TVQ九州放送

情報サービス業

100～499人

Shachihata Cloud

膨大な紙書類のファイリング・管理

電子契約で印刷・郵送費を削減し効率化したい

電子決裁でも運用や文書フォーマットを変えずに文書に捺印したい

在宅勤務を実施したことにより、電子決裁導入の動きが加速。『Shachihata Cloud』を導入し、決裁スピードの大幅アップとともに、資料のデータ保存が可能となってペーパーレス促進効果も

『Shachihata Cloud』導入で決裁スピードが大幅アップ。ペーパーレス促進効果も

「テレQ」の愛称で知られる株式会社TVQ九州放送は、今年で開局30周年を迎えた福岡の民放局です。
同局は、テレビ東京系列で日本経済新聞社との結びつきが強いため、経済報道に重点を置くとともに、テレビ離れをしつつある若い人を取り込むため、ユニークな番組制作を心掛けていている。

電子決裁による業務効率化は、TVQ九州放送でも以前から検討課題となっていました。
加えて、新型コロナ感染拡大を防ぐため在宅勤務や直行直帰の働き方を会社が推奨したことで、その動きが加速することになります。

まずは押印申請の頻度が高かった営業部門からの要請で、『Shachihata Cloud』を導入してみたところ、紙で回覧していたときよりも決裁のスピードが大幅にアップし、押印が完了した資料の保存もデータで行うことでペーパーレスが進む効果もあった。
導入に関しても、システムの詳しい知識がなくてもまったく問題なく、社員の皆さんもすぐに使えるようになったとのこと。

今回は、株式会社TVQ九州放送総務局の金谷氏に、『Shachihata Cloud』導入のきっかけや導入後の変化、今後の展望などを伺いました。

『Shachihata Cloud』導入の動機や選定理由

コロナによる在宅勤務推奨で電子決裁導入の動きが加速

株式会社TVQ九州放送では、電子決裁の導入は以前から検討課題となっていました。

「以前は紙の申請書・稟議書を回覧して押印していたので、承認のための押印に時間がかかっていました。
また、申請書・稟議書の作成に関しても、大きなジレンマがありました。
今は営業部門も報道部門も、外出時にはノートパソコンを携帯しています。
そのため、外出先でも申請書・稟議書の作成はできるのに、印刷してハンコをもらうために会社へ戻って来る必要があったからです。
さらに、当社は福岡が本社ですが、東京・大阪・北九州に本・支社があります。
そのため、郵送やメール便で書類を送る本支社間でのやり取りには、日数的なロスもありました。
ハンコが必要なければ、書類はメールなどに添付して送れば済みます。
『これは何とかしなくちゃいけないね』と、以前から課題となっていました」（金谷氏）

電子決裁導入の動きが加速したのは、コロナによる在宅勤務がきっかけでした。

「電子決裁導入を検討してはいたものの、やはり『紙で回覧してチェックしたい』という文化も社内で根強くありました。
それが導入に向けて大きく動き出したのは、新型コロナがきっかけです。
感染の拡大で社員の4～5割が在宅勤務となり、会社へ来ること自体がリスク要因となりました。
そのことで、電子決裁導入の動きが強く後押しされましたね」（金谷氏）

一番手軽に導入できそうな『Shachihata Cloud』を選択

電子決裁システムに『Shachihata Cloud』を選んだのは、営業部門からアイデアが持ち込まれたことがきっかけになったそうです。

「営業部門は社内でも、ハンコを押すことが一番多い部署です。
その営業部門から『シヤチハタさんがこういうのやってるよ』と教えてもらったため、『ちょっと調べてみようか』となりました」（金谷氏）

導入を決めたのは、一番手軽に導入できそうだったからなのだとか。

「最初は、押印が記録として残る稟議書などと、ハンコを必要としない電子申請、それに電子署名契約の3つを1つのシステムでできたら良いと思っていました。
しかし、そうなるとシステムの大幅変更が必要となるために、導入のコストと時間がかかります。
コロナがあり、急いで導入するというスピード感を求めたとき、『シヤチハタさんが一番手っ取り早いのではないか』と考えました。
また、導入を担当する私は、システムに関する詳しい知識を持ち合わせておりません。
そうであっても、『Shachihata Cloud』なら導入できそうに思えました」（金谷氏）

