最終決裁までのスピードアップに大きく寄与しています」と導入ご担当者様は評価しています。

また、申請内容に不明な点があれば、以前は電話による確認作業が行われていました。
しかし、現在は簡単に差し戻し処理が行えるようになっています。
「申請者が外出していることで申請内容の不明点か解消できず、決裁業務が遅延することもありました。
しかし、今では電子決裁上で簡単に差し戻すことができるようになっており、わざわざ申請者を探す“人探しの旅”が一切なくなったことは大きい」
さらに、誰のところで決裁業務が止まっているのかが一目でわかるようになり、催促しやすくなったと現場からも好評です。

「決裁者が長期不在の場合は、スキップ機能を使えば業務が停滞しません。現場のニーズにも応えてくれる仕組みです」。
このほか、今は『DocGear Cabinet』内に申請データが保管されているため、自分で申請内容を探すことが可能に。
過去の申請内容に対する問い合わせ対応が発生していた以前と比べて、業務がスムーズに。
管理部門の負担になっていた問い合わせ業務の負荷軽減に貢献しているとのことです。

「申請書そのものが自動的に採番されるようになっているので、検索時にも探しやすくなっています。」
　想定外の効果として、外出先であっても決裁業務ができる部分は大きいと導入ご担当者様。
「インターネット上で利用できるサービスだけに、自宅にいても決裁業務ができるようになりました。
当初は想定していませんでしたが、業務の効率化に大きく貢献しています」

今後の展望

稟議決裁システムの全社的な展開と電子印鑑の導入を検討

今後の展開については「現在は店舗と本部間のみの活用ですが、本部内でも機械の購入や予算変更、営業の仮払い申請など、承認や決裁が必要な業務が数多くあります。
これらをすべて『DocGear Cabinet』に統合し、稟議決裁システム基盤を全社的に整備していきたい。」とのこと。

また、「取引先などに出す見積書など、様々な業務にも応用していきたい」と今後の展望も語っていただきました。

取材協力：

株式会社九州エース電研

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