新渡戸文化学園

教育

100～499人

Shachihata Cloud

社内回覧・決裁のタイムロス解消

膨大な紙書類のファイリング・管理

在宅勤務の増加で、申請業務のデジタル化が待ったなしの状況に。業務フローの変更が必要ない『Shachihata Cloud』の導入は驚くほどスムーズで、決裁申請時間も半分以下に大幅短縮。

業務フローの変更がないため、導入は驚くほどスムーズに。決裁申請時間も半分以下に大幅短縮。

新渡戸文化学園は、教育者・思想家の新渡戸稲造が初代校長だった女子経済専門学校を起源とし、子ども園（幼稚園）から小学校、中学校、高等学校、短期大学までを運営しています。

2020年8月には、AI 型タブレット教材やデジタル教材の開発により、経済産業省の「未来の教室」モデル校に認定され、また今年2021年春には小中高の児童・生徒の「一人1台端末化」を実現するなど、教育におけるデジタル化を積極的に進めています。

教職員による起案書をはじめとする各種申請業務のデジタル化も、DXや脱ハンコの流れの中で前向きに取り組む方針のもとに、新型コロナウイルス感染拡大による在宅勤務の流れも加速し、『Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）』の導入気運が盛り上がりました。

今回は、学園の情報管理を担当する法人事務局施設・情報管理課の三井氏に、『Shachihata Cloud』を導入したきっかけや導入後の変化、今後の展望などをうかがいました。

『Shachihata Cloud』導入の動機や選定理由

検討課題だった申請業務のデジタル化が、新型コロナ拡大で一気に現実味を帯びてきた

新渡戸文化学園法人事務局において、起案書をはじめとする各種申請業務を紙ベースからデジタル対応へと出来るところから着手することを検討していました。

「申請書等の書類保管場所もセキュリティ面も併せて大きな課題となっていたため、デジタル化は避けて通れない道でした。」（三井氏）

法人事務局施設・情報管理課の三井氏

そんな課題に解決の糸口が見えたきっかけは、新型コロナウイルス感染拡大による在宅勤務の増加でした。
これにより、申請業務のデジタル化は一気に前進する状況となりました。承認者が出勤していない場合でも申請処理が出来ることで、機動性が一気に高まることになったからです。

業務フローの変更がないことが決め手となり導入を決定

申請業務のデジタル化にあたり、新渡戸文化学園法人事務局では、システム開発会社3社に話を聞いたそうです。その結果、3社目に話を聞いた『Shachihata Cloud』の導入を決めることになりました。

「1社目のシステムでは、我々が使っている申請書類のテンプレートを、すべてその会社が運用するサイト上に新たに作成する必要がありました。しかも、テンプレート作成はその会社に委託しなければなりません。テンプレートは現状でも複数あるうえ、これから新たなものが必要となる可能性もあるなか、作成のたびに業務委託をするのでは、時間的にも費用的にも大きなロスが発生します。そのため、1社目は保留としました。2社目のシステムは、我々が使っている申請書類のフォーマットがそのままでは使用できず、その会社が用意しているフォーマットに落とし込まなければなりません。そのため『これは最初から無理だな』と感じました」（三井氏）

3社目の『Shachihata Cloud』を導入する決め手となったのは、現状の業務フローをまったく変更しなくて良いことでした。

「『Shachihata Cloud』では、我々が使っているWord形式などの申請書類を、ただドラッグ・アンド・ドロップでコピー・ペーストするだけで、クラウド上に簡単に登録できます。クラウド上に登録したら、あとはクリックにより承認フローを選択すれば、申請業務を簡単に開始できます。これまでの業務フローを変える必要がまったくないため、教職員に対する使用法の周知も容易です。そのため、部内の全員が『シヤチハタでやってみよう』という結論になりました」（三井氏）。

導入は驚くほどスムーズ

新渡戸文化学園法人事務局では、まず事務局職員約20名に対し、起案書に限定して、『Shachihata Cloud』を試験的に導入してみることにしました。
導入は驚くほどスムーズに進んだそうです。

「4月1日に『Shachihata Cloud』を導入し、当初の見込みでは職員が使用方法に慣れるのに、最短でも4月一杯はかかるだろうと予想しました。ところが、実際に導入してみると4月の中旬頃には、職員の全員が何の問題もなく使いこなすようになっていました。速い人だと、職員全員に対する説明を最初に30分程度しただけで、あとは自分でサイトにログインし、『ああ、なるほど』などと言いながら使えるようになりました。使えるまでに最も時間がかかった人でも、こちらからの個別の説明は20～30分程度でしたね。また年配者も思った以上に短期に慣れていただきました。」（三井氏）。

これまで使用していたWord形式の申請書類をそのまま利用できるため、「業務フローが変更になった」という感覚はまったくなく、スムーズに移行できたそうです。

「導入が予想外にスムーズだったため、隙間時間で新たなプロジェクトの立ち上げも進み、大変助かっています」（三井氏）。

『Shachihata Cloud』導入後の変化

決裁申請時間は半分以下に大幅短縮

『Shachihata Cloud』を導入してみると、決裁申請に必要な時間は半分以下になったそうです。

「これまで1週間程度はかかっていた決裁申請が、3日あれば終わる、という感じになっています。所要時間は半分以下になっていますね。速い場合は1日で、決裁が終わったこともありました」（三井氏）。

「これまでは、決裁がなかなか完了しない場合などには、承認者一人ひとりの机まで行って『印鑑を押していただけました？』と確認しなければなりませんでした。ところが、『Shachihata Cloud』では承認フローに入っている全員が、承認がどこまで進んだかをクラウド上で確認できます。先日も承認が止まっていたので、承認者にメールで『お願いします』と依頼したら、『ああ、ごめん、忘れていた』と、すぐに承認してもらえたことがありました」（三井氏）。

また、印鑑をクリック一つで押せることも、業務効率を大きく改善しているそうです。

「職位が上の人だと、提出された申請書類が多いときは机に山積み状態という状況でした。そのため、印鑑を1日に何度となく押す必要があったわけです。その点、『Shachihata Cloud』ならクリック一つで手軽にデジタル印鑑を押せるため、印鑑を押すという力仕事が大幅に減りました。その分だけ申請内容を深く読み込んで決裁するという本来の稟議効果が上がりました」（三井氏）。

今後の展望

申請書類の種類や使用者を広げていきたい

新渡戸文化学園法人事務局では、現在は、事務局職員の起案書に限定して『Shachihata Cloud』を導入しています。
今後は、休暇申請などその他の申請書類や、事務局職員以外の教職員に対しても導入を広げていく計画をしているそうです。

教育のデジタル化に積極的に取り組む新渡戸文化学園。『Shachihata Cloud』導入により、デジタル化はさらに大きく進むかもしれません。