『Shachihata Cloud』導入後の変化

部長・局長などの上層部からも高評価

TVQ九州放送では、まずは営業部門に限定して『Shachihata Cloud』を導入しました。
実際に導入してみると、評価は非常に高かったそうです。

「決裁のハンコを押す機会は、部長や局長など、役職が上になるほど多くなります。
『Shachihata Cloud』を役職者中心にテスト的に操作してもらい、『これでいいんじゃないか』との評価でした。社内の評価は比較的すんなり固まりましたね」（金谷氏）

決裁は早ければ30分で終わるように

『Shachihata Cloud』を導入し、決裁は急げば30分程度で終わるようになりました。

「導入以前は、上司が不在だと決裁書類が机のうえに未決のまま残っていたりすることがあったようです。また、東京などの支社から来る書類もあり、押印が完了するまで2～3日かかることもありました。
それが今では、「急ぎ」の場合ならあっという間に決裁が終わることもあるようです。
また、「急ぎ」以外の書類についても、これまでよりはるかに速いペースで回るようになっていますね」（金谷氏）

システムに関する知識がなくても導入に問題なし

一般に新規システム導入には大きな労力がかかります。
しかし、『Shachihata Cloud』はシステム導入も手軽だったとのことです。

「システムに関する詳細な知識を持ち合わせていない私でも、問題なく導入できました。
もちろん、どうしてもわからないことはシヤチハタさんにお聞きしながら、とはなります。
しかし、そういう場合でも『1回聞けばわかる』というくらいでした。
社内のシステム担当者に聞くことは一度もありませんでしたね」（金谷氏）

社員への使用方法の周知も簡単に終えることができたそうです。

「『Shachihata Cloud』はユーザーインターフェースが大変優秀だと思います。
書類の画面にマウスのクリックでハンコを押し、次の承認者へ送るだけ、とシンプルなので、これならわからない人はいないだろうと思えるくらいです。
使用方法の説明会を開き、簡単なマニュアルを配布しただけで、社員はみな理解してくれました」（金谷氏）

資料はデータで保存可能

『Shachihata Cloud』の利用により、データで資料が保存できるので紙保存の必要性が大きく減りました。

「以前は『押印された紙をきちんと残さないと後の人が困る』との思いが社内に強くありました。
しかし、実際に『Shachihata Cloud』を使ってみると、『紙で残さなくても、電子データとして残しておくことができる』と、社内の認識が変わりました。
社内では電子データとしての保管を推奨していますので、今後ますますデータ保存が浸透していくはずです。」（金谷氏）

携帯端末の活用でスキマ時間でも承認可能に

『Shachihata Cloud』は携帯端末から利用できるのも便利だとのこと。

画面が大きいタブレットであれば、書類は問題なく確認できます。
たとえば、取引先へ出向いてそのまま直帰するなどという場合でも、電車やバスでの移動中のスキマ時間で承認が可能です。
これまでは翌日の承認となっていたものが、当日中に承認できるようになりました」（金谷氏）

今後の展望

社外との決裁や電子契約への使用を検討

今後の展望として、『Shachihata Cloud』を全社展開したうえで、社外との決裁にも使っていければと考えているそうです。

「『Shachihata Cloud』はまだ営業部門でしか使っていませんが、有効性が高いことがわかったため、全社に展開できればと考えています。
また、社外との回覧の機能についても検討したいと考えています。コロナで取引先も『会社に来てくれるな』となったり、在宅勤務で担当者が会社にいなかったりするケースが多いからです」（金谷氏）

また、電子契約への活用も検討中だとのこと。

「電子契約の導入も現在検討を進めています。
『Shachihata Cloud』にも電子署名やタイムスタンプ、電子帳簿保存法対応の長期保存の機能があるそうなので、選択肢として検討していきたいと思っています」（金谷氏）

「『Shachihata Cloud』を一度使ったら、昔には戻れない」と語る金谷氏。
TVQ九州放送ではこれからも業務効率化を推進し、より一層ユニークな番組制作を実現していくことでしょう

取材協力：

TVQ九州放送

Website