髙松建設株式会社

建設業

500人～

Shachihata Cloud

膨大な紙書類のファイリング・管理

電子契約で印刷・郵送費を削減し効率化したい

2020年の新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに『Shachihata Cloud』を導入。リモートワークによる決裁を可能にし、決裁フローの大幅短縮にも成功。紙の削減も実現。

紙からペーパーレスに舵を切る！創業100年を迎えた老舗企業の改革

髙松建設株式会社は、お客様の事業を成功に導く確かな提案力と一級品の建物を建設する技術力を併せ持つスペシャリストの集団です。人と資産を守ることをモットーに、建築基準法の1.15倍^※の耐震性を持った建築物を生み出してきました。1995年の阪神・淡路大震災の際、震度6〜7の激震区内にあった同社の建築物は108棟中、倒壊・半壊は1棟もありませんでした。 2017年に創業100年を迎え、お客様に寄り添い続けるため、新たな100年に向けて歩み始めています。
ただし、そんな老舗企業だからこそ、社内では紙文化が根強く、ペーパーレス化が中々進まない現実があったそうです。今回は、経営企画部システム室長の福嶋氏と課長補佐の山下氏に、「Shachihata Cloud」を導入したきっかけや導入後の変化、今後の展望、改善要望などを伺いました。
^※ 鉄筋コンクリートラーメン構造のみ。鉄筋コンクリートラーメン構造の一部の仕様、鉄骨造、鉄筋コンクリート壁式構造は除く。

導入のきっかけ

「日本一紙を使う建設会社」新型コロナがペーパーレス化を後押し

「21世紀になっても、1人1台パソコンがない会社でした」。山下氏によると、2000年代前半になっても一人ひとりにパソコンが配布されることはありませんでした。ようやく配布されてから社内ネットワークはなく、電子メールもない環境で、データの受け渡しは全てUSBでやっていたそうです。当時は「日本一紙を多く使う建設会社なんだ」ということを誇りに持つ人がいるくらいに紙文化が根付いていました。帳票、資料ほぼ全てを紙で出力し、捺印して、保存するのが当たり前。それゆえに、手間と時間がかかるばかりで、書類の保存場所にも困っていました。
紙脱却が大きく前に進むきっかけは東京本社ビルの建て替えが決まった2019年に遡ります。2023年の新社屋完成までに４年間をかけて働き方改革の一環でペーパーレス化とフリーアドレス制導入を、社長の号令のもと目指すことになったのです。翌2020年、新型コロナウイルス感染症が流行し、緊急事態宣言が発令されました。奇しくもこれがペーパーレス化を急速に推し進めるきっかけになりました。

「シヤチハタしかない」マニュアルいらず、低価格が導入を後押し

多くの業務がテレワークにシフトしていく中、承認決裁のスピード化を図る必要がありました。福嶋氏を初めとした担当者たちは急いでハンコが押せる電子決裁サービスを探しました。見つけたのが電子印鑑を扱うShachihata Cloud。無料トライアルで利用してみると、操作性が想像以上に簡単だったので驚いたそうです。「選ぶならマニュアルいらずのシヤチハタしかない」と、導入を決めました。業務フローの変更も不必要で、フォーマットも既存のものを使えるし、何より低価格ということも決め手となりました。捺印ログがきちんと残るのも安心材料だったそうです。誰もが知っている「シヤチハタブランド」への信頼感もありました。

導入後の変化

数日かかっていた決裁を大幅短縮

Shachihata Cloudを導入したことで、決裁までにかかる時間が大幅に短縮できました。これまでは出先からは決裁できなかった書類が、今ではすぐに決裁可能になったと喜んでいる人もいるそうです。「今はメールさえ見てもらえたら、すぐに決裁してもらえますからね」と福嶋氏は話します。また、フロアをまたいでフットワークで決裁を得ていた時間を有効活用できるようになったという変化もありました。導入前は、利用者から「不便になった」という声が大きくならないか不安もあったそうですが、その懸念も解消され、ホッとしたそうです。

紙削減で山積みのデスクがスッキリ、ストレスも軽減

保存場所に困っていた帳票や資料などの書類もペーパーレス化によりスムーズに解決しました。これまではデスクに書類が積み重なっているために、回覧が必要な書類が埋もれてしまい、数日経っても戻ってこないこともあったそう。福嶋氏は「書類探しに使っていた時間も削減されたのでストレスは減りました」と話してくれました。働くモチベーションにも大きな変化があったようです。

利用者のマスター整備がスムーズになることを期待

一方、Shachihata Cloudを導入してから苦労もあったそうです。プロジェクトごとに頻繁に発生する異動に伴い、利用者のマスター整備を軌道に乗せることに四苦八苦しました。初期設定は一括登録で簡単に設定できても、その後のメンテナンスは一人ひとり手作業で更新しなければいけなかったからです。そのため、最新の人事マスターと連携して、CSVデータを作成し、簡単なチェックだけで、一括登録できるツールを独自に作成しました。現在はスムーズに運用が可能になったそうです。福嶋氏は「コマンドベースのCSVを取り込む機能を作ってくれればより良いツールになると思います」と今後のシステムの変化にも期待を寄せてくれました。

今後の展望

セキュリティ面の不安をクリアし、全帳票のペーパーレス化を実現したい

クラウドサービスという事なので、セキュリティ面の懸念は抱えています。そのため、現在は数十種類の帳票類に限って活用しています。福嶋氏は「やっぱりデータにしたら外部に持ち出しやすいし、盗まれる危険があるのではないかと考えてしまいます」と本音を話してくれました。ただし、スムーズな決裁や、収納場所を考えなくてもよくなるという魅力も感じているとのこと。現在、数百種類の帳票を統廃合して、体系的に整理しており、今後は全ての帳票に対して電子決裁サービスを適用していけるようにしたいそうです。
また、取引会社との契約書に関しても将来的には電子化していきたい意向をお持ちですが、施主様との契約に関しては今後も紙の書類を残していきたい意向です。福嶋氏は「一生に一度の購入となるケースもあり、紙の契約書を保管しておきたい方もいらっしゃいます」と理由を教えてくれました。お客様を大切にされている社風が垣間見えた瞬間でした。

取材協力：

髙松建設株式会社

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