ネットワンシステムズ株式会社

情報サービス業

500人～

パソコン決裁7

導入の第１ステップとして、従来の業務スタイルを維持したまま書類の電子化に成功した。今後はその他の業務システムの連携などに次のステップの展開を予定。

電子化のファーストステップは、
電子印鑑によって紙の帳票を電子化すること。
これまでの業務フローを維持できることもポイントです。

ネットワンシステムズ株式会社様は、市場をリードする「ネットワークソリューションプロバイダー」です。
2008年に創業20周年を迎えられました。
こちらでは、『パソコン決裁』と『SkyPDF Tools』を使って電子決裁を行なっておられます。
今回は、社内システムの運用・保守を担当されているIT部部長の土屋様に、導入までの経緯や導入後の様子などを伺いました。

導入のきっかけ

とにかく紙が多い会社でした

電子印鑑を導入する前は、WordやExcelで作成した申請書を印刷して承認の印鑑をもらい、社内便で処理部門へ送っていました。
地方で発生した申請書は、社内便で送ると遅いのでFAXで送り、後から原本を社内便で送るということもありました。
処理部門では各部門から送られてきた紙の書類を元に、業務システムに入力しています。
とにかく紙の多い会社でしたから、電子決裁に移行しなければならないと思い、7～8年前にワークフローシステム導入の検討をはじめました。

印刷しても“見える”電子化

最初は、交通費精算申請を電子決裁に移行することからはじめました。交通費精算の申請書は、各部門で部門長の承認が終わった後、経理部門でエビデンスとして紙で保管していました。
しかし、承認されているのかどうかを確認できる状態で紙に出力する必要がありました。

そこで、帳票を『SkyPDF』でPDF化し、ワークフローシステムで回覧、承認は電子印鑑『パソコン決裁』で行なうことにしました。
ワークフローシステムだけでは、システム内では承認の履歴を確認できても申請書を印刷してしまうとそれがわからなくなります。

しかし電子印鑑を使えば、申請書自体に捺印で承認の履歴を残せるので、印刷しても承認されているかどうかをすぐに確認できます。
将来的に、お客様のところで作業を終えたSEがその場で作業報告書を作成しお客様に渡すということも考えると、やはり電子印鑑は必要です。

データの活用という面ではシステムのほうが便利ですが、お客様には紙に印刷してお渡しするということはなくならないと思っています。
ですから、システムでも紙でも承認されているかどうかを確認できる電子印鑑を導入することにしました。

導入後の変化

従来の業務スタイルを維持した電子化

ワークフローシステムを導入するならば、業務の流れも変えるというのが一般的です。
しかしそれでは全社的な電子決裁への移行には時間がかかると判断し、まずは紙の帳票を電子化することから開始しました。
これなら最終承認がおりた後の申請書を印刷すれば、これまでどおり紙の書類を元にして業務を行なえます。

また、印刷しても電子印鑑があるので承認済みということが確認できるので、紙で回覧していたときの書類と同じです。
将来的には、決裁が終わった申請のデータを経理部門や販売管理部門のシステムで利用できるようにする予定ですが、
現在はその第1ステップとして決裁の部分だけを電子化しています。

低コストで帳票を電子化

電子化当初は『SkyPDF』ではなく、別のPDFエンジンを使っていました。
しかし、PDFにフォームを追加するためにJavaのエンジニアの手を借りることもあるなど、1帳票あたりの開発コストが高いとわかりました。
これでは今後帳票を増すのは難しいため、別の方法を模索していたところ、『SkyPDF』を知りました。

『SkyPDF』のGenerate Serverを使うと、WordやExcelで作成した帳票から自動でフォームが設定されたPDFが生成できます。
現在電子化されているのは12～13帳票ですが、今年度上期中には30帳票に、さらに最終的には50～100帳票まで増やす予定です。
今後、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やJ-SOX法（企業の内部統制に関する法律）への対応でますます帳票は増えていくでしょうから、帳票の開発コストが低いのは非常にうれしいですね。

【導入したシステム】

全社で『パソコン決裁』と『SkyPDF Tools』を利用しています。
利用ユーザは、1000名以上です。
現在は、交通費精算の申請書など12～13帳票を電子化し、電子決裁しています。
決裁後の文書は、印刷して処理部門に送りそこで保管します。

今後の展望

電子印鑑サービスと既存システムとのデータ連携

2年前から全社的なプロジェクトを組んで、社外でも社内にいるときと同じように業務ができるような環境の構築に取り組んでいます。
その第1ステップとして、紙の電子化に取り組みました。
第2ステップでは電子化したデータをデータベースに取り込み、最後の第３ステップでは、取り込んだデータと販売管理システムなどの業務システムとの連携を予定しています。

例えば、「現在稼動しているワークフローシステムで各種申請の最終承認がおりたら、自動的にそれに関連する伝票が発行される」というように、人が行なっていた業務を自動化したいですね。
これは、早ければ今年度中に実現する予定です。

また、『パソコン決裁』と別システムのユーザ情報の連携をしたいと考えています。
新しい『パソコン決裁』ではActive Directoryのユーザ情報と連携できるそうなので、その導入も検討したいですね